Ситуационные задания учебной дисциплины «Этика бизнеса»
Задание № 1
Одним из ключевых вопросов этики управления в бизнесе был и остается вопрос - что такое хороший менеджер? На протяжении многих лет он оставался путеводной нитью при выяснении, как достичь успеха. Внимание при этом концентрировалось на личных качествах руководителя. Так, Конфуций исходил из того, что руководитель прежде всего обладает тонким и глубоким проникновением в характеры и чувства своих соратников. Греки во времена Гомера видели следующие четыре качества, необходимые руководителю: мудрость Нестора, справедливость Агамемнона, хитроумие Одиссея, энергичность Ахиллеса.
Гомер подчеркивал, что в действительности идеального руководства не существует, к нему можно только приблизиться, когда различные руководители - каждый с присущими ему качествами - будет целенаправленно работать вместе. При этом руководитель обязан постоянно помнить о своих сильных и слабых сторонах; в противном случае он может пасть жертвой собственного высокого положения.
В конце ХХ-го века некоторые ученые полагают, что для современного менеджера необходимы:
Физические качества - активность, энергичность, здоровье, сила.
Личностные качества - приспособляемость, уверенность в себе, авторитетность, стремление к успеху.
Интеллектуальные качества - ум, умение принять нужное решение, интуиция, творческое начало.
Способности - контактность, легкость в общении, тактичность, дипломатичность.
Однако с этим мнением немало ученых и практиков не соглашаются, высказывая следующие соображения:
· обладание менеджером перечисленными выше качествами еще не гарантирует эффективности руководства;
· всем отмеченным требованиям удовлетворяет только небольшое число людей;
· данный подход предполагает, что "руководителями рождаются";
· хорошо руководить нельзя (или практически нельзя) научиться.
К этому можно было бы добавить и ряд других возражений.
Продумайте и сформулируйте систему тех качеств, которыми должен обладать современный менеджер.
Подчеркните, какими еще достоинствами обязан располагать менеджер, действующий на нашем рынке.
Важным организаторским качеством менеджера является энергичность, то есть способность заражать людей уверенностью, стремлением действовать путем логического внушения, личного примера, собственного оптимизма.
Менеджеру должна быть присуща дисциплина и контроль над собой. Без этого он не сможет ни призвать к порядку других, ни контролировать их деятельность. По этой причине менеджер должен контролировать свои эмоции и настроения, изучать эмоции других, чтобы найти подход к их поведению, а также контролировать дисциплину подчинœенных.
Отличительной чертой менеджера должна быть повышенная работоспособность, умение трудиться напряжен но, не принося себя в жертву и не становясь “работоманом” (в передовых компаниях считается дурным тоном для высших руководителœей задерживаться в офисе после окончания трудового дня или брать работу на дом).
Менеджер должен быть коммуникабельным, контактным, ᴛ.ᴇ. общительным, направленным на внешний мир, проявляющим интерес к окружающим. Он должен уметь располагать к себе людей, слушать и понимать их, убеждать в своей правоте.
Важная черта менеджера – реализм. Он должен уметь правильно оценить свои возможности и возможности подчинœенных, их поступки, не витать в облаках, тогда не так больно будет падать при неудаче.
Хороший менеджер характеризуется здоровым оптимизмом и уверенностью.
Руководить людьми без уверенности в себе невозможно. Уверенные люди знают, чего хотят. Οʜᴎ никогда не прибегают к обходным путям. Их взгляды на проблемы всœегда четкие и ясные, и они стремятся к тому, чтобы всœе об этих взглядах знали, а в связи с этим высказывают свободно свою точку зрения, добиваясь, чтобы их услышали и поняли, но при этом уважают других людей и их мнения.
Хороший руководитель должен уметь обеспечивать сопричастность сотрудников к работе. Для этого крайне важно правильно поощрять людей, превращать любую, даже самую нудную работу в увлекательную игру, отыскивая нестандартные подходы и неизвестные грани в делœе решения проблемы, сдабривать свои действия известной долей авантюризма для пущей привлекательности. Он должен считаться с желанием подчинœенных добиться определœенного положения в данном мире, знать их идеалы и способствовать реализации их в жизнь.
