Цель работы: ознакомление обучающихся с понятиями «проект», «управление проектом», «концепция проекта», а также получение практических навыков по формулированию миссии и целей проекта и представлению его концепции.
Общие положения
Разработка концепции проекта имеет принципиальное значение для всех сторон, участвующих в проекте для его успешного выполнения.
На этапе разработки концепции проекта должны быть решены следующие задачи:
1) формулируется замысел проекта – это краткое описание (на 0,5-1 страницы), содержащее четкую формулировку сути проекта;
2) разрабатываются миссия и цели проекта;
3) определяется результат проекта (продукт, услуга, документ);
4) приводится предварительное технико-экономическое обоснование проекта (сроки, материальные, трудовые и финансовые ресурсы).
Миссия проекта – это философия проекта, которая отражает основополагающую роль проекта, это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Миссия - это главная задача проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.
Цели представляют собой конкретизацию миссии проекта в форме, доступной для управления процессом их реализации.
Свойства целей:
а) четкая ориентированность на определённый интервал времени;
б) конкретность и измеримость;
в) непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
г) адресность и контролируемость.
Формулировка целей должна отвечать следующим признакам:
- начинаться с глагола в неопределённой форме в повелительном наклонении, характеризующего выполнение действия;
- конкретизирует требуемый конечный результат;
- конкретизирует заданный срок достижения цели;
- конкретизирует максимальную величину допустимых затрат;
- оговаривает только «когда и что» должно быть сделано, не вдаваясь в детали «почему»;
- понятна исполнителям;
- реальна и достижима;
- согласована со всеми заинтересованными лицами;
- зафиксирована письменно.
В качестве инструмента для определения состава целей используется теория графов. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели.
При формировании дерева целей используются следующие правила:
а) общая цель, находящаяся на вершине графа, должна содержать содержание конкретного результата;
б) при развертывании общей цели в иерархическую структуру исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;
в) при формулировке целей разных уровней описывают желаемые результаты, а не способы их получения;
г) фундамент дерева целей составляют задачи, представляющие собой формулировку работ, выполненных определённым способом и в заранее установленные сроки.
В этом разделе необходимо дать четкое определение и описание тех результатов, которые будут получены при реализации проекта заказчиком. Важно, чтобы этот раздел был написан ясным, четким языком, доступным для понимания неспециалиста.
При описании основных характеристик продукции делается акцент на тех преимуществах, которые эта продукция несет потенциальным покупателям, а не на технических подробностях.
Очень важно подчеркнуть уникальность или отличительные особенности результата проекта. Это может быть выражено в разной форме: новая технология, качество товара, низкая себестоимость или какое-то особенное достоинство, удовлетворяющее запросам покупателей необходимо также подчеркнуть возможность совершенствования данной продукции.
Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.
Основные причины появления (источники идей) проектов:
- интересы заинтересованных лиц.
- реакция на политическое давление;
- избыточные ресурсы;
- инициатива предпринимателей;
- неудовлетворенный спрос.
После формирования определенного числа альтернативных идей проекта специалист (аналитик проекта) должен выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины, по которым идея может быть отклонена, имеют весьма общий характер. Например:
- отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта (или правительства);
- чрезмерный риск;
- недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;
- чрезмерно высокая стоимость проекта (имеется в виду не только экономическая, но и социальная или, например, экологическая);
- высокая стоимость исходных ресурсов и т.п.
Цели и задачи проекта должны быть четко сформулированы, так как только при этом условии может быть проработан следующий шаг – формирование основных характеристик проекта. К числу таковых можно отнести:
- продолжительность проекта, в том числе его инвестиционной фазы;
- наличие альтернативных технических решений;
- сложность проекта;
- исходно-разрешительная документация;
- инвестиционный климат в районе реализации проекта;
- соотношение затрат и результатов проекта.
- спрос на продукцию проекта;
- перспективы экспорта продукции проекта.
Порядок работы
1. Обучающимся необходимо ознакомиться с теоретическими сведениями, представленными в основной части данной работы (раздел «Общие положения»).
2. Формирование рабочих групп.
3. Выбор направления проекта самостоятельно или из предложенных в таблице 1.1.
4. В соответствии с выбранным направлением необходимо сформулировать миссию и цели проекта, построить дерево целей. Для реализации поставленных целей следует сформулировать задачи проекта.
При формировании целей проекта следует применять правило SMART:
Specific - конкретная;
Measurable – измеримая (возможность применения измеримых индикаторов);
Agreedupon - согласована всеми заинтересованными сторонами;
Achievable - достижимая;
Realistic - реалистичная (достаточность ресурсов проекта);
Timed - дата достижения цели должна быть определена.
