Справки СТД-ПФР, которые приносят работники. Как их проверить, прежде чем считать стаж
Чем поможет статья. Узнаете, почему считать стаж работы только по СТД-ПФР опасно и как не попасть на штраф из-за того, что в справке нет нужных сведений.
Сотрудники, которые отказались от бумажной трудовой, при приеме на работу могут представить вам сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР. В отличие от справки СТД-Р, она содержит сведения о всей трудовой деятельности, которую Пенсионный фонд учел на лицевом счете работника.
Но с этой задачей СТД-ПФР пока не справляется и не так удобна для кадровиков, как хотелось бы.
Узнайте, почему справка может стать для вас проблемой, когда хотите посчитать страховой стаж или узнать должность и причину увольнения сотрудника на всех местах его работы.
Как проверить, что справка подлинная
Получить СТД-ПФР сотрудник может через МФЦ и портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте ПФР или в территориальном отделении ПФР: лично либо через представителя.
Если сотрудник обратился в ПФР лично, справку выдадут на бумаге с подписью руководителя территориального отделения Пенсионного фонда и «живой» печатью. Если сотрудник получил документ в электронном виде, выписку ПФР заверят усиленной квалифицированной подписью.
Если сотрудник принес вам электронную версию в распечатанном виде, попросите его повторно зайти в личный кабинет на Госуслугах и переслать справку на вашу электронную почту. В таком случае письмо с прикрепленными файлами в формате PDF или XML вам придет с сервера портала, что исключает возможность подделки.
Если работник получил справку до января 2021 года, она может отличаться от той, которая действует сейчас, приказ Минтруда от 17.09.2020 № 618н. Не отказывайтесь ее принять, это не подделка. Но посчитать по ней страховой стаж не сможете.
Форма, которая действовала до 14 декабря 2020 года, не содержит сведений о трудовой деятельности за период до 31 декабря 2019 года.
Образец заполнения формы СТД-ПФР 
Как считать страховой стаж
Данные в справку СТД-ПФР вносят автоматически, путем выгрузки из базы Пенсионного фонда. Базу фонд формирует с учетом сведений на лицевых счетах работников, предоставленных работодателями.
В справке найдете сведения о трудовой деятельности сотрудника, в том числе до 31 декабря 2019 года, информация о которых есть в ПФР, п. 3.5.1 Порядка, утв. приказом Минтруда от 20.01.2000 № 23н. Из справки также поймете, подавал ли сотрудник заявление с решением насчет трудовой книжки или нет.
Но есть проблема. Пенсионный фонд на лицевых счетах работников учитывает периоды работы как по трудовым, так и гражданско-правовым договорам, далее — ГПД.
Связано это с тем, что в страховой пенсионный стаж включаются периоды работы или иной деятельности при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР, п. 1 ст. 11 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях».
Поскольку такие взносы компания-заказчик уплачивает с дохода, который получает исполнитель по ГПД, фонд эту информацию автоматически переносит в СТД-ПФР.
В страховой стаж для расчета пособий нужно включать только время работы по трудовому договору, п. 1 ст. 16 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Но точно понять, какие это периоды, из формы СТД-ПФР не получится.
Чтобы не ошибиться в подсчетах за время работы до 31 декабря 2019 года, попросите работника принести бумажную трудовую или трудовые договоры с предыдущими работодателями, п. 10 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н. Объясните, что это в его же интересах. Сверьте данные и верните ему документы. Пока это единственный безопасный способ рассчитать стаж для оплаты больничного.
Заставить принести документы не можете. Если работник откажется, считайте стаж по СТД-ПФР. Но если ФСС обнаружит, что стаж сотруднику посчитали с учетом периодов работы по ГПД, взыщет с компании излишне выплаченные суммы пособия.
Оправдаться тем, что СТД-ПФР подтверждает стаж работы для пособий, не получится. В пункте 9 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н, сказано, что в случае, когда трудовая книжка не ведется, стаж могут подтвердить сведения о трудовой деятельности, сформированные работодателем, то есть справкой по форме СТД-Р и только за период с 1 января 2020 года. Время работы до 31 декабря 2019 года работник может подтвердить трудовыми договорами, справками, приказами о приеме и увольнении и т. д., пп. 9, 10 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н.
Взыскать переплату с работника не получится. Закон называет только два случая: счетная ошибка или обман со стороны работника, п. 4 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Но в ситуации со справками СТД-ПФР сотрудник не виноват, а неправильно подсчитанный стаж к счетной ошибке не относится, письмо ФСС от 30.11.2015 № 02-09-11/15–23247. Единственный способ вернуть деньги — договориться с работником, чтобы добровольно вернул вам часть пособия за первые три дня болезни.
Как работник может переслать вам электронную версию СТД-ПФР