Но самое главное – менеджер должен обладать умением руководить, организовывать и поддерживать работу коллектива, быть готовым к действиям, риску. Он должен уметь определить объём своих служебных полномочий, возможность действовать независимо от руководства, побуждать людей к повиновению, избавляться от балласта͵ а оставшимся помочь стать самими собой, а не поднимать под себя. Для этого менеджер должен обладать терпимостью к слабостям людей, не мешающим работать, и нетерпимостью ко всœему, что препятствует успешному решению стоящих перед ним и коллективом задач. Нужно иметь в виду, что не существует, и не будет существовать менеджера, обладающего универсальными способностями и одинаково эффективно действующего в любой ситуации.
Задание № 2
Признано, что в идеале менеджер должен обладать следующими качествами:
· глубокое знание всего того, что связано с функционированием и развитием рыночной экономики;
· политическая зрелость, т. е. умение учитывать политические последствия решений;
· склонность и способность искать и использовать резервы человеческого фактора в предпринимательстве;
· умение эффективно использовать лучшие достижения научно-технического прогресса;
· приоритет общественных интересов, т. е. готовность на определенном этапе отказаться от личных выгод ради достижения общественно значимых целей;
· психологическое образование;
· склонность и желание руководствоваться принципами социальной справедливости;
· умение принимать на себя ответственность;
· способность критиковать с пользой для дела и воспринимать критические замечания;
· постоянно проявлять инициативу и предприимчивость;
· деловитость (умение не делать бесполезных дел);
· стремление преодолевать препятствия, проявлять волю и гибкость;
· логическое мышление;
· способность в интересах дела использовать предложения, противоположные собственной позиции;
· стрессоустойчивость как средство защиты от перегрузок с помощью эффективных методов работы.
Оцените весь комплекс качеств, которыми должен обладать идеальный менеджер и подготовьте ответы на следующие вопросы:
1. Достаточно ли полон, на ваш взгляд, приведенный перечень? Не нужно ли в него что-либо добавить?
2. Нет ли в этом наборе, по вашему мнению, чего-либо лишнего?
3. Какие дополнительные качества необходимы менеджеру, функционирующему в современном российском бизнесе?
Раньше считалось, что для управления организацией необязательно быть специалистом в данной отрасли, достаточно знать технологию и технику управления, уметь работать с людьми. В настоящее время в результате развития общественного производства такой подход подвергается критике, так как наемные менеджеры не идентифицируют себя с производством, цели фирмы не становятся их собственными целями. К тому же их подготовка в школах бизнеса часто не соответствует потребностям производства. Поэтому в европейских и японских компаниях практикуется, как правило, не приглашать управляющих со стороны, а «выращивать» их в своих фирмах.
По данным исследований современный руководитель лишь на 15 – 20% должен быть специалистом в своей отрасли, прежде всего, он должен быть организатором, психологом, социологом.
Огромное значение в управленческой деятельности имеет опыт работы руководителя, который, наряду с положительными качествами, может включать и некоторые отрицательные аспекты, обусловленные выработкой привычки к старым способам действий, боязнью нового, консерватизмом и рутиной. Признаками рутины в работе руководителя являются:
абсолютная уверенность в правильности своих действий;
некритическое отношение к собственной деятельности;
отсутствие поисков новых путей и методов решения проблем и задач;
чувство превосходства над окружающими;
полная удовлетворённость положением дел и нежелание перемен.
Основное в деятельности руководителя – это работа с людьми. Организаторский потенциал руководителя проявляется в системе его отношений к самому себе и к другим людям (среде). Его способность умело строить деловые отношения, регулировать психологический климат в коллективе должна рассматриваться как один из главных признаков профессиональной пригодности менеджеров.
Руководитель с недостаточными личностными и деловыми качествами:
всегда сталкивается с непредвиденными обстоятельствами, так как не способен предугадать и почувствовать их приближение, и, соответственно, приготовиться к ним;
убеждён, что знает дело и умеет его делать лучше всех, поэтому старается делать всё сам;
занят несущественными деталями дела, участвует во всех делах, из-за чего никогда не имеет времени;
любит «заваливать бумагами» свой письменный стол;
носит непрочитанные документы домой для ознакомления с ними;
ничего не решает до конца, часто переносит решения на завтра;
в целях ухода от ответственности готов к любому компромиссу, склонен перекладывать свои ошибки на других;
с подчинёнными фамильярен, старается приобрести репутацию хорошего руководителя;
способен «из мухи сделать слона», всё видит в чёрно-белом изображении и т.п.
