Практическая работа 5 «Составление делового письма»
Алгоритм действий –
1. прочитайте Конструктор делового письма 1-4 стр.;
2. Составьте по образцу свой вариант письма 5-6 стр.
Конструктор делового письма
Деловое письмо не пишется, а составляется, как нам велит ГОСТ.
И независимо от того, кому мы пишем, какое письмо пишем, — части письма одинаковые. И каждая часть имеет свое место. Зная расположение и содержание этих частей, можно легко и быстро составить письмо.
Заголовок к тексту письма
Заголовок не обязателен в письме, но свидетельствует о хорошем тоне. В нем мы кратко выражаем содержание, тему или цель. Заголовок по-разному оформляется при переписке с российскими и зарубежными партнерами, в «письме в конверте» и в электронном письме.
Обращение
Любое письмо должно начинаться с обращения, это эпистолярный жанр, в котором действуют свои законы.
Обращение — «слово или словосочетание, называющее лицо или предмет, к которому обращаются с речью».
В России к неизвестному адресату можно обратиться по функции или отношениям с нами: клиент, абонент, гость, пациент. К должностному лицу обращаются либо по должности или ученому званию: Господин профессор! В формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!» К судьям обращаются «Ваша честь!».
Используется в обращениях и этикет, т. е. уважаемый (-ая) и дорогой С-ая) встречаются и по сей день — в сочетании с именем, обращением господин / госпожа и фамилией, указанием на статус в деловом сообществе. Дорогой (милый) — в приглашениях, поздравлениях: Дорогие коллеги! Дорогие дамы! Милые дамы! Многоуважаемый, глубокоуважаемый — к народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам или проявляя особое почтение и уважение к человеку. И именно эти формулы рекомендуют к использованию и характеризуют как нормативные и профессиональные издания (такие, как журнал «Секретарское дело»), и специалисты по культуре речи.
Используя формулу обращения, помним, что пофамильное обращение возможно с человеком, с которым вы лично не встречались, который не предлагал вам называть себя по имени и держится с вами формально; вы не знаете, как обращаться к человеку: по фамилии или по имени, или не знаете имени-отчества. Но обязательно к фамилии прибавим слово «господин»: Господин Иванов! Можно, конечно, гражданин или товарищ. Однако эти слова стилистически окрашены и ограничены в употреблении: «гражданин» используется в судебной системе, а товарищ воспринимается сейчас как голос из прошлого. Итак, к слову «господин» присоединяем фамилию.
Считается некорректным употреблять в обращении фамилию адресата, даже с инициалами, как то: Иванов И. И.
ПЛОХО: | ХОРОШО: |
Уважаемый Иван Сидоров! Уважаемый (-ая) Селезнева Лариса Васильевна! Господин А. П. Сидоров! Господин Сидоров А. П.! | Уважаемый Иван! Уважаемая Лариса Васильевна! Уважаемый г-н Сидоров! Уважаемый господин Сидоров! / Господин Сидоров! |
Если письмо пишется практически в режиме онлайн и решаются рабочие вопросы, то прилагательное перед обращением можно опустить и писать по имени или имени-отчеству!
В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается с новой строки, но со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной буквы.
Обращением является как одно слово, так и словосочетание: Уважаемый + существительное! Не могут эти части речи быть отделены друг от друга! Не могут, но на практике появляются самые невероятные ошибки!
ПЛОХО: | ХОРОШО: |
Уважаемый Иван Cepreeei Уважаемая, Лариса Васильевна! Господин А. П. Сидоров! Господин Сидоров А. П.! | Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемая Лариса Васильевна! Уважаемый г-н Сидоров! Уважаемый господин Сидоров! Уважаемая госпожа Петрова! |
Вежливость — это соблюдение правил этикета, которые просто надо знать! Невежливо — не писать имени адресата, а называть его «Добрый день» или «Добрый вечер».
Текст письма
Стиль подачи информации — очень важный момент. Зависит от эпистолярной традиции, задач коммуникации, образа адресата, жанра письма. Правила зарубежной и отечественной официально-деловой переписки отличаются друг от друга.
С чего начать?
Лид-абзац — первый абзац текста, и считается этикетной частью, поэтому письма могут начинаться с благодарности или комплимента: Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании; Выражаем Вам свою благодарность за надежное сотрудничество, Благодарим за своевременный ответ.
Если вы задержались с ответом на письмо, то начать нужно с извинений. Возможно, поможет такой вариант: «Прошу прощения за столь длительную паузу, у нас был небольшой перерыв по данной задаче, сейчас хотели бы возобновить диалог»?
Если такой ситуации не было, то используем другой вариант — начинаем с того, что нужно вам как автору письма или с того, что интересно адресату.
Если с адресатом у вас партнерские отношения и ваши желания и интересы совпадают, то можно их обозначить прямо и открыто.
Уважаемая Таисия Владимировна!
Прошу Вас рассмотреть возможность личной встречи и предложить удобное для Вас время…Заранее благодарю за Ваш ответ.
Речевые действия в действии
После вступления переходим к основной части письма, в которой используем разные речевые действия и речевые стратегии.
Речевое действие соответствует цели (целям) письма и передается при помощи глаголов: Просьба — прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• Сообщение — сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• Приглашение — приглашаем, просим принять участие;
• Благодарность — благодарю, спасибо;
• Требование — настаиваем, требуем;
• Предложение — предлагаем, рекомендуем;
• Обещание — гарантируем, заверяем, обязуемся.
Самый распространенный вид письма — письмо-просьба. Мы просим о разрешении что-либо сделать, просим дать ответ, просим указать точные сроки, выслать документы для оформления визы, просим сообщить и т. д. Адресат может отказать нам или выполнить нашу просьбу.
Эффективность письма-просьбы зависит не только от содержания просьбы (ее сбыточности или несбыточности), а в большей степени от того, какие отношения с адресатом.
В письме-просьбе можно использовать вот такие структурные части:
Если письмо небольшое по объему и просьба простая и входит в должностные обязанности адресата, то ее можно высказать сразу, а причины объяснить потом: В продолжение нашего телефонного разговора прошу Вас по возможности предоставить следующую информацию.
Для лучшего восприятия письма текст не забываем разделить на абзацы, в которых обычно представлено одно речевое действие.
Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков, 1,25 см.
Формула вежливости
В конце письма, используем фразу «с уважением». Рекомендации подойдут для тех, кто работает в государственных организациях и компаниях, где делопроизводство регламентировано, строго-настрого запрещено писать что-то другое.
Слова Вы и Ваш в текстах, предназначенных для многократного использования: в анкетах, рекламах, листовках.
2.
Практическая часть
!Используем максимально все материалы и составляем свой вариант письма: