Закрытое акционерное общество «Альфа»
Памятка работнику на случай командировки
До начала командировки
Подпишите в кадровой службе приказ о направлении в командировку. Там же получите служебное задание и командировочное удостоверение. Проверьте, чтобы все необходимые графы удостоверения были заполнены, в том числе отметка об убытии.
Получите в бухгалтерии аванс на командировочные расходы (суточные, деньги на проезд, оплату жилья и т. п.). Выдача аванса производится только при условии полного отчета по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег другим работникам запрещается.
Командировка за границу
Если вы командированы за границу, дополнительно получите в кадровой службе загранпаспорт с оформленной визой и медицинскую страховку.
При командировании в дальнее зарубежье получать командировочное удостоверение не нужно. При направлении в страны СНГ командировочное удостоверение получите в общем порядке.
Во время командировки
Все ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены документами, неподтвержденные документами расходы возмещаться не будут. Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, – предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.
Документы, подтверждающие расходы на проезд. Сохраняйте все проездные документы
(авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте документ, подтверждающий оплату этой услуги.
В качестве расходов на проезд вам могут быть возмещены:
● стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) междугороднего сообщения;
● расходы на оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
● плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
● расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Проезд городским пассажирским транспортом общего пользования по городу вы должны оплатить за счет суточных. Исключением является поездка на вокзал или в аэропорт, если они находятся за чертой населенного пункта.
Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания (счет на бланке строгой отчетности или счет-фактуру и чек ККМ). При этом проследите, чтобы в документах был выделен налог на добавленную стоимость. Например, если в гостиничном счете записано: «Итого: стоимость 11 800 руб., в том числе НДС», попросите записать: «Итого: стоимость 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб.».
Прочие документы (акты произвольной формы, квитанции к приходным кассовым ордерам) не заменяют указанных документов.
Документы, подтверждающие цель командировки. Сохраняйте все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).
Перед отъездом из принимающей организации не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице и дням приезда и отъезда.
В принимающей организации
Находясь в организации, в которую вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений.
При возникновении проблем при выполнении служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения вопроса.
По окончании командировки
Поставьте в кадровой службе в командировочном удостоверении отметку о возвращении из командировки.
Заполните в служебном задании раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и подпишите его у непосредственного руководителя.
Оформите авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложите к нему все подтверждающие документы. Если вы не знаете, как заполнить ту или иную графу авансового отчета, проконсультируйтесь у работника бухгалтерии.
В течение трех дней по возвращении из командировки передайте в бухгалтерию заполненные служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет, неизрасходованную сумму аванса, полученную на командировочные расходы. В случае перерасхода после обработки авансового отчета получите в бухгалтерии остаток суммы на возмещение расходов.