ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ ЗАО «СТРОЙСЕРВИС». СПОСОБЫПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Система 1С: Предприятие 8.0 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. Особенности этой программы позволяют ее использовать для отдела продаж ЗАО «Стройсервис».
C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система 1С: Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета: учет операций по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов и МБП; учет товаров, услуг и производства продукции; учет валютных операций; учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет расчетов по заработной плате; учет расчетов с бюджетом; другие разделы учета.
Сегодня Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными.Word - версия популярного текстового процессора для операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.Excel - версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.Access - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.PowerPoint - версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов предоставляет пользователю возможности оформления текста, рисования, построения диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможности использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение РРТ.Outlook - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.
Для обработки изображений на компьютере используются специальные программы - графические редакторы. Графический редактор - это программа создания, редактирования и просмотра графических изображений.
Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.
На рисунке 1 представлены способы повышения эффективности работы ЗАО «СтройСервис» в области программного и технического обеспечения.
Рис.1. Мероприятия по повышению эффективности работы управления
ПРОГРАММНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»
Основой единой системы электронного делопроизводства и документооборота ЗАО «Стройсервис» стала типовая система «Кодекс: Документооборот», разработанная на платформе Microsoft.
Каждая из систем, входящих в состав системы «Кодекс: Документооборот», предназначена для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др. Это позволяет предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти Российской Федерации.
Система «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота. Поэтому первая задача, которую она решает, состоит в поддержке и обслуживании бумажного документооборота. Вторая задача состоит в обеспечении постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному.
Главным архитектурным принципом построения системы является ее модульность. Модульность дает возможность внедрения корпоративных систем по частям. Затем эти модули объединяются друг с другом, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.
3. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫМЕНЕДЖЕРА ПРОДАЖ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС»
Менеджер продаж в ЗАО «Стройсервис» использует систему АВАКС, имеющую следующие характеристики.
Система АВАКС - это единая информационная система торгового предприятия, обеспечивающая автоматизацию финансового учёта и формирование отчётности в режиме реального времени; на базе единой информационной системы строится система управления предприятием торговли АВАКС: управление продажами (CRM); управление закупками, управление поставками, управления логистикой закупок; управления транспортной логистикой, управления складом, управления финансовой деятельностью и управление финансовым учётом.
АРМ менеджера по продажам - обработка, позволяет работать менеджеру по продажам в одном окне.
Работа с ценовыми предложениями:
· выписывать ценовые предложения и хранить их базу;
· рассылать коммерческие предложения по e-mail.
Работа с заказами покупателя.
· регистрация всех действий менеджера по продажам посредством системы событий;
· поддерживается две схемы работы с заказами покупателя: продажа товара со склада и «работа под заказ»;
· выписывать счета клиентам;
· резервировать товар на складе и товар, заказанный у поставщика;
· провести анализ заказа покупателя с помощью отчёта «Анализ заказа».
· провести анализ заказов покупателей с помощью отчета «Анализ заказов покупателей».
Работа с резервами товара под клиента:
· контролировать оплаты и долги по заказам покупателя;
· контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами;
· контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы;
· отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи»;
· отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок».
Работа с резервами товара под клиента.
· контролировать оплаты и долги по заказам покупателя;
· контролировать планируемые поступления денежных средств по условиям оплаты договоров с контрагентами;
· контролировать отчетом «продукция для продажи» складские остатки, включая резервы;
· отслеживать объем продаж в натуральном и суммовом выражении отчетом «Продажи»:
· отслеживание выполнение договорных условий по заказу покупателя отчетом «Логистика поставок»;
· управление закупками, управление поставками, логистика закупок, работа с заказами поставщика;
· поддерживается два процесса работы с заказами поставщиками: заказ товара у иностранного поставщика и заказ товара у отечественного поставщика;
· поддерживается заказ товара у поставщика по заказу покупателя или внутреннему заказу подразделения;
· формирование заказов поставщику на услуги поставщиков по выставленным счетам от поставщиков;
· фиксирование и отслеживание потребности отделов в товаре по внутренним заказам;
· фиксирование инвойсов в системе как документов подтверждающих выполнение условий договор с поставщиками;
· фиксирование претензий поставщикам через корректировку взаиморасчетов.
