Установление деловых взаимоотношений секретаря с различными категориями управленческого персонала.
С руководителем
Секретарь должен иметь информацию: о деятельности организации в целом (структура, задачи и функции структурных подразделений, структура управления и система подчинения, система взаимодействия структурных звеньев), основных продуктах, истории организации, задачах и функциях руководителя, внутренних и внешних контактах, системе взаимодействия с ними, стиле руководства и привычках руководителя, знать свои функции и обязанности.
Основные источники получения информации:
- которые собираем, претендуя на должность
- информация от сотрудников отдела кадров при приеме на работу
- организационно-правовые, распорядительные, методические документы организации
Нужно обратить внимание на актуальность, методические документы, лежащие в основе, кто работал, кто утверждал
Устав – о структурных подразделениях – ДИ
- вводная беседа – инструктаж, который проводит руководитель с вновь принятым работником
- самому выяснить все первостепенные вопросы
- источник получения постоянной информации – планерки, совещания руководителя и секретаря, планирование рабочего времени
Джордж Харрисон. Тезисы:
- секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен совей работой доказать руководителю, что может работать самостоятельно.
- при разговоре секретарь должен уметь ответить тактично на любой вопрос. Руководитель должен доверять секретарю решение всех вопросов, которые считаются конфиденциальными в деятельности фирмы
- секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты из периодической печати и документов, избавляя руководителя от необходимости их просмотра
- Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы, ему придется остаться после рабочего дня. Руководитель не должен рассчитывать на это.
- Секретарь должен представлять свои обязанности и уровень компетенций при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя. Руководитель должен быть уверен, что секретарь без него справится.
- Руководителю нужно постоянно информировать секретаря о своих делах, чтобы тот мог максимально в них помочь
- Руководитель должен признавать свои ошибки и приносить извинения, если он не прав
- Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарь должен быть готов к непунктуальности руководителя
- Поведение секретаря и эффективность работы – пример для других сотрудников. Секретарь – лицо фирмы.
- Секретарь должен следить за событиями жизни руководителя (+личная жизнь)
- Обе стороны должны иметь чувство юмора
Влияние на руководителя:
- Смягчать удары характера
- Изменять непунктуальность
С сослуживцами
Поначалу очень пренебрежительное отношение. Нужно запомнить: люди, которые формируют мнение руководителя: формальные лидеры (замы, главбух, лидер профсоюза) и неформальны лидеры
Мотивация секретарского персонала:
- Делегирование полномочий
- Четкая формализация обязанностей
- Гибкий график (умаление ненормированности)
- Соответствие зп сложности работы + доп: оплата мобильных переговоров, обучения, на представительную одежду
- Похвала, вежливость руководителя
НОМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Локальные акты – особое значение (нет общей базы типовых документов)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
-организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий деятельность сотрудников организации.
Составление:
- Кадровая служба (согласование с руководителем структурного подразделения)
- Руководитель структурного подразделения (согласование с кадровой службой)
Планирование рабочего времени секретаря: значение, специфика.
2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.
2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.
Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.
Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.
2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.
3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.
4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям не сложных документов.
5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.
6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.
8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
10. Подшивка исполненных документов в дела.
11. Выполнение работ на компьютере
12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
15. Уведомление руководителя об исполненных документах.
16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.
17. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
20. Приведение в порядок своего рабочего места.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Приведенные выше рекомендации могут быть полезными секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.
Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи. Сравнивая их, приходишь к выводу, что основными принципами являются:
1. Составление плана на день;
2. Сортировка дел по важности;
3. Фиксирование важной информации, т.к. память – не самый верный друг;
4. Не заниматься одновременно несколькими делами сразу;
5. Не доделав одно дела, не приниматься за другое.
Применяя эти рекомендации в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.
Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.
Применение данных рекомендаций в моей работе привело к более четкому и быстрому выполнению своих обязанностей, появлению нового стимула, а так же еще более благотворному отношению к моей профессии.
10. Особенности и методы планирования повторяющейся работы секретаря, дневной график работы.
Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели в неделю мероприятия и виды деятельности (например, все еженедельные совещания, проводимые руководителем или с его участием) с указанием времени, отводимого на каждое мероприятие. Разработка недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание на следующие аспекты: особенности стиля работы руководителя; специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций в течение рабочего дня; сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности; обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Важным моментом является сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности. На более важные виды деятельности необходимо планировать больше времени, на менее важные, административно-организационные, оперативные мероприятия — меньше, не допускать расходования основного времени руководителя на решение мелких второстепенных вопросов, которые успешно могут быть решены другими сотрудниками. Для решения этой проблемы может разрабатываться баланс времени руководителя по видам деятельности. Но составление подобного баланса — задача не для начинающего секретаря. Очень важным при разработке недельного графика является обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Личное рабочее время необходимо руководителю для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, для дополнительного анализа важнейших проблем, требующих особого подхода. В научных организациях личное рабочее время необходимо для ведения научной работы. Если не обратить на этот аспект должного внимания, важнейшие проблемы растворятся среди текущих дел. Руководитель будет уделять неоправданно много времени решению тактических, а не стратегических проблем. Неправильно считать, что во время личной работы руководитель не осуществляет контактов с персоналом. Различные мероприятия (от коротких встреч или переговоров по телефону до длительных совещаний) могут иметь место и в это время. Существует только одна принципиальная особенность: все эти мероприятия осуществляются исключительно по инициативе руководителя. Разработанный недельный график утверждается руководителем и доводится до сведения всех сотрудников организации. В обязанности секретаря входит обеспечение соблюдения недельного графика работы руководителя (напоминание о совещаниях, организация приема посетителей и т. п.).
11. Особенности и методы планирования неповторяющейся работы секретаря. Особенности и методы перспективного планирования деятельности секретаря.
Неповторяющуюся работу, выполнение конкретных поручений планируют с помощью рабочего блокнота — ежедневника. Ежедневники делятся на две группы: 1) датированные и 2) недатированные (относительно недорогие изделия, рассчитанные на массового потребителя). Выбирая ежедневник, желательно остановиться на датированном изделии достаточно большого формата с почасовой разбивкой каждого листа. Рекомендуется обратить внимание на следующие детали: наличие информационных страниц, наличие закладки, качество прошивки страниц. Для ежедневного планирования можно использовать различные электронные планировщики, персональную информационную систему секретаря и т. п. Но, как правило, электронный планировщик только дополняет традиционный бумажный ежедневник, без которого секретарю трудно обойтись. Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем — краткие (не более 10—15 минут) совещания руководителя со своим секретарем. Ежедневные планы работы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах. Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром — перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня и вечером — в конце рабочего дня или после окончания работы. Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день. Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день. Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя. В нача ле рабочего дня, во время утренней встречи секретаря и руководителя план мероприятий на текущий день уточняется. На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь обсуждают возникшие проблемы и намечают мероприятия для реализации возникших вопросов, согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря. Секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле. Руководитель дает секретарю различные поручения, задания. Секретарь должен четко представлять важность и срочность каждого поручения. Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения. В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела. Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычном блокноте. И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.
Постепенно секретарь может переходить от оперативного (планирование на день)
к перспективному планированию, сначала - на следующую неделю, а потом - на более длительный период. Во время ежедневных бесед с секретарем руководитель может предупредить секретаря о мероприятиях, которые намечаются на последующие дни или недели. Информацию
о различных мероприятиях секретарь может получать и из других источников.
Для организации долгосрочного перспективного планирования секретарь ведет перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий, который складывается на основе:
- указаний и поручений руководителя о необходимости проведения того или иного мероприятия, выполнения того или иного задания;
- распорядительных документов — как внутренних, так и поступивших от вышестоящих
и других организаций;
- информации, полученной из поступивших документов: писем, рекламных проспектов, извещений, приглашений и т. п.;
- информации специальной и периодической печати.
Перечень удобно вести с помощью бизнес-организатора. Персональная информационная система, электронная записная книжка также могут использоваться для организации перспективного планирования.
Органайзер - попытка собрать многое в одном. Это организатор, призванный упорядочить жизнь своего владельца. Под одной обложкой размещаются еженедельник, планинг, записная книжка, визитница, блокнот, телефонно-адресная книжка и мн. др. Например, органайзер «Bisiness Navigator» фирмы Erich Krause включает следующие основные составляющие:
- внутренний блок с необходимой справочной информацией (меры веса и объема, штрихкоды, телефонные коды стран и городов, время в столицах мира и т. п.);
- календарь на четыре года;
- основной блок из рубрик (общая информация, идеи, проекты, шесть дополнительных рубрик), наличие которых позволяет каждому пользователю скомпоновать органайзер с учетом своих специфических задач;
- подробный планинг, который включает листы с разделениями для ежемесячного планирования и со свободной датой;
- универсальный блокнот на задней стороне обложки;
- телефонно-адресную книгу;
- линейку- закладку;
- прозрачный пластиковый пакет на молнии для бумажных мелочей;
- набор цветной бумаги с клеевым краем;
- сменные блоки.
В начале 1990-х гг. органайзер был потеснен естественным конкурентом - электронной записной книжкой, что дало повод вновь заговорить о скорой победе электронного офиса над бумажным делопроизводством. Сегодня органайзеры вновь достаточно популярны и широко используются для перспективного планирования.
12. Роль секретаря в планировании и организации рабочего дня руководителя.
Организация и планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обязательное условие результативного управления.
Организация рабочего времени базируется на основных принципах тайм-менеджмента (time-management) - технологии управления временем. Технология управления временем включает в себя постановку целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценку эффективности планирования.
Планируя рабочее время руководителя, помощник должен помнить:
- В ежедневном плане работы руководителя важно отмечать время начала мероприятия, его предполагаемую продолжительность, учитывать время на дорогу при выездах руководителя на объекты.
- Составляя расписание, помощник должен выделить для руководителя определенное время на ознакомление с материалами и документами перед совещаниями, переговорами и т. д.
- Секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для личных нужд руководителя.
- Реальная продолжительность рабочего дня руководителя обычно превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством. Помощник обязан согласовать с руководителем распределение "сверхурочного" времени, а именно: до какого часа планировать рабочий день, какие мероприятия назначать на это время.
Существенную роль в успешном планировании и организации рабочего времени руководителя играют ежедневные доклады его помощника. Желательно предварительно обсудить с руководителем время, содержание и форму ежедневных докладов (например, беседа о решении текущих задач). В целях оптимизации рабочего времени секретаря разговор с руководителем лучше проводить за час до окончания рабочего дня.
Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Помощнику (ассистенту) стоит обсудить с руководителем использование электронных коммуникаций в диалоге "помощник - руководитель".
Во время беседы помощник должен доложить руководителю его рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.). Очевидно, что руководитель вполне может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые.
В дальнейшем, если руководитель убедится, что его помощник-ассистент четко и рационально планирует рабочее время, не исключена и такая ситуация: прежде чем принять предложение от делового партнера, например, встретиться в определенный день и в определенное время, руководитель предварительно уточнит у своего помощника возможность проведения такой встречи.
График работы секретаря зависит от графика, ритма и стиля работы руководителя. Опытный секретарь с помощью электронного органайзера или специального блокнота, либо на основе электронных таблиц разрабатывает ежедневный совместный график работы с руководителем. На первых порах, возможна разработка двух взаимосвязанных рабочих графика: для руководителя и для себя. И только с опытом работы приходит навык формирования единого графика работы, что является показателем профессионализма секретаря.
Эстетические условия работы секретаря
Эстетические условия работы секретаря – факторы, воздействующие на отношения работника к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды. В вопросе создания окружающей среды в производственных помещениях, в том числе приемной, учитываются следующие факторы:
• цвет;
• интерьер и его оформление: озеленение, художественное оформление произведениями живописи, графики, мелкой пластики.
Количественных оценок факторы (элементы) этой группы не имеют, а определение эстетического уровня условий труда осуществляется методом экспертной оценки пассивных средств повышения работоспособности.
По мнению специалистов, наиболее существенное воздействие имеет цвет, оказывающий комплексное воздействие одновременно с физиологической, гигиенической и эстетической точек зрения. Цвет существенно меняет состояние зрительного анализатора, воздействуя при этом на настроение и самочувствие, которые повышают или понижают работоспособность секретаря.
Задачи оргтехники
Сущность задач и принципов ведения и работы с оргтехникой, представляет собой понимание многих моментов, например, документы, которые являются ядром работы в любой организации, являются материальными носителями с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О подписании протоколов". В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:
"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг". Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов
- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)
- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)
- создание условий для хранения документов
Вот что включают в себя задачи и принципы ведения и работы с оргтехникой.