Практика менеджмента показывает, что в современных экономических условиях руководители должны быть не только предприимчивыми хозяйственниками, но и одновременно политическими деятелями, государственными людьми, обладающими широким кругозором, политической культурой, ориентированной на человека, на удовлетворение его потребностей.
Задание № 3
В работе менеджера особую роль играет рациональность мышления. Диалектику мыслительного процесса современного российского менеджера можно охарактеризовать следующими чертами:
· панорамность мышления (системность, широта, комплексность) и профессиональная предметность (знание деталей и тонкостей управления);
· умение понимать, принимать и использовать точки зрения, позиции, мнения, противоположные собственным, и одновременно проведение своей принципиальной линии;
· противодействие неделовому нажиму сверху без попадания в оппозицию к руководству;
· умение не соглашаться, не становясь при этом неприятным;
· склонность к новым идеям и достижениям, способность отличить их от прожектерства;
· способность рисковать (принимать решения, действовать без уверенности в позитивности последствий этих решений и действий), редко ошибаться с существенным вредом для бизнеса;
· предельная тактичность и вежливость в обращении с людьми и жесткая требовательность к любым отклонениям от установленных правил работы;
· демократичность, позволяющая не сковывать своим авторитетом мысли и действия подчиненных людей, и одновременно твердость в проведении линии на повышение дисциплины, без которой высокая результативная работа невозможна.
Современный менеджер должен обладать способностью быть разным в различных условиях, чтобы соответствовать требованиям обстановки в процессе управления.
Продумайте ответы на следующие вопросы:
1. Согласны ли вы с положениями, изложенными выше, или у вас имеются аргументированные возражения по отдельным позициям? В последнем случае подготовьте систему доказательства выдвигаемых вами положений.
2. Чем отличается от идеала ваша собственная организация мышления? Какие в ней особенности? Какие черты современного мышления менеджера вы считаете необходимыми активно в себе развивать?
Считаю, что вышеперечисленные качества менеджера соответствуют идеальными, на данный момент из этих качеств, я считаю, что мне не хватает тактичности, выдержки, и я часто попадаю под чужое влияние.
Задание № 4
Считается, что для финансистов, менеджеров в различных сферах бизнеса наиболее важными являются следующие качества:
· искусство устанавливать и поддерживать систему отношений с равными себе людьми;
· искусство быть лидером - способность руководить подчиненными, справляться со всеми сложностями и проблемами, которые приходят к человеку вместе с властью и ответственностью;
· искусство разрешать конфликты, предупреждать их, а если это не удалось, способность выступать в роли посредника между двумя сторонами в конфликте, урегулировать неприятности, порождаемые психологическим стрессом;
· искусство обрабатывать информацию и на этой основе строить систему коммуникаций в организации, получать надежную информацию и эффективно ее оценивать;
· искусство принимать нестандартные управленческие решения - способность находить проблемы и решения в условиях, когда альтернативные варианты действий, информация и цели неясны или сомнительны;
· искусство наиболее эффективно распределять ресурсы в организации - способность выбрать нужную альтернативу, найти оптимальный вариант в условиях короткого периода времени и ограниченности ресурсов;
· искусство предпринимателя - способность идти на оправданный риск и на внедрение нововведений в организации;
· искусство самоанализа - способность объективно оценивать свою позицию лидера, роль в организации; умение видеть, какое воздействие вы способны оказывать на коллектив.
Проанализируйте приведенные выше положения и подготовьте ответы на следующие вопросы:
1. Можно ли считать отмеченные качества менеджера исчерпывающими или многое здесь осталось в тени?
2. Какие еще качества необходимы современному менеджеру, чтобы он был в состоянии успешно выполнять свои функции?
3. Какими дополнительными свойствами и качествами должен обладать менеджер в области финансов, действующий в современных российских условиях?
Также современному менеджеру требуются еще следующие качества
Проблемное видение мира, способность распознавать проблемы там, где для других все ясно.
Умение превентивно, т. е. заранее, заблаговременно, ставить проблемы, когда они еще только зарождаются.
