Этому вопросу посвящена статья 54 Закона. При подготовке общего собрания акционеров совет директоров (наблюдательный совет) общества, а в случаях, предусмотренных пунктом 8 статьи 55 Закона, лица, созывающие собрание, определяют:
- дату, место и время проведения собрания;
- повестку дня собрания;
- дату составления списка акционеров, имеющих право на участие в собрании;
- порядок сообщения акционерам о проведении общего собрания;
- перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке
к проведению собрания;
- форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями;
- типы привилегированных акций, владельцы которых обладают правом голоса по вопросам повестки дня общего собрания, проводимого в форме собрания, а также о времени начала регистрации лиц, участвующих в общем собрании.
Как видим, в 54 статье ничего не сказано о проведении собрания. Что же касается подготовки к нему, то приводится перечень чисто формальных решений, необходимых для созыва собрания.
В то же время подготовка собрания требует проведения многих мероприятий, в том числе и тех, о которых говорится в статьях 51, 52 и 56 Закона. К тому же большинство чисто технических действий, связанных с подготовкой собрания, в Законе, естественно, не могло найти отражения, в этом нет необходимости. Однако без их проведения подготовить собрание невозможно.
Результативность собрания акционеров в значительной степени зависит от того, насколько четко проработана организация его проведения, налажено взаимодействие ведущего собрание, секретариата, держателя реестра, счетной и ревизионной комиссий и участников собрания.
Для того, чтобы избежать необоснованных дискуссий, шквала вопросов из зала по процедурным вопросам, необходим регламент (порядок) проведения собрания акционеров, являющийся составной частью устава общества; компании обязаны внести изменения в свои Уставы либо внутренние документы, регулирующие порядок проведения общих собраний акционеров в связи с тем, что в июле 2002 года было опубликовано Постановление ФКЦБ «Об утверждении дополнительных требований к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров». Это значит, что уже с 18 августа все акционерные общества начали жить по новым правилам принятия корпоративных решений.
В связи с изданием названного документа большинству акционерных обществ придется не только изменить подход к подготовке, созыву и проведению акционерных собраний, но и внести соответствующие изменения в Уставы и внутренние документы акционерных обществ. Следовательно, именно этот нормативный акт в первую очередь повлияет на отечественные компании, и именно его акционерные общества будут наиболее часто применять в текущей деятельности.
На первый взгляд «Дополнительные требования» не содержат никаких существенных изменений, связанных с общими собраниями акционеров. Все вроде бы остается на своих местах. И только внимательное изучение положения раскрывает истинный смысл документа. Дело в том, что «Дополнительные требования», изменяя детали, призваны трансформировать представление об общем собрании акционеров, превратив его из пустой формальности и наглядного примера нарушения прав миноритарных владельцев ценных бумаг в действенный механизм, предполагающий участие в управлении компанией всех ее акционеров.
Удастся ли «Дополнительным требованиям» достичь поставленной цели, покажет время, однако уже сейчас можно сделать некоторые выводы по поводу содержания этого документа.
Так, при подготовки общего собрания акционеров устанавливается исчерпывающий перечень способов, с помощью которых акционер может контактировать с компанией. В частности, для того чтобы внести предложения в повестку дня общего собрания или инициировать проведение внеочередного акционерного собрания, надо воспользоваться одним из следующих средств:
· направит письмо почтой;
·вручить под роспись уполномоченному лицу общества;
· направить иным способом, предусмотренным Уставом или внутренними документами общества (например, с помощью электронной почты).
К сожалению, при почтовом извещении «Дополнительными требованиями» устанавливается возможность послать письмо либо по местонахождению единоличного исполнительного органа общества, либо по иным адресам, указанным в Уставе и внутренних документах юридического лица. Вряд ли это положение существенно поможет акционерам довести свое мнение до компании. Скорее всего оно будет использоваться для того, чтобы неугодные акционеры не смогли внести интересующие их вопросы в повестку дня и выдвинуть кандидатов в органы общества. Если общество устанавливает несколько адресов для приема корреспонденции, лучше направлять письма по местонахождению его генерального директора.
В связи с данным нововведением компаниям целесообразно внести некоторые изменения в свои Уставы либо внутренние документы, регулирующие порядок проведения общих собраний акционеров. В частности, следует указать точные адреса, по которым акционеры могут контактировать с обществом. Во избежание возможных разногласий необходимо предусмотреть, кому акционер или его представитель будет вручать под роспись свои предложения. Это может быть генеральный директор или председатель Совета директоров компании, корпоративный секретарь общества (если в обществе предусмотрена такая должность), иное лицо, уполномоченное принимать письменную корреспонденцию, адресованную обществу. Если компания предполагает контактировать со своими акционерами иными способами, например посредством факсимильной и телеграфной связи, электронной почты с использованием электронной цифровой подписи и т.д., их необходимо перечислить в Уставе или внутренних документах общества.
Необходимо предусмотреть, что считается датой внесения предложений. Ведь в некоторых случаях указанную дату достаточно сложно определить без соответствующего разъяснения. В случае с факсимильными сообщениями это может быть и получение предложения, к примеру, путем автоматического приема документа факсимильным аппаратом, и непосредственная регистрация документа лицом, ответственным за получение данного вида посланий.