Возможность учета дополнительных расходов по доставке товара:
· специальная форма Purchase order c нумерацией и датой желаемой отгрузки товара от поставщика, формируемая на основе заказа поставщику;
· контроль планируемых оплат поставщику по условиям договоров;
· контроль состояния заказа поставщику отчетом «Анализ заказа»;
· отслеживание выполнения договорных условий по заказу поставщику отчетом «Логистика поставок по поставщикам».
· контроль сроков отгрузки товара от поставщика через отчёты.
Управление логистикой транспорта, транспортная логистика:
· формирование заявок на транспорт отделами для транспортировки товара;
· формирование транспортных заказов для транспортных компаний по доставке товара транспортным компаниям.
Учёт товара «в пути»:
· планирование и отслеживание стадий доставки товара отчётом «Отчёт по логистике доставки»;
· учёт всех расходов по доставке, расторможке товара.
Управление складом:
· полный контроль процесса поступления товара на склад в системе;
· полный контроль процесса отгрузки товара со склада в системе. Автоматическая постановка задач для участников процесса в системе
· складской учет товара по каждой единице товара, как в натуральном выражении, так и в суммовом.
Учёт товара на множестве складов:
· фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины»;
· формирование задания для склада по отгрузке товара документом «Заявка на отгрузку»;
· система позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе с фиксированием результата инвентаризации в системе;
· система позволяет подразделениям предприятия (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы);
· возможность комплектации и разукомплектации товара;
· управление финансовой деятельностью, финансовый учёт
Система управления торговлей АВАКС включает в себя систему автоматизации управленческого учёта и даёт возможность в полной мере использовать схемы:
· управленческого учёта;
· финансового учёта;
· ценообразования;
· система управленческого учета;
· учёт денежных средств.
Система позволяет регистрировать все операции связанные с движением денежных средств компании, как по банку, так и кассе. При этом вести учёт движения и остатков денежных средств в кассе и в банке.
В системе предусмотрена возможность отправки и получения платежей с помощью встроенной системы Клиент-банка.
В системе существует возможность оперативного планирования движения денежных средств для осуществления более эффективной деятельности компании.
Возможность ведение взаиморасчетов по факторинговой схеме с клиентами и банками.
Возможность ведения партионного учета товара на складе.
В системе предусмотрен учет различных видов накладных расходов - затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д.
Предусмотрено также распределение расходов по различным статьям затрат:
· с помощью отчетов можно отследить динамику изменения расходов по статьям затрат;
· получение данных по продажам по отчету «Продажи». Детализация по подразделению и менеджеру по продажам;
· получение данных по валовой прибыли по отчету «Валовая прибыль» в разрезе подразделений, номенклатурных позиций;
· получение данных по чистой прибыли компании в разрезе подразделений по отчету «Чистая прибыль»;
· расчет прибыли по договорам продажи компании;
· возможность отражения финансовых операций только в «управленческом учете».
Регламентированный учёт. В системе реализована интеграция с программой для расчета заработной платы 1С «Зарплата и управление персоналом». С помощью данной программы можно рассчитывать заработную плату для всех сотрудников компании
В системе реализована интеграция с бухгалтерской программой 1С «Бухгалтерия предприятия».
Фиксирование в системе фактически пришедшего товара в количественном выражении в документе «Инвентаризация машины».
Ценообразование:
· фиксирование и хранение всей истории цен по каждой номенклатурной позиции;
· возможность формирования нескольких прайс-листов компании;
· хранение и контроль цен поставщиков;
· полный цикл формирования планируемых продажных цен компании. Контроль минимальной цены на каждую номенклатурную позицию;
· контроль за планируемой прибыльностью договора с учётом сметы расходов.
Управление нормативно-справочной информацией
· возможность использования 2-язычных наименований товара для одной номенклатуры для заказа товара иностранному поставщику;
· печатные формы для предоставления информации о товаре таможенным брокерам;
· возможность ведения справочной информации по местам хранения товара на складе;
· возможность хранения следующей информации о товаре в системе: габариты, вес, картинки, описания товара для покупателя, описание для таможни, коды ТНВЭД;
· печатная форма-прайс для клиентов с необходимой информацией о товаре;
· остатки товаров по складам.
Контрагенты. В системе АВАКС предусмотрена возможность хранения в справочнике всей необходимой информации о контрагентах.
Статьи затрат. В системе АВАКС предусмотрена возможность использования справочника статей затрат.
4. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ЗАО «СТРОЙСЕРВИС» БАЗЫДАННЫХ