Антиномичность — умение воспринимать, понимать, принимать и использовать точки зрения, отличные от собственных или даже противоположные им.
Экспрезентность — способность делать верные и удачные заключения при дефиците информации.
Развитая психологическая саморегуляция, определяющая отношение к проблемам и их оценке.
Задание № 5
В менеджменте особое значение приобретает определение подходящего стиля и этики руководства. Принято считать, что прежде всего менеджер обязан задать себе вопрос, что именно он хотел бы поручить своим сотрудникам. Далее он должен определить, каков уровень зрелости сотрудников в отношении выполнения данной задачи. Предлагаем четыре варианта действий руководителя, дающего поручение своему секретарю Марине.
I. Марина, я продиктую вам письмо, которое сегодня необходимо отправить. " Уважаемые господа, запятая... В продолжение нашей беседы...". Здесь подробно, в деталях разъясняется, в чем заключается задача и как ее следует выполнять. Кроме того, перед отправкой письма осуществляется контроль, все ли сделано согласно распоряжению.
II. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо такому - то поставщику с дальнейшей информацией о... Ты не могла бы составить конспект письма, чтобы в три часа мы смогли его вместе просмотреть.
При такой манере руководства разъясняется, что следует сделать, предоставляется возможность сотрудникам самим выработать предложение и, при необходимости, вносятся коррективы. В этом случае перед отправкой письма осуществляется контроль.
III. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо клиенту, которого я посетил утром, с дальнейшей информацией о... Ты не позаботишься об этом? Если у тебя есть вопросы, я готов выслушать.
В этом случае дается распоряжение (что требуется), и лишь потом следуют разъяснения, как его выполнить, в том случае, если сотрудник сам об этом попросит (например: вы сами подпишете письмо или это сделаю я?. Осуществлять ли контроль до отправки письма, зависит от того, попросит ли об этом сотрудник.
IV. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо такому - то поставщику с дальнейшей информацией о... Ты не позаботишься об этом?
Данную манеру руководства называют " делегирование ": дается распоряжение о том, что требуется, а выполнение предоставляется самому сотруднику. Контроль, как правило, имеет место уже после того, как письмо отправлено.
Определите свою позицию по различным стилям в руководстве - какой вариант вы считаете предпочтительным и почему.
Задание № 6
Выбор индивидуального стиля руководства коллективом является одной из наиболее важных задач для менеджера. Обычно выделяются пять основных стилей руководства:
1. Невмешательство: низкий уровень заботы о производстве и о людях. Руководитель не руководит, много делает сам. Руководитель добивается минимальных результатов, которых достаточно только для того, чтобы сохранить свою должность в данной организации.
2. Теплая компания: высокий уровень заботы о людях. Стремление к установлению дружеских отношений, приятной атмосферы и удобного темпа работы. При этом руководителя не особенно интересует, будут ли достигнуты конкретные и устойчивые результаты.
3. Задача: внимание руководителя полностью сосредоточено на производстве. Человеческому фактору либо вообще не уделяется внимания, либо уделяется его крайне мало.
4. Золотая середина: руководитель в своих действиях старается в достаточной степени сочетать как ориентацию на интересы человека, так и на выполнение задачи. Руководитель не требует слишком многого от сотрудников, но и не занимается попустительством.
5. Команда: руководитель полностью поглощен стремлением к достижению оптимального соединения интересов через внимание и к производству, и к людям. Вопрос заключается в том, чтобы быть и деловым, и человечным. Общие обязательства, которые берут на себя сотрудники по достижению целей организации, ведут к доверию и к уважению во взаимоотношениях.
Какой стиль руководства, по вашему мнению, является наилучшим? Дайте обоснование своей позиции. В то же время нельзя утверждать, что есть некий оптимальный стиль руководства, который всегда ефективен, поскольку ситуации сильно отличаются друг от друга. Подумайте, может ли быть гибкий стиль руководства.
Мне больше, по душе стиль управления «золотая середина», считаю что начальник не должен быть авторитетным, чтобы его слушали подчиненные, также авторитетным, чтобы подчиненные слушались его мнения, но ни диктатором. Такой стиль управления ведет к общему уважению и достижению поставленных целей.
