Учет, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 31.07.96 года № 90, утвержденными Правлением Национального Банка от 25.06.96 года (протокол № 11) и правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 25.07.2000 года № 17.1г.
В соответствии с этим документом, организации, независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Национальным Банком Республики Беларусь в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Расчеты наличными денежными средствами регулируются Указом Президента РБ от 7 декабря 2000 года № 660 “О внесении изменений и дополнений в Указ Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 “Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь”.
В соответствии с внесенными изменениями и дополнениями расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в РБ в размере не более 50 минимальных заработных плат в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка. Также соответствующие расчеты вправе осуществлять юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, занимающиеся международными автомобильными перевозками грузов, в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, только за услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров РБ. Кроме того, редакция подпункта 5.3 вышеназванного документа предусматривает, что расходование наличных денежных средств в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, впредь будет осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на цели, предусмотренные законодательством, и в порядке, определенном НБ РБ, в частности с Правилами организации наличного денежного обращения в РБ, утвержденным постановлением Правления НБ РБ от 25 июля 2000 г. № 17.1г.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при однородных расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями).
Различают чеки из лимитированных и нелимитированных чековых книжек. Лимитированные чековые книжки выдаются для расчетов только с одним поставщиком или подрядчиком. Сумма лимита и срок действия книжки должны быть ограничены.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.
За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ответственность в соответствии с Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденной Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь 13 ноября 2000 года № 30.3 разработанной на основании статьи 167 Закона Республики Беларусь от 14 декабря 1990 г. N 464-XII "О Национальном банке Республики Беларусь"[1], в соответствии с Законом Республики Беларусь от 14 декабря 1990 г. N 465-XII "О банках и банковской деятельности в Республике Беларусь"[2], другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Настоящая Инструкция устанавливает ответственность юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов за нарушение правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь и определяет следующий порядок применения мер ответственности к предприятиям за нарушение правил ведения кассовых операций на территории Республики Беларусь в белорусских рублях.
Настоящая Инструкция не распространяется на банки и небанковские кредитно-финансовые организации при осуществлении ими банковских операций и иной деятельности, предусмотренной банковским законодательством Республики Беларусь.
За осуществление расчетов наличными денежными средствами между предприятиями сверх определенного законодательством Республики Беларусь предельного размера расчетов взыскивается штраф в двукратном размере суммы соответствующего произведенного платежа (платежей) с каждого из участников расчетов (плательщика, получателя либо с обоих), допустившего превышение установленного размера.
В фактический размер расчетов наличными денежными средствами включаются все произведенные предприятием операции по приему наличных денежных средств от других предприятий и по расчетам наличными денежными средствами с другими предприятиями в течение месяца.
В двукратном размере произведенного платежа (платежей) взыскивается штраф с предприятий в следующих случаях:
- при отсутствии разрешения руководителя обслуживающего учреждения банка на проведение предприятием (за исключением индивидуальных предпринимателей, не открывших счета в учреждениях банков в соответствии с законодательством Республики Беларусь) расчетов наличными денежными средствами, в случае, если общая сумма платежа (платежей) не превысила установленный законодательством Республики Беларусь предельный размер расчетов, - от суммы произведенного платежа (платежей) с предприятия, не получившего соответствующего разрешения.
Разрешение на проведение предприятиями расчетов наличными денежными средствами в установленном законодательством Республики Беларусь размере должны иметь все стороны, участвующие в расчетах (в том числе производимых из выручки), за исключением индивидуальных предпринимателей, не открывших счета в учреждениях банков в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Процедура выдачи разрешений на расчеты наличными денежными средствами между предприятиями определяется руководителем учреждения банка.
Разрешение может быть оформлено в виде:
Ø резолюции руководителя учреждения банка на ходатайстве предприятия;
Ø подписи руководителя учреждения банка на сообщении (заявке-расчете) об установленном предприятию размере расходования наличных денежных средств на эти цели из выручки и т.д.
