Информационно-справочная документация кадровой службы очень разнообразна. В практике ее подготовки и оформления (допускаются различные варианты. Единые требования для этой (группы документов—четкое отражение факта, послужившего причиной появления такого документа.
К числу информационно-справочных документов относятся: (протоколы заседаний аттестационных комиссий, квалификационных и конкурсных комиссий; акты о нарушении трудовой дисциплины; переписка по вопросам работы с кадрами; докладные и (объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.
Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Составляется штатным секретарем или секретарем, избранным на собрании (конференции), подписывается председателем и секретарем собрания (комиссии), иногда подписывается председателем и членами комиссии (заседание аттестационной, конкурсной комиссий).
Формуляр протокола имеет такие реквизиты:
— наименование учреждения, предприятия (полное с подчинением);
— наименование документа (протокол);
— наименование органа, который заседает;
— дата заседания;
— номер;
— данные о председателе и секретаре (инициалы и фамилии);
— состав присутствующих (список или число);
—повестка дня;
— текст протокола;
— перечень приложений (если они есть);
— подписи Пример протокола приведен в приложении №11.
Текст протокола строится соответственно пунктам повестки
дня по разделам, каждый раздел начинается словами: слушали, выступили, постановили, после них ставится двоеточие, указываются фамилии и инициалы лиц, которые докладывают, а далее текст выступления.
Протокол может иметь любую форму изложения, главное, чтобы он был юридически полноценный (подписи, точное количество присутствующих). Иногда это может иметь решающее значение при решении трудового спора.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий определенные установленные факты или действия. Иногда составление актов регламентируется специальными правовыми нормами.
В формуляр акта входят такие реквизиты:
— автор документа;
— дата и место составления;
— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);
— заголовок;
— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);
— состав комиссии;
— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);
— текст.
Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах. Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I
Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.
Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.
В формуляр акта входят такие реквизиты:
— автор документа;
— дата и место составления;
— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);
— заголовок;
— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);
— состав комиссии;
— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);
— текст.
Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах. Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I
Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.
Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.
Вместе с тем они имеют общие реквизиты:
— адресат (кому адресована записка), наименование должности, фамилию и инициалы должностного лица;
наименование вида документа (докладная записка);
заголовок (краткое содержание текста);
текст;
приложение (если такое есть);
подпись и дата.
Наименование вида документа, дата, наименование структурного подразделения — эти реквизиты пишутся в правом углу. Образец докладной записки:
Директору кинотеатра «Буревестник»
A.M. Исаеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О результатах, проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии
Довожу до вашего сведения, что в результате проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии, проведенной 10 04 98, выявлено опоздание на работу на 2 часа контролера кинотеатра ЛП Савченко.
Начальник отдела кадров подпись Л.И. Петрова
10.04.98
Объяснительная записка фиксирует факты, связанные с осуществлением трудовых отношений.
Образец объяснительной записки:
Директору кинотеатра «Буревестник»
A.M. Исаеву
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
По поводу моего опоздания на работу на 2 часа 10.04.97 поясняю следующее: в 7 часов утра в моей квартире случилась авария системы водоснабжения. Пришлось вызывать аварийную службу для ликвидации аварии и ее последствий.
Контролер кинотеатра подпись Л. П. Савченко.
10.04.97
Заявление — документ, который содержит просьбу к должностному лицу учреждения, организации.
В отделах кадров наиболее распространенной формой являются личные заявления граждан по трудоустройству, переводу, расторжению трудового договора, предоставлению Отпусков.
Заявления, как правило, составляются в произвольной форме и в зависимости от смысла и содержания имеют некоторые особенности. Например, в заявлениях о приеме на работу обязательно указывается адрес места жительства, в других заявлениях (перевод, увольнение, отпуск) указываются место работы и должность.
Вместе с тем все заявления должны иметь следующие реквизиты:
— наименование организации, должность, фамилию и инициалы лица, имеющего право приема на работу или решения других кадровых вопросов;
— сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, домашний адрес или
должность и место работы);
— наименование документа (заявление);
— содержание просьбы;
— перечень прилагаемых документов (если они имеются и нужны) с указанием количества страниц или обоснования;
— дата заявления;
— личная подпись.