Задание № 7
В рамках управления особое место занимает менеджмент посредством постановки целей. Здесь речь идет о процессе, при котором руководитель и сотрудник вместе:
· определяют задачи фирмы;
· уточняют ответственность, т. е. ожидаемые результаты;
· используют результаты для руководства компанией и для оценки вклада каждого сотрудника в плоды ее деятельности.
Сначала руководство фирмы формулирует стратегические цели. Далее, на каждом более низком уровне, эти цели наполняются подцелями и установленными сроками исполнения. Периодически обсуждается:
· нужна ли корректировка курса;
· реалистично ли сформулированы цели.
Наиболее продуктивен данный метод, когда сотрудники:
· знают, что от них ожидают;
· согласны взять на себя обязательства по достижению поставленных целей.
Цели призваны удовлетворять следующим требованиям:
· быть конкретными;
· быть обозримыми;
· быть реалистичными.
1. Сформулируйте свое мнение о методе менеджмента "постановка целей". В чем его сильные и слабые стороны?
2. Какие особенности применения менеджмента посредством постановки целей в современных российских условиях вы могли бы назвать?
Этот метод может быть эффективной программой, которая дает преимущества, связанные с постановкой целей, если оно уже достаточно серьезно внедрено. Оно может разъяснить претензии, улучшить взаимопонимание между менеджерами и подчиненными и помочь и тем и другим извлекать больше пользы из проверки и оценки исполнения.
«+»
-позволяет отдельным рабочим знать, каких действий от них ждут.
-помогает в планировании, требуя от менеджеров постановки целей и сроков их выполнения.
-улучшает общение между менеджерами и подчиненными.
-ставит в известность отдельных рабочих о целях организации.
«-»
-. Недостаток поддержки высшего руководства. Высшее руководство может решить использовать эту программу, но может передать ее выполнение исключительно нижнему уровню управления. В этих условиях люди, на которых возложено внедрение программы, начинают сомневаться в ценности своих усилий, и растут сомнения в заинтересованности высшего руководства в проведении программы.
- Чрезмерное внимание к количественным целям и показателям.
Задание № 8
Имеются различные способы лучшей организации менеджером своего бюджета времени, в частности:
· проанализировать, как вы тратите свое время;
· провести анализ стоящих перед вами задач по принципу их значимости, определить, какие задачи являются приоритетными;
· сформулировать свои долгосрочные цели;
· ввести в практику планирование своего времени;
· стремиться уменьшать потери времени.
Дайте ответы на следующие вопросы:
1. Какие еще способы совершенствования организации своего времени вы можете предложить?
2. Нужно постоянно улучшать использование только своего рабочего времени или всего времени, включая личное?
3. Какие действия вы хотели бы предпринять, чтобы максимально эффективно использовать отведенное вам судьбой время?
«Искусство успевать» — это умение определять, что является главным, а что — второстепенным, на что, в первую очередь, стоит обратить внимание, а что может и подождать.
Чарльз Ричардс говорил, что не стоит верить календарным дням. В году может быть столько дней, сколько вы пожелаете. Один человек тратит год на то, что реально сделать за неделю, в то время как другой проживает за неделю события целого года. Я полностью согласна с его утверждением. А русскую пословицу: «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня», на мой взгляд, можно отнести к главному принципу тайм-менеджмента.
ЗАКОН ПАРКИНСОНА
Суть Закона Паркинсона в том, что решение вопроса будет затягиваться и усложняться в зависимости от времени, которое вы готовы на него потратить. Это значит, что если вы определили для себя решить вопрос в течение дня, обязательно всё сложится так, что для поиска решения этого вопроса понадобится гораздо больше времени, чем вы задумали первоначально. В любой ситуации необходимо сначала сфокусироваться на поиске решения проблемы, дать себе конкретные временные рамки — час, два часа (а не целый день), неделя (а не месяц) на осуществление задуманного..
ИНФОРМАЦИОННЫЕ РАМКИ
В нашем мире при наличии СМИ, Интернета общество не защищено от потока информации. Отказ от этих действий или хотя бы ограничение во времени освободит массу времени, которое можно потратить на действительно важные полезные дела, которые внесут лепту в ваш личностный рост.
ПОСТОЯННО СПРАШИВАЕМ СЕБЯ: ВАЖНО ЛИ ТО, ЧТО Я СЕЙЧАС ДЕЛАЮ?