Предприятие должно получить разрешение обслуживающего учреждения банка на проведение расчетов наличными денежными средствами между предприятиями в предварительном порядке, за исключением использования личных средств физических лиц при оформлении документов, необходимых для регистрации вновь образуемому предприятию, и других установленных законодательством Республики Беларусь случаев;
- при превышении предприятием (за исключением индивидуальных предпринимателей, не открывших счета в учреждениях банков в соответствии с законодательством Республики Беларусь) предельного размера расчетов, установленного руководителем обслуживающего учреждения банка, в случае, если сумма платежа при этом не превысила установленный законодательством Республики Беларусь предельный размер расчетов наличными денежными средствами, - от суммы произведенного платежа;
- при совершении предприятием (за исключением индивидуальных предпринимателей, не открывших счета в учреждениях банков в соответствии с законодательством Республики Беларусь) в течение месяца нескольких платежей, в общей сумме превышающих установленный руководителем обслуживающего учреждения банка предельный размер расчетов, с предприятия, допустившего превышение, - от общей суммы всех произведенных за месяц платежей.
Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные денежные средства и др.) в интересах предприятия, с которым они состоят в трудовых отношениях, следует расценивать как расчеты наличными денежными средствами между предприятиями.
При этом использованные личные средства физических лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными денежными средствами между предприятиями по дате фактического расходования личных средств физическими лицами. Дата составления авансовых отчетов и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных средств не учитывается.
Компенсационные выплаты, связанные с оформлением безработными документов на занятие предпринимательской деятельностью, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы, а также в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, не являются расчетами, связанными с использованием физическими лицами личных средств в интересах предприятия.
За несвоевременное оприходование в кассу наличных денежных средств взыскивается штраф в размере 50% от несвоевременно оприходованной суммы.
За неоприходование в кассу наличных денежных средств предприятия несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Сдача наличных денежных средств в центральную кассу предприятия подразделениями, расположенными вне месторасположения предприятия и не являющимися обособленными подразделениями, продавцами мелкорозничной торговой сети (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пунктами передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), а также иными уполномоченными лицами (агенты, распространители, инспекторы и другие материально ответственные лица), сдающими выручку в центральную кассу предприятия, должна осуществляться в установленный в соответствии с законодательством Республики Беларусь срок. Записи кассиром в кассовую книгу производятся в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличных денег от вышеуказанных подразделений, уполномоченных лиц.
Сдача наличных денежных средств в центральную кассу вышеуказанными подразделениями, уполномоченными лицами с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования в кассу наличных денежных средств.
За превышение установленных лимитов остатков (предельные остатки) касс взыскивается штраф в размере 25% от суммы выявленного превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы за каждый рабочий день предприятия.
При каждом последующем установлении проверками, проведенными в течение года от даты предыдущей проверки, превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы штраф взыскивается в размере 50% от суммы выявленного превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы за каждый рабочий день предприятия.
При определении превышения установленного лимита остатка (предельный остаток) кассы для предприятия в целом по предприятиям, имеющим в своем составе подразделения, расположенные вне месторасположения предприятия и не являющиеся обособленными подразделениями, мелкорозничную торговую сеть (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пункты передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), а также иных уполномоченных лиц (агенты, распространители, инспекторы и другие материально ответственные лица), сдающих выручку в центральную кассу предприятия, в фактический остаток включается сумма наличных денежных средств, находящихся в кассе самого предприятия, при условии соблюдения вышеуказанными подразделениями, уполномоченными лицами сроков сдачи наличных денежных средств.
При несоблюдении сроков сдачи выручки в фактический остаток включается сумма наличных денежных средств, находящихся в кассе самого предприятия и у вышеуказанных подразделений, уполномоченных лиц предприятия, нарушивших срок сдачи выручки.
За нарушение установленного Национальным банком Республики Беларусь порядка заимствования наличных денежных средств другим предприятиям взыскивается штраф в размере 20% от заимствованной суммы.
За несоблюдение порядка и сроков сдачи выручки в кассу учреждения банка, инкассаторской службе учреждения банка либо эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь подразделениями предприятия с круглосуточным режимом работы, сдающими выручку в соответствии с законодательством с зачислением на текущий (расчетный) счет головного предприятия (минуя центральную кассу), лимит остатка (предельный остаток) кассы которым не устанавливается, взыскивается штраф с предприятия в размере 20% от суммы выручки, не сданной указанными подразделениями предприятия в установленных в соответствии с законодательством объемах и в установленные сроки.
За несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет, взыскивается штраф в размере 10% от суммы выданного аванса.
За выдачу наличных денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.
За использование выручки без согласования с обслуживающим учреждением банка, а также сверх установленных учреждением банка размеров взыскивается штраф в размере 20% от суммы нарушения.
За нецелевое использование наличных денежных средств, полученных из касс учреждений банков, за нецелевое расходование наличных денежных средств из выручки взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения.
За другие нарушения правил ведения кассовых операций, не перечисленные выше и приведшие к сокрытию превышения установленного предприятию лимита остатка (предельный остаток) кассы, взыскивается штраф в размере 25% от суммы нарушения за каждый рабочий день предприятия согласно расчету суммы превышения лимита остатка (предельный остаток) кассы.
При выявлении у одного предприятия нескольких нарушений сумма штрафа начисляется и взыскивается по совокупности нарушений.
Вместе с тем, в соответствии с пунктом 2 статьи 8 Закона Республики Беларусь "О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь" юридические и физические лица, занимающиеся реализацией продукции (работ, услуг) за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, обязаны осуществлять прием денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в государственной налоговой инспекции.
Если организации, в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения, не имеют возможностей применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться специальные формы бланков документов.
Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списания с него, банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных поручений) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, народного суда, налоговых или финансовых органов.
Очередность списания денежных средств с расчетного счета клиента банка установлена в соответствии с «Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь (с учетом изменений и дополнений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от 07.12.2000 N 660; 25.04.2001 N 218; 06.06.2001 N 305)».
Настоящий порядок распространяется на расчеты, которые осуществляются на территории Республики Беларусь юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями, за исключением: расчетов с кредиторами, производимых ликвидируемыми юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимателями, в отношении которых приняты решения о прекращении предпринимательской деятельности; расчетов наличными денежными средствами по платежам в бюджет (в том числе в государственные целевые бюджетные фонды) и в государственные внебюджетные фонды, осуществляемых через юридические лица, уполномоченные согласно законодательству Республики Беларусь взимать такие платежи. При осуществлении платежей с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях юридические лица, их обособленные подразделения и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать следующую очередность:
Вне очереди производить платежи в счет 3:
- неотложных нужд в размере до 10 процентов средств, поступивших на указанные счета за предыдущий месяц; погашения задолженности по выплате заработной платы в суммах, соответствующих размеру утвержденного бюджета прожиточного минимума для трудоспособного населения на каждого работника с учетом коэффициентов повышения тарифных ставок рабочих в установленном порядке исходя из списочной численности работников и размеру оплаты отпусков, выплаты страховых взносов на эти суммы в Фонд социальной защиты населения Министерства социальной защиты, выходных пособий, алиментов, пособий по государственному социальному страхованию, а также подоходного налога, исчисленного из данных сумм доходов, подлежащих налогообложению. При отсутствии или недостаточности средств в белорусских рублях на текущих (расчетных) счетах указанные платежи осуществлять за счет средств, полученных от продажи (в том числе обязательной) иностранной валюты. В этом случае продажа средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в иностранной валюте, должна производиться до исполнения предъявленных к данным счетам платежных требований или иных платежных инструкций; погашения банковских кредитов, выданных на выплату задолженности по заработной плате, в пределах утвержденного бюджета прожиточного минимума на одного работающего;
В первоочередном порядке производить платежи:
- в бюджет, государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды (налоги, неналоговые платежи, ссуды, займы, обязательства, возникшие в случае осуществления Правительством Республики Беларусь платежей по погашению и обслуживанию кредитов, полученных под гарантии Правительства Республики Беларусь, и проценты по ним); по исполнительным документам о взыскании (выплате) заработной платы, алиментов, сумм по возмещению вреда, причиненного работникам увечьем, профессиональным заболеванием либо иным повреждением здоровья, а также в случае потери кормильца; за реализованные материальные ценности государственного и мобилизационного резервов;
