Рисунок 2. Как внести изменения в ПГ при уточнении объекта закупки
В красной рамке выделено, как уточнить характеристики. Укажите новую характеристику товара. Для этого используйте основание «уточнить объект закупки» 
Какой момент считать датой внесения изменений
С 2020 года моментом утверждения плана-графика стало его подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) заказчика. Это же правило применяется к внесению изменений в план-график. Когда вы подписываете документ электронной подписью, считается что вы внесли изменение в плановый документ. Поэтому с того дня, когда вы официально изменили план-график, отсчитывается один день паузы до публикации извещения и до заключения контракта с едпоставщиком.
| Даты утверждения и согласования должны совпасть |
В этом году даты утверждения и публикации должны совпасть
В опубликованном плане-графике в 2020 году даты утверждения и опубликования должны совпадать, иначе по новым правилам расхождение будет ошибкой. Дело в том, что раньше в постановлении по планированию было прописано, что на утверждение плана-графика есть три дня, то есть дата утверждения и опубликования могла быть разной. Сейчас датой утверждения считается сам момент опубликования, то есть подписания его в ЕИС.
Через сколько дней после изменения плана-графика опубликовать закупку
После того как внесли изменения, начинайте отсчет дней до закупки. День публикации изменений в подсчет не входит. Следующий день, то есть день первый, приходится на ту самую паузу, которую вы выделяете для контроля казначейства по части 9 статьи 16 Закона № 44-ФЗ. На третий календарный день после изменения ПГ вы можете опубликовать извещение о закупке либо заключить контракт с едпоставщиком.
Считайте в календарных днях, например, если в пятницу внесли изменения, выходные приходятся на паузу, в понедельник уже можно разместить закупку. Смотрите на рисунке 3, с какого календарного дня вы сможете разместить закупку после того, как внесли изменения.
Рисунок 3. Как вычислить день публикации извещения
Отсчитайте три дня. Закупку начинайте на третий календарный день 
При внесении изменений в план-график в ЕИС поменяйте дату утверждения во вкладке «общие сведения закупки», как показано на рисунке 4. Именно на эту дату будут ориентироваться контролеры, когда проверят, соблюдаете ли вы срок с момента публикации планирования до проведения закупки. Если эту паузу в один день не выдержать, выпишут штраф от 5 тыс. до 30 тыс. руб. (ч. 4 ст. 7.29.3 КоАП).
Рисунок 4. Как поменять дату утверждения, когда вносите изменение в план-график
В красной рамке смотрите, как проверьте даты. При замене дата утверждения и размещения должны совпадать, иначе контролеры назовут это ошибкой 
Когда нужно согласовывать изменение плана-графика
Если дата утверждения плана-графика — это то же самое, что и его подписание электронной подписью, то в этом году возникает закономерный вопрос: согласовывать ли изменения в ПГ с руководством. Если это КЭП руководителя либо она именная на контрактного управляющего, то согласовывать надо. Удобнее провести такое согласование с руководителем электронно. Главное, чтобы у руководителя организации, руководителя контрактного отдела и исполнителя были свои электронные подписи.
У разных заказчиков работа с утверждением и согласованием налажена по-своему: кто-то работает в ЕИС, а кто-то использует региональные системы, такие, как АЦК-Госзаказ, Веб-Торги, ЕАСУЗ и им подобные. Как утвердить изменения в план-график в ЕИС и региональных системах, читайте далее.
Как согласовать ПГ в региональной системе закупок. Согласование проекта плана-графика или изменений в региональной системе происходит в электронном документообороте, где определены роли. Сотрудник контрактной службы, который готовит проект плана-графика, без последующего согласования руководителя не может его выгрузить для публикации. Как только проект согласует руководитель, статус документа в структурированном виде в региональной системе становится активным для выгрузки в ЕИС. Со статуса «Подготовка» специалист по закупкам переводит документ на статус «Согласовано». Со статуса «Согласовано» руководитель после проверки переводит документ в статус «Утвержден». И только после этого у специалиста появляется кнопка «Выгрузить в ЕИС». На рисунке 5 смотрите, как это реализовано, а на рисунке 6 — как специалист контрактной службы отправляет документ в ЕИС после утверждения.
Рисунок 5. Как руководитель получает на согласование ПГ в региональной системе
Согласуйте план-график. Выделены поля, где находятся кнопки для согласования, и значения, доступные для просмотра. На рисунке – в красной рамке 
Рисунок 6. Как специалист контрактной службы отправляет ПГ после утверждения в ЕИС
Отправьте план-график. В левом нижнем углу у закупщика появился доступ отправки ПГ после утверждения руководителем. На рисунке – в красной рамке 
Как согласовать план-график в ЕИС. Теперь в ЕИС возможно внутреннее согласование одного проекта документа между несколькими владельцами электронной подписи. Согласование создается в личном кабинете, как показано на рисунке 7.