Чаще всего, получается, что большую часть времени мы заняты чем-то не особо важным, хотя и не осознаем этого.
БЫТЬ СОБРАННЫМИ
Многие из нас живут по принципу главной героини Скарлетт Охара из фильма «Унесённые ветром»: я подумаю об этом завтра. Живя по такому прнципу, люди в надежде полагают, что кто-то их работу выполнит за них или проявит инициативу, на ожидании этого мы тратим время. Тайм-менеджмент — это не откладывание на потом, того, что можно сделать сегодня. Вместо попыток найти объяснение и оправдание своему безделью, выработайте в себе привычку выполнять все поручения сразу
НЕ РАСПЫЛЯТСЯ ПО МЕЛОЧАМ
На этом этапе важно чётко определить первостепенные задачи, требующие тщательного внимания. Многие могут подумать, что управлять временем, это значит, чем больше дел выполнять одновременно, тем скорее закончишь работу. Это неправильное убеждение. Если дело требует концентрации внимания и тщательного планирования, следует акцентироваться только на нём. Иначе это может привести к путанице, раздражению, перенапряжению, и в результате вы потеряете гораздо больше времени, чем понадобилось бы, если бы вы решали все вопросы по очереди.
Задание № 9
Часто после рабочего дня менеджер констатирует: "Я целый день напряженно работал, однако многое из того, что я намечал сделать, осталось невыполненным!". Обычно при этом ссылаются на следующие основные причины:
· плохо подготовленные совещания, собрания;
· телефонные звонки;
· отсутствие делегирования ответственности;
· отсутствие выбора приоритетов;
· тактика отсрочек;
· неумение говорить "нет";
· неумение доводить дело до конца;
· помехи со стороны других;
· слишком большие объемы чтения.
Приведите ответы на следующие вопросы:
1. Какие еще причины, по вашему мнению, мешают вам выполнять все намеченное?
2. Что необходимо сделать, чтобы вы ежедневно могли реализовывать свои планы без перенапряжения?
Мне кажется, нет грамотного распределения времени
Приходя на работу нужно составить план, дел на рабочий день и четко следовать написанному плану
Задание № 10
Менеджеру часто приходится работать с большим напряжением. Многие руководители перегружены от того, что слишком велик объем работы, которую им необходимо сделать. Но не только перегруженность работой удерживает многих руководителей по 60 - а то и больше - часов в неделю у своих рабочих мест. Часто причина в неправильном распределении времени. В такой ситуации необходимо научиться управлять своим временем, что фактически является управлением собой.
В чем же кроется в конечном итоге причина перегруженности и неэффективного использования времени? Основной причиной в большинстве случаев оказывается необходимость выполнять одновременно разные дела и производить различные действия. Три другие причины зачастую усугубляют уже имеющуюся перегруженность:
· малая степень делегирования ответственности;
· неверно избранные приоритеты;
· слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.
В деле реализации использования рабочего времени менеджера большую роль может сыграть использование следующих принципов:
· принцип американского ученого Парето, согласно которому концентрация усилий менеджера на жизненно важных делах практически полностью определяет конечный результат;
принцип бывшего президента США Эйзенхауэра: определение приоритетов на основе важности и срочности залач.
А - задачи: очень важные и срочные, исполнять которые следует немедленно.
В - задачи: важные, но несрочные; следует определить, в какие сроки выполнить.
С - задачи: менее важные, но срочные, решение которых следует делегировать подчиненным.
Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны отвлекать внимание руководителя, стол которого и так завален бумагами. Иногда это требует определенного риска, но такие дела следует сразу отправлять в корзину для бумаг.
Самая большая опасность для менеджера заключается в том, что он дает себя увлечь срочностью задач и тратит свое время на выполнение С-задач, в то время, как В-задачи (а иногда даже А-задачи) остаются невыполненными. Отсюда основательный анализ стоящих перед менеджером задач является хорошей базой для определения действительных приоритетов.
Следует подготовить ответы на следующие вопросы:
1. Какие действия, по вашему мнению, менеджер может предпринять, чтобы более рационально использовать свое рабочее время?
2. Согласны ли вы с целесообразностью применения в практике принципов Парето и Эйзенхауэра и почему?
