Тема 2. Учет денежных средств и операций в иностранной валюте
Учет кассовых операций и денежных документов
Учет денежных средств на расчетных и других счетах в банке
Основные принципы осуществления операций в иностранной валюте
Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету
Учет операций по покупке и продаже иностранной валюты
Учет кассовых операций и денежных документов
Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Все свободные денежные средства организации и других юридических лиц независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности обязаны хранить в учреждениях банков.
Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.
Допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.
Период, на который организацией утверждается лимит кассы, может быть любым. Как правило, это календарный год. При необходимости лимит кассы можно корректировать: при изменении объемов поступлений наличных денег за выполненные работы, оказанные услуги необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется хозяйствующим субъектом
Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, у которого открыт расчетный счет в банке, лимит устанавливает также в соответствии с данным положением. Этот лимит должен быть утвержден приказом, хранящимся в порядке, определенном руководителем юридического лица, предпринимателем или иным уполномоченным лицом.
Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям. Меры по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранению, транспортировке, порядок и сроки проверки фактического наличия денег организация теперь определяет сама. Это может быть:
- Изолированное помещение от других служебных и подсобных помещений;
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола;
- располагать исправным огнетушителем и т.д.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используется активный счет 50 «Касса» к которому могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте, находящиеся в кассе организации. Однако, если организация совершает операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» необходимо дополнительно открыть соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов и вокзалов, в товарных конторах и т.п.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные и авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др.
По строке 1250 баланса «Денежные средства и денежные эквиваленты» отражают номинальную стоимость почтовых марок, авиабилетов, проездных билетов, путевок в дома отдыха и санатории, талонов на ГСМ и других денежных документов, числящихся в бухгалтерском учете по состоянию на отчетную дату.
Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 открывают отдельный субсчет 50-3 "Денежные документы".
Пример. 30 декабря отчетного года АО "Актив" приобрело 10 путевок в санаторий сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб.
Бухгалтер "Актива" сделал следующие проводки:
Дебет 76 Кредит 51
- 120 000 руб. (12 000 руб/шт. x 10 шт.) - перечислены деньги санаторию в оплату путевок;
Дебет 50-3 Кредит 76
- 120 000 руб. - оприходованы путевки в кассу организации.
К денежным эквивалентам относятся высоколиквидные финансовые вложения, которые могут быть легко обращены в заранее известную сумму денежных средств и которые подвержены незначительному риску изменения стоимости (п. 5 ПБУ 23/2011).
Примерами денежных эквивалентов являются:
- открытые в кредитных организациях депозиты до востребования;
- векселя Сбербанка России, используемые организациями при расчетах за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги, со сроком погашения до трех месяцев (п. 5 Письма Минфина России от 21.12.2009 N ПЗ-4/2009 "О раскрытии информации о финансовых вложениях организации в годовой бухгалтерской отчетности").
Кроме того, Минфин России допускает возможность отнесения выданных организацией займов к денежным эквивалентам, если условия договора займа (срок и порядок возврата) позволяют это сделать (Приложение к Письму Минфина России от 06.02.2015 N 07-04-06/5027). При этом организации следует учитывать установленные ею в учетной политике подходы для отделения денежных эквивалентов от других финансовых вложений (п. 23 ПБУ 23/2011).
В организации и у предпринимателя такие операции ведутся кассовым или иным работником (кассир) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Также кассовые операции может проводить и руководитель.
Осуществляемые организацией и предпринимателем кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002).
При этом должна быть обеспечена сохранность этих и других кассовых документов в течение установленных законодательством об архивном деле в РФ сроков (не менее 5 лет). Можно вести операции и с применением программно-технических комплексов.
Руководство организации должно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег.
Кассовые документы организации и предпринимателя оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания соответствующего приказа (далее - бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
В документах указывается основание для их оформления с перечислением подтверждающих документов (например, расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009), заявления, счета), никакие исправления в них не допускаются. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, а также кассиром.
Кассовую книгу (форма N КО-4) надо заполнять только за те дни, когда вы принимали либо выдавали наличные (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). По выбору организации кассовую книгу можно вести одним из трех способов (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
Способ 1. Кассовая книга заполняется от руки. Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете) (Указания по заполнению кассовой книги).
Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.
Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров) (Указания по заполнению кассовой книги):
- первая всегда остается в книге;
- вторая - отрывная.
Способ 2. Кассовая книга заполняется на компьютере. Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации (если вы ее используете).
Способ 3. Кассовая книга ведется в электронном виде. Она оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.
Контроль за ведением данных книг осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель организации.