Процесс составления библиографического описания включает следующие этапы: выявление библиографических сведений; определение необходимого на-бора элементов описания; выбор первого элемента библиографической записи; фиксация выявленных сведений по установленным правилам с использованием универсальных знаков препинания. Завершается процесс составления описания редактированием.
При составлении библиографического описания выясняют сведения об ав-торах, название документа, где и когда он был опубликован и тому подобное. Полученные в результате анализа сведения объединят, то есть синтезируют в фор-ме библиографического описания. И таким образом получают вторичный доку-мент.
Выявление библиографических сведений осуществляется в ходе анализа документа. Источником для составления описания выступает документ в целом, но в зависимости от вида документа особое внимание обращают на различные его элементы. Так, если это книга, прежде всего знакомятся с титульным листом, пе-реплетом, последней страницей. Иногда этого бывает недостаточно, особенно если обрабатывается поврежденный экземпляр. Тогда обращаются к авантитулу, колонтитулу, шмуцтитулу и т.д..
Выбор первого элемента записи – важный вопрос, поскольку он влияет на организацию многих массивов документов и на их поисковые возможности. Пер-вый элемент определяет любую библиографическую запись в алфавитных рядах каталогов библиотек, информационных изданий, а также библиографических ука-зателей. То есть выбор первого элемента – это выбор главного поискового призна-ка для того или иного документа.
Унификация выбора первого элемента обеспечивает совместимость различ-ных видов и форм информации (каталоги в виде картотек и книжных изданий, библиографические указатели, реферативные издания и т.п.) и способствует един-ству поиска в системе документальных коммуникаций. С точки зрения выбора первого элемента есть два вида библиографических записей: под заголовком и по имени. В первом случае библиографическое описание дополняется: заголовком библиографической записи. Заголовок – это элемент библиографической записи, что располагается впереди библиографического описания и предназначен для упорядочения и поиска библиографических записей. Он состоит из одинаково сформулированной основной части, при необходимости дополненной уточня-ющими сведениями – идентифицирующими признаками. Как идентифицирующие признаки могут выступать даты, номера, названия местностей, названия специаль-ностей и тому подобное. Заголовок – элемент факультативный, его наличие опре-деляется назначением описания. Его широко используют в библиотечных катало-гах, библиографических картотеках, автоматизированных библиографических ба-зах данных. Здесь его употребление регламентируется положением специальной методики составления библиографических описаний для каталогов. В библиогра-фических указателях, списках и т.д. применения заголовков более свободное, оно зависит от потребностей, особенностей конкретного пособия. Так, для государ-ственных библиографических указателей его употребления при определенных строго регламентированных условий обязательно. В библиографической записи под названием на первом месте вмещают название документа.
Фиксация элементов описания и заголовка в монографическом библиогра-фиическом описании осуществляется по следующей схеме (курсивом обозначены обязательные библиографические элементы):
Заголовок библиографической записи. Основная название = Параллельное заглавие: подзаголовок / Сведения об ответственности. – Сведения об изда- нии. – Место издания: Издательство, Дата издания. – Количество страниц: Иллюстрации. – (Основное заглавие серии). – ИSВN.
Описание для традиционных библиотечных каталогов, библиографических картотек фиксируется, как правило, на каталожных карточках. Заголовок библио-графической записи подают в отдельной строке. Описание для библиотечного ка-талога имеет следующий вид:
Драгунский, В.В. Цветовой личностный текст [Текст]: практическое посо-бие / В.В. Драгунский. – М.: АСТ, Мн.: Харвест, 2007. – 448с., [8] л. ил. – ISBN 5-17-010335-2
В библиографических указателях каждую отдельную запись делают абза-цем, выделяя шрифтом или подчеркивая заголовок или первое слово названия:
Кто есть кто: справочник: Профессора Нац. Техн. ун-та Украины «Киев. политехнический. ин-т ». – М.: Просвещение, 2003. – 159 с: ил. – ISBN 966-04-0390-9
Самый простой способ описания применяют в библиографических ссылках, которые содержатся в научной, учебной, публицистической литературе и главным назначением которых является идентификация документов. Для сокращения запи-си знак точка и тире между зонами описания можно заменить точкой.
Методика создания библиографического описания – это совокупность пра-вил и приемов, используемых при создании БО, которая бывает общая и спе-циальная. В общую методику входят приемы и правила, касающиеся составления описаний любых видов документов. Ее задачей является изучение документов и их элементов с точки зрения библиографического описания; изучение видов опи-саний и их элементов; установление общих правил составления описаний незави-симо от вида документов и их оформления; внедрение правил, касающихся от-дельных элементов описания.
Но нельзя по одинаковым правилам составлять описания всех документов. Даже документы одного вида могут значительно отличаться друг от друга. На-пример, книга может или иметь или не иметь автора, в нее может входить одно произведение, или это может быть сборник. Поэтому составление БО различных видов документов подчиняется не только общим для всех, но и определенным специальным правилам составления библиографических описаний.