Рисунок 7. Как создать согласование в ЕИС
Нажмите кнопку "Согласование документа". Используйте кнопку, если работаете в ЕИС. На рисунке – в красной рамке 
Согласование плана-графика в ЕИС может быть многоэтапным или одноэтапным в зависимости от количества участников процесса. При одноэтапном согласовании документ одновременно уходит начальнику контрактного отдела и руководителю учреждения. Если хотя бы одно согласующее лицо его отклоняет, то сотрудник контрактной службы вносит исправления и снова отправляет на согласование. Многоэтапное согласование подразумевает последовательное согласование и возврат на доработку. То есть пока документ не согласует один сотрудник, он не придет к следующему. На схеме смотрите, как проходит процесс согласования документа в ЕИС.
Схема, как провести одноэтапное и многоэтапное согласование
Этапность согласования предполагает большое количество согласующих лиц. Каждый видит дату и время согласования и комментарий — причину отклонения согласования. В личном кабинете исполнителя, который отправляет документ на согласование, это выглядит как на рисунке 8.
Рисунок 8. Как выглядит согласование ПГ в ЕИС в личном кабинете
Контроль операций. Вкладка согласования позволяет увмдеть даты. Это нужно, чтобы контролировать сроки, в какой день кто из сотрудников принял и направил документ. На рисунке – в красной рамке 
Если вы не работаете в региональной системе и размещаете закупки напрямую в ЕИС, используйте внутреннее согласование документа, чтобы подтвердить даты подготовки и время согласования и чтобы всем удостовериться, что руководитель организации был в курсе этих документов. Бывает, что КЭП руководителя ходит по рукам и непонятно, кто в реальности разместил документ. Чтобы обезопасить себя и контролировать сроки, закажите разные электронные подписи.
Откуда берутся ошибки в структурированной форме плана-графика
С 1 октября 2019 года план-график стал полностью структурированным – то есть все поля заполняются прямо в ЕИС. Раньше заказчик мог скачать из ЕИС документ в xml, распечатать и утверждать в бумажной форме. Теперь заказчик утверждает заполненную структурированную форму в ЕИС. Ее же и публикует, ее же и считает своим планированием на следующий год. Казалось бы, заполняй все данные в готовой форме и не ошибешься. Но и тут бывают ошибки.
Ошибка 1. Неправильно рассчитывают СГОЗ. В итоге планирование получится неверным. В плане ФХД вы видите сумму доведенных лимитов на 2020 год по закупкам, но не забывайте, что ваш СГОЗ 2020 года — это не только эти средства. Есть еще долгосрочные контракты, заключенные в предыдущие годы, с поставкой и оплатой в 2020 году. Включите их и только потом отправляйте ПГ на контроль. Контролеры главным образом проверяют соответствие сумм в вашем ПГ и доведенные лимиты в плане ФХД. Если СГОЗ и ПФХД не совпадают, ПГ вам вернут без согласования.
Ошибка 2. Путают цифры в КБК или КВР. При заполнении структурированной формы ПГ в ЕИС вы можете случайно перепутать пару цифр в КБК или КВР или в справочнике выбрать не тот код. Контролеры обязательно это увидят, ведь теперь они обязаны и эти показатели проверять в планировании.
Ошибка 3. Не отмечают признак «централизованная закупка» или «совместные торги». Ошибка возникает, если при заполнении ПГ вы не отметили признак «централизованная закупка» или «совместные торги». Если далее размещает вашу запланированную закупку уполномоченный орган, он разместить ее не сможет. Он просто не увидит у себя в личном кабинете вашу позицию, а значит, придется вносить изменения повторно.
Как составить приказ об изменениях в план-график
На каждое внесение изменений в план-график рекомендуем готовить приказ. Это нужно, чтобы контролировать изменения в ПГ и видеть, кто их вносит. В этом году план-график — ваш единственный документ по планированию, а значит, контролеры будут его внимательно проверять. В приказе о возложении функций закупочной деятельности на контрактного управляющего или сотрудника контрактной службы пропишите функцию планирования, либо пропишите ответственного за внесение изменений в план-график.
Разберитесь, кто несет персональную ответственность — руководитель или сотрудник контрактной службы. Это зависит от КЭП, при помощи которых вы работаете. Если флешки две — на вас и на руководителя, значит, и ответственность в приказе делите пополам. Это необходимо, если обнаружатся нарушения и контролерам надо будет кого-то наказывать.
В приказе по изменению ПГ укажите дату внесения изменений, она должна совпадать с датой, указанной в ПГ в ЕИС. Если придут контролеры, то приказ подтвердит, что изменения были внесены именно этого числа. Смотрите на образце 1, как составить приказ об изменении плана-графика.