Решающее значение для эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени. Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такие понятия, как «периоды планирования» (день, неделя, месяц, год). Каждый период планирования должен рассматриваться самостоятельно, и это вызывает необходимость иметь отдельный план для каждого из них.
Главное преимущество планирования работы состоит в том, что оно приносит руководителю выигрыш во времени и позволяет достигать поставленных целей с меньшими его расходами. Планирование, как составная часть менеджмента персонала, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.
Чтобы правильно выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени. Правило основного соотношения (правило 60: 40). Рекомендуется составлять план лишь на определенную часть рабочего времени — как показывает опыт, лучше всего на 60%. Это так называемая запланированная активность. Из оставшихся 40% незапланированного рабочего времени: 20% — резерв рабочего времени, отводимый на действия и работы, не включенные в разрабатываемый план (непредвиденная активность); 20% — рабочее время, отводимое на управленческую деятельность и творческую работу (спонтанная активность). Анализ ранее выполненных работ и расхода времени. Регулярность и системность планирования. Реалистичность планирования. Письменная форма формируемого плана. Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность. Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия. Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план. Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.
Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.
Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.
Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.
Принцип Парето. Сначала решите 20% самых важных проблем, а уже потом – 80% второстепенных! Принцип многофункционален и приложим ко многим областям человеческой деятельности, где небольшое количество чего-либо существенно влияет на гораздо большее количество. Этот принцип является универсальным, и применим к любой сфере деятельности. Принцип Эйзенхауэра от задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - там, насколько быстро надо выполнить это дело.
Задание № 11
В рамках менеджмента особую роль играет принятие правильных управленческих решений, поскольку от этого зависит успех в бизнесе. В практике встречаются следующие варианты:
· Руководитель принимает решение и сообщает результат подчиненным, если это необходимо;
· Руководитель принимает решение и сообщает, почему он его принял;
· Руководитель принимает решение, но при этом интересуется мнением подчиненных, приветствует их вопросы, получая таким образом возможность проверить решение и в случае необходимости внести изменения;
· Руководитель принимает решение и представляет его группе на доработку;
· Руководитель излагает суть проблемы, спрашивает, какие будут предложения, и, выслушав их, принимает решение;
· Руководитель излагает проблему и просит группу принять решения, оставляя за собой право выбора и утверждение варианта;
· Руководитель излагает проблему и принимает решение группы.
Нужно ответить на вопрос, какой из предложенных вариантов вы считаете предпочтительным, и тщательно обосновать свою позицию.
В разных ситуациях приемлемо все. Много факторов, определяющих правильный выбор:
1. Значение качества решения.
2. Наличие достаточной информации или опыта у руководителя.
3. Степень структурированности проблемы.
4. Значение согласия подчиненных с целями организации и их причастности для эффективного выполнения решения.
5. Определенная на основании прошлого опыта вероятность, что автократическое решение руководителя получит поддержку у подчиненных.
6. Степень мотивации подчиненных достигнуть целей организации, если они выполнят задачи, сформулированные при изложении проблемы.
7. Степень вероятности конфликта между подчиненными при выборе альтернативы.
Первые три вопроса относятся к качеству решения, а последние четыре – к факторам, ограничивающим согласие подчиненных.
Сочинение и личное мнение
Задание № 12
Менеджеру постоянно приходится запоминать большое количество различных данных: цены на товары, законодательные статьи, обороты речи для использования в коммерческих переговорах и т. д.
Соорудите "ящик для запоминания". Проще всего это сделать из коробки из-под обуви. Разделите ее четырьмя картонными перегородками на пять отделений.
Вам потребуются карточки размером примерно с почтовую открытку. На одной стороне карточки нужно записать вопрос, а на другой - ответ, который вам хотелось бы запомнить. Прочитайте ответ и вопрос. Карточки расположите в первом отделении ящика той стороной, на которой записан вопрос.
Спустя несколько дней берите поочередно карточки, читайте вопросы и пытайтесь на них ответить. Проверяйте, правильно ли вы отвечаете. Если ваш ответ правильный, переставляйте карточку во второе отделение. Если ответ неправильный, карточка остается в первом отделении.
Цель ваших усилий - переместить карточки в пятое отделение. Вопрос, на который вы четыре раза ответили правильно, прочно "осел" у вас в голове. Если вы ответили неправильно на вопрос карточки, которая уже была в третьем или четве<