Денежные средства предприятия за исключением переходящих остатков в кассе должны храниться на счетах в банках.
Согласно совместному письму Государственной налоговой службы, Министерства Финансов РФ и Центрального Банка РФ юридические лица могут иметь текущие счета, расчетные счета, валютные счета, депозитные счета, счета по капитальным вложениям и др.
Указ президента от 21.03.95 №291 разрешает предприятию иметь неограниченное количество расчетных счетов.
Наличие расчетного счета у предприятия – признак его самостоятельности.
Порядок совершения и оформления операций по расчетным и текущим счетам устанавливается Центральным банком РФ.
Расчетные и текущие счета предназначены и используются для записи выручки от реализованной продукции, полученных кредитов и займов, для осуществления плат в бюджет, поставщикам, кредиторам; с расчетного счета выдаются деньги для выплаты зарплаты работникам предприятия и текущие расходы.
Операции производятся банком на основании документов, оформленным самим предприятием-владельцем счета или по его согласию.
Основные документы для таких операций:
· объявление о взносе денег – оформляется сдача наличности денежных средств из кассы предприятия
· чеки – оформляется получение денег с расчетного счета, на обратной стороне указывается целевое назначение данной суммы; чеки выписываются на сумму, не превышающую остаток средств на расчетном счете
· платежное поручение выписываются самим предприятием – распоряжение банку на перечисление соответствующей суммы на счет другого предприятия.
· платежное требование-поручение – требование поставщика к покупателю оплатить полученные товары или услуги согласно соответствующим документам
Все документы составляются без помарок и исправлений; подписать их могут только те лица, образцы подписей которых есть на карточке в банке.
В бухгалтерии предприятия операции производятся на основании расчетных документов вместе с выпиской из банка.
Периодически в установленные с владельцем счета сроки банк выдает предприятию выписки с расчетного счета – копии лицевых счетов, в которых указывается дата совершения операции, номер документа-основания, сумма поступления/списания, остаток. К выписке банк прилагает все документы, подтверждающие операции.
Бухгалтерия предприятия после проверки выписки отражает операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Для отражения операций на расчетных счетах применяется активных счет №51 «Расчетный счет», по дебету которого отражаются операции по поступлению, а кредиту – расходования денежных средств.
Все операции по дебету расчетного счета при журнально-ордерной форме учета отражаются в ведомости №2, итогами за день или за время, указанное в выписке.
Все записи по счету №51 должны соответствовать выпискам из банка. Суммы, ошибочно зачисленные по дебету 51, зачисляются по кредиту 63, а суммы, ошибочно снятые банком, отражаются обратной проводкой по этим же счетам.
Предприятие обязано письменно сообщить о всех обнаруженных ошибках.
Инструкция Госналогслужбы от 11.10.95: любые полученные предприятием денежные средства, если их получение связано с оплатой продукции в том числе авансы по выпуску продукции, работ, услуг, полученные на расчетный счет, в кассу, а также частично полученные выплаты включаются в облагаемый НДС-ом оборот. Кроме расчетов с предприятиями, освобожденными от уплаты НДС. Суммы в счет выполнения работ, услуг, местом выполнения которых не является РФ.
НДС-ом облагаются авансовые платежи, полученные российскими предприятиями от иностранных предприятий, в том числе в счет будущего экспорта.
В таких платежных документах сумма НДС выделена отдельной строкой, а также в приходных кассовых ордерах при учете выручки, получаемой в кассу.
Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери во время совершения кассовых операций должны быть заперты с внутренней стороны.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Вопросы организации кассы, учета наличных денежных средств в кассе предприятия регламентируются Инструкцией Центрального Банка РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ» № 18 от 4 октября 1993 года. В соответствии с этой инструкцией все предприятия вне зависимости от организационно–правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для учета расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу. При этом нужно отметить, что количество наличных денег в кассе предприятия ограничивается установленными лимитами банков (зависит от размеров предприятия и др.). Общим для всех является то, что Постановлением правительства № 1258 от 17.10.92, а также Письмом ЦБ от 16 марта 95 года установлено, что расчеты наличными деньгами с юридическими лицами осуществляется в пределах 3000 рублей, а с потребительскими кооперативами и при закупке сельскохозяйственных товаров – 5000 руб.
Наличные денежные средства на предприятии должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир.
Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами. При этом прием наличных денег осуществляется по приемным кассовым ордерам, а выдача — по расходным кассовым ордерам. Выдача денег из кассы может также осуществляться по документам, заменяющим расходные кассовые ордера, например: по платежным ведомостям по выдаче зарплаты; по заявлению о выдаче денег и др.. На эти документы, заменяющие расходные кассовые ордера, накладываются штампы с реквизитами расходных кассовых ордеров.
Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на подпись. При приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция. Рубли записываются прописью, копейки — цифрами. Выдача зарплаты происходит по платежной ведомости (см. приложение) Сумма прописью не указывается. По истечении установленного срока на выдачу зарплаты кассиром против фамилии делается отметка: «депонирована», и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается сумма, фактически выданная, и сумма депонированная, и подтверждается подписью кассира. Бухгалтер проверяет и пишет расходный кассовый ордер на выданную сумму. Депонированная зарплата отправляется на расчетный счет. Все кассовые документы выписывает бухгалтерия с основанием. Кассовые документы выписываются чернилами четко, ясно, с заполнением соответствующих реквизитов; помарок (даже оговоренных) — не допускается.
Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов.
Все кассовые операции по каждому приходному или расходному кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга — это учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом.
Записи в кассовой книге производятся кассиром. Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций, и выводится остаток денег в книге.
Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге (на первом листе). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректным способом, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Согласно постановлению правительства от 6 января 1997 года прием денег предприятиями при осуществлении денежных расчетов должен проводиться с применением кассовых аппаратов. Это не распространяется на частных предпринимателей без образования юридического лица. Если машины не используются, то прием денег должен проводиться с использованием бланков строгой отчетности.
Помимо кассовых машин ведутся книги операциониста, в которых ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами.
Для учета наличных денежных средств в кассе применяется активный счет для учета имущества, основной инвентарный счет №50 "Касса".
При необходимости к счету «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса предприятия», «Операционная касса» – наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор, кассах вокзалов, отделений связи и др.
По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег.
Операции по поступлению наличных денег в кассу на счетах бухгалтерского учета отражаются так:
– дебетуется счет 50 «Касса»
– кредитуется счет-источник:
– 51 Расчетный счет
– 71 Расчеты с подотчетными лицами
– 46 Реализация товаров, услуг
– 76 Расчеты с прочими кредиторами и дебиторами
Все операции по дебету счета «Касса» при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости №1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с группировкой по корреспондирующим счетам.
Выдача наличных денег – кредит счета «Касса».
Все такие операции при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчетов кассира с соответствующей группировкой.
По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.
Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий; могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира, может быть также ведомственная/судебная ревизия.
При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит возмещению кассиром.
Дебет 84 – Кредит 50
Дебет 73\3 – Кредит 84
Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход бюджета.