Таблица 1.1 – Варианты заданий к практической работе № 1
| Вариант | Описание задания |
| Разработка гуманитарного проекта (кампания по сбору средств, протест, опрос и т.п.) Необходимо сформулировать миссию проекта, цели проекта, разработать дерево целей и результат проекта. | |
| Разработка новой общественно-политической структуры Разработайте проект новой структуры. Сформулируйте миссию проекта, цели проекта, разработайте дерево целей и структуру продукта проекта. | |
| Разработка и проведение политической (гражданской) кампании Вы - директор политологического центра. К Вам обратился заказчик с целью разработки и проведения политической (гражданской) кампании. Вам необходимо сформулировать миссию проекта, цели проекта, разработать дерево целей и структуру продукта проекта. | |
| По выбору студента |
Для наглядного представления множества целей и задач необходимо построить дерево (структуру) целей, схема которого представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Схема дерева целей и задач проекта
Самостоятельная работа студента
Концепция проекта должна быть представлена в форме документа, для того, чтобы с ней могли ознакомиться заказчик, инвестор, спонсор и другие участники проекта, определяющие его основные параметры. Документ, отражающий концепцию проекта, может иметь различные формы и названия в зависимости от масштаба проекта, количества сторон, подписывающих документ, системы документооборота на предприятии и других факторов. Концепция должна быть оформлена в виде паспорта проекта (Приложение А).
Приложение А
Паспорт проекта
| Название проекта | Каждое слово, используемое в названии проекта, должно давать максимальную информацию о содержании проекта. | |||
| Руководитель команды проекта | ||||
| Ф.И.О. руководителя команды проекта | ||||
| Телефон | ||||
| Адрес электронной почты | ||||
| Сроки реализации проекта | ||||
| Продолжительность проекта | ||||
| Начало реализации проекта | ||||
| Окончание реализации проекта | ||||
| 1. Краткая аннотация (не более 0,3 страницы) | Аннотация проекта (не более 1/3 страницы формата А 4). Аннотация должна быть предельно ясной, сжатой, конкретной и выразительной. Включает по одному – два предложения, отвечающих на вопросы: - кто будет выполнять проект? - почему и кому нужен этот проект? - что получится в результате? - как проект будет выполняться? - сколько потребуется денег? | |||
| 2. Описание проблемы, решению/снижению остроты которой посвящен проект | Описание проблемы, решению/снижению остроты которой посвящен проект (не более 1 стр.) В этом блоке описывается, почему возникла необходимость в выполнении проекта, и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя. Не путать проблему и способы ее решения (пример, пишут необходимо создать бюро по трудоустройству выпускников ВУЗов, это не проблема, проблема высокая степень безработицы среди этой категории населения). При описании проблемы необходимо указать, что уже сделано. | |||
| 3. Основные целевые группы, на которые направлен проект | Основные целевые группы, на которые направлен проект. Внимательно прописать целевую группу и ее потребности, в идеале необходимо получить об этом информацию от самой целевой группы. Напишите, какую выгоду получит целевая группа от реализации проекта. | |||
| 4. Основные цели и задачи проекта | Цель проекта - это основное направление решения проблемы. Целей может быть несколько, они могут быть краткосрочными и долгосрочными, но обязательно взаимосвязанными. От достижения краткосрочных целей, как правило, зависит достижение долгосрочной цели. Основное отличие цели от задачи: цель не может быть оценена количественно, задача оценивается количественно и является шагом на пути достижения цели. Задачи должны быть максимально конкретизированы и направлены на получение конкретных результатов. Задач бывает много (от 3 до 10), в зависимости от объёма заявляемого вами проекта. Общая схема рассуждений: от общего к частному, от проблемы к общим целям и конкретным задачам. Потом – обратно, то есть проверка того, будет ли выполнение конкретных задач служить достижению целей и решению сформулированной проблемы или её части. Помните при этом, что для выполнения конкретных задач нужны определённые ресурсы (имеющиеся и запрашиваемые). В большей степени следует опираться на имеющиеся ресурсы. В заявке можно указать то, что проект является частью общей программы, которую можно осуществить или уже осуществляется с целью решения определённой проблемы. Можно также отметить, что отдельные этапы этой программы уже выполнены – самостоятельно или с помощью другой организации, что выполнение этих этапов и указало на необходимость поиска дополнительных ресурсов. Объём раздела – не более 1 страницы. | |||
| 5. Календарный план реализации проекта | Последовательное перечисление основных мероприятий проекта с приведением количественных показателей и периодов их осуществления. | |||
| В этом разделе описываются те виды деятельности или мероприятия, которые необходимы для получения планируемых результатов с помощью имеющихся и запрашиваемых ресурсов. Должно стать ясным, что будет сделано, кто будет осуществлять деятельность, как, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут использованы. | ||||
| № | Мероприятие | Сроки(дд.мм.гг) | Результат | |
| 6. Ожидаемые результаты (Описание позитивных изменений, которые произойдут в результате реализации проекта по его завершению и в долгосрочной перспективе) | ||||
| Четко указать конечный результат проекта (документация (буклет, брошюра, презентация, видеофильм), услуга). Должны быть указаны допущения и исключения, касающиеся продукта проекта. По возможности указываются критерии и методы приемки результатов проекта (или его составных частей) заказчиком. Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр. | ||||
| 7. Участники проекта | укажите данные всех участников проекта | |||