Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Для бланков документов применяют бумагу:
– формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм);
– плотности от 80 до 200 г/м2;
– со степенью яркости от 90 %.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее): верхнее, нижнее, левое – по 20 мм; правое – 10 мм.
Бланки подразделяются на:
1) основные,к которым относятся:
– общий бланк,
– бланк письма;
2) дополнительные,к которым можно отнести:
– бланк конкретного вида документа,
– бланк должностного лица организации (должностной бланк),
– бланк структурного подразделения организации.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации (ОКПО);
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 – наименование организации;
14 – место составления или издания документа.
Кроме этих реквизитов, на общем бланке могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле.
Бланк письма может включать в себя следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации (ОКПО);
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа (ОКУД) – как правило, не указывается;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации.
Кроме указанных реквизитов, на бланке письма могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов документа:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 – адресат;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.п.
Бланк структурного подразделения также создается на основе общего бланка. Он применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На нем указывается наименование структурного подразделения, например:
Башкирский арматурный завод
ооо
Бланк должностного лица организации также создается на основе общего бланка. Он используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке под наименованием организации указывается должность ее руководителя, например:
Башкирский биохимический комбинат
зао
Директор
Возможно указание названия организации внутри должности руководителя, например:
Президент
ЗАО «Башкирский биохимический комбинат»
При разработке бланков документов, рекомендуются два варианта расположения реквизитов:
– продольный;
– угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется, как правило, при оформлении общего бланка, а также всех бланков, создаваемых на основе общего бланка (бланка конкретного вида документа, бланка структурного подразделения, бланка должностного лица).
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется, как правило, при оформлении бланка письма.
Бланки с продольным вариантом расположения реквизитовцелесообразно применять, если наименование организации содержит большое количество печатных знаков. Это может быть, например, в случаях, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, справа – на национальном языке субъекта РФ.