Во вторую очередь осуществлять платежи4:
- за полученные природный газ, электрическую и тепловую энергию; за коммунальные услуги; в счет погашения задолженности по банковским кредитам и процентов по ним, кроме кредитов, указанных выше; по бесспорному взысканию пени за не выполненные в срок обязательства по оплате потребителями (кроме граждан) полученных природного газа, электрической и тепловой энергии;
В третью очередь5:
- производить платежи за сельскохозяйственную продукцию, продукты ее переработки, продовольственные товары, лекарственные препараты, дрожжи кормовые и провит;
В четвертую очередь:
- осуществлять платежи, не указанные выше;
Платежи в пределах одной и той же очереди производить в порядке календарного поступления расчетных документов в банк плательщика, за исключением: платежей по исполнительным документам судов, осуществляемых в первоочередном порядке в той очередности, к которой относится предмет иска; платежей четвертой очереди, по которым юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно определять очередность оплаты расчетных документов. Взыскание средств в счет погашения бюджетных ссуд, бюджетных займов, платежей в государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды, а также задолженности перед бюджетом по обязательствам, возникшим в случае осуществления Правительством Республики Беларусь платежей по погашению и обслуживанию кредитов, полученных под гарантию Правительства Республики Беларусь, и процентов по ним, банковских кредитов, предоставленных по решениям Президента и Правительства Республики Беларусь для реализации государственных программ, и процентов по ним, выданных в белорусских рублях и иностранной валюте, производить в бесспорном порядке с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях и иностранной валюте юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Организации имеют право открыть валютный счет на территории Республики Беларусь в любом банке, уполномоченном Национальным банком РБ на проведении операций с иностранными валютами. Обычно банки открывают счета по отдельным видам иностранных валют. Можно открывать счета сразу в нескольких валютах, что позволяет избежать конверсии валюты из одной в другую, осуществляемой за плату по действующему курсу международного валютного рынка на день совершения операции. Возникающие при этом курсовые разницы относятся на счет организации.
На валютный счет организации могут быть зачислены в иностранной валюте следующие суммы:
- переведенные из-за границы через уполномоченный банк в оплату экспортных товаров (работ, услуг) и оставшиеся после обязательной продажи в валютный резерв и на внутреннем валютном рынке;
- перечисленные с валютных счетов других владельцев в оплату купленных товаров;
- купленные владельцем счета на валютный бирже и на валютном аукционе;
- другие поступления с разрешения уполномоченного банка, Национального банка Республики Беларусь.
Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте использует счет 52 “Валютный счет”. По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов. Операции по валютным счетам отражают на основании выписок банка и приложенных к ним денежно - расчетных документов.
Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, открытому в учреждениях банков для хранения денежных средств в иностранных валютах.
Операции с валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами (резидентами), за выполненные работы и оказанные услуги, запрещены действующим законодательством. Однако валютные операции с наличной валютой могут иметь место при командировании работников предприятия за рубеж.
Если предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Для учета операций с наличной валютой к счету 50 открывают субсчет 50-2 “Валютная касса”.
Поступление (выдача) валюты оформляется кассовыми приходными (расходными) ордерами обычным порядком. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, немецких марках, английских фунтах стерлингов, французских франках и т.д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции.
При командировании работников предприятия за границу, наличная валюта, полученная с текущего валютного счета (дебет субсчета 50-2, кредит субсчета 52-2), выдается под отчет (дебет счета 71, кредит субсчета 50-2). При совершении текущих валютных операций, в результате меняющихся курсов валют, возникают курсовые разницы, которые относят: на операционные доходы (кредит субсчета 80-2) предприятия - положительные курсовые разницы; на операционные расходы (дебет субсчета 80-2)- отрицательные курсовые разницы.
Под суммами курсовой разницы понимается разность курсов рубля к иностранным валютам на последнее число отчетного периода и дату совершения операции (выписки денежно-расчетного документа), на последние число отчетного периода и предыдущего отчетного периода и другие аналогичные разницы.
В течение года предприятиям разрешено курсовую разницу учитывать на счете 83 “Доходы будущих периодов “, субсчет “Курсовая разница” которая в декабре подлежит списанию со счета 83 на счет 80 “Прибыли и убытки “, субсчет 2 “Операционные доходы и расходы”.