 |
34. 
Трактованы Содержаны
Замечания преподавателя:
 |
5. Прочитайте гл. XXX Генерального регламента 1720 г.
«О должности Нотариуса
Понеже должность его чина в том состоит, чтоб он при собрании коллегии протокол держал, того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать.
1. Всем приключившимся в коллегиях делам, или перечнем, или когда дело великой важности, то пространно со всеми надлежащими обстоятельствы.
2. Выписку или содержание всех от его царского величества и от всех других коллегий губерний, служителей, подданных и прочих полученных, и против того отпущенных указов (грамот), писем, требований, мемориалов, реляций и прочее.
3. Записывать разговоры о важных делах, такожде записывать и то, ежели коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит.
4. Записывать, когда члены в голосах не согласны, как в 6 главе сего
Регламента объявлено, а дело чрез голоса к вершению произвести и решити надлежит; а ежели члены согласны, то голоса в протокол не записываются, но только краткая записка, и по оному решению; он же нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в канцелярии набело переписывать, листы номеровать и алфавитным реэстром содержание дел и персон напреди сделать, и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред президентом на столе иметь, дабы оную в коллегии ежедневно видеть, и о невершенных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершенных и окончанных делах иметь. А секретарь напишет к тому на поле, которому канцлярийскому служителю каждое дело ко управлению его отдано. Сие все повинен он исполнять под такимиж штрафами и наказаниями, как в должности секретарской написано».
Определите, о каком документе идет речь в этой главе и
опишите его формуляр:
Речь идет о протоколе.
Протокол - это внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования. В протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, состав присутствующих. "Важные" документы "сочинял" секретарь. Составлять документы предписывались в соответствии с уставами и резолюциями.
Устанавливалась процедура изготовления в боярском суде судного списка (протокола): составленный дьяком в ходе рассмотрения дела протокол переписывался подьячим "с черна начисто" в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком ("дьяку же дела все справити самому") и удостоверялся ("к тем делам дьяку рука своя приложити"). Окончательный текст протокола читался судьями.
Все члены коллегии скрепляли решения и подписывали указы по принятым решениям "скреплял его своей подписью"
 | |
|
Замечания преподавателя:
6. Изучите статьи Общего Губернского учреждения 1775 г. и определите виды переписки между учреждениями различных уровней управления:
Ст. 194. Места высшия посылаютъ въ места имъ подведомственные указы, и получают оть нихъ рапорты и доношения.
Ст. 195. Места равные сносятся между собою сообщениями.
Ст. 196. Места высшия съ подчинёнными имъ, и все места губернския съ равными имъ, хотя бы сии последния были и других губерний, сносятся непосредственн; таково же непосредственное сношение по всем вообще
Наказная и пямятка
Замечания преподавателя:
7.Проанализируйте документы XVIII в. и определите, какие реквизиты выделялись из текста.
Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата
составления (подписания), получения документа, скрепы,
регистрационные
номера (исходящий и входящий).
Замечания преподавателя:
8.Рассмотрите формы письмоводства, приложенные к Общему учреждению министерств 1811., и укажите виды документов, состав реквизитов бланков и расположите их в формах:
Форма 1. Сношение министров между собой и съ лицами имъ равными, и предписания лицам подчинённымъ
Министерство или Господину №№. (Здесь
Главное Управление №№. должно означить только
Департамент или Канцелярия№№. Звание, не выставляя
Отделение №. Ни чина, ни имени).
Стол №.
Месяц, число, год, №.
О том – то (здесь содержится краткое
содержание дела, если же отношение
естъ ответ, то вместо содержания
отмечается только отметка:на № такой-то).
Содержание.
Подпись министра.
Скрепа:Директор №№.
Примечание. 1) Из бумаг секретныхъ, вместо означения департамента подписывается: по секретной части, и сверх того означается вверху бумаги: секретно. 2) Бумаги секретные директоромъ не скрепляются.
3) В учреждении указаны случаи, когда с бумаги, за подписанием министра идущие, директором не скрепляются. 4) Сношения министров военных с чиновниками воинскими оставляются в той форме, какая особенно означается только для них постановлена.
Форма II.Отношения и представления къ Министрамъ.
Министерство такое-то Господину министру NN. (Здесь
Департамент. означается только
название министерства).
Отделение.
Стол.
Содержание дела или
Ответ на № такой-то.
Месяц, число, год,№.
От такого-то.
Содержание.
Подпись.
Скрепа.
Примечание. 1) На поле означается то министерство, к коему делается отношение. такой-то. 2) Когда в управлении губерний введены будут разделения дел по департаментам и отделениям: тогда внизу под № означать должно департамент и отделение. Скрепа предполагает также будущий распорядок письмоводства в губерниях. 3) В министерствах военных сохраняется прежняя форма рапортов от лиц подчиненных.
Форма III. Предписания Министерствъ ихъ Департаментамъ.
Министерство или Департаменту такому-то.
Главное управление №.
Канцелярия.
Отделение №.
Стол №.
Месяц, число, год, №
О том-то.
Содержание.
Подпись министра.
Скрепа директора канцелярии.
Форма IV. Представление или докладная записка от департамента министру
Министерство или
Главное управление №№.
Департамент №.
Отделение N.
Стол №.
Месяц, число, год, №
О том-то (здесь означается кратко
содержание дела. Если же представление
есть ответ на предписание,
то означается: Ответ на № такой-то).
Содержание дела со всеми
принадлежащими к тому
обстоятельствами.
Заключение департамента. Подпись директора.
Скрепа начальника отделения.
Форма 1. Вид переписки: ведения.
Форма 2. Вид переписки: рапорты.
Форма 3. Вид переписки: требования.
Форма 4. Вид переписки: рапорты.
Наименование ведомства, учреждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа.
Замечания преподавателя:
9. Изучив документ XIX в., проанализируйте его бланк, опишите порядок его адресования и подписания (даётся документ):
Бланк: Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование ведомства,
учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ,
дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов,
заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, но вскоре их
сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
Порядок адресования: Правила написания адресата определялись
соподчиненностью учреждений. Если документ адресовался конкретному
должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с
высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул.
В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул
опускался.
Порядок подписания: Правила подписания документа по-прежнему
определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя.
Законы повторяли установленные в ХVIII веке правила подписания
журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Характер подписи зависит от адресата, который ставил скрепу на документе. Для удостоверения документов в XIX веке употреблялись три го-сударственные печати; большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа. Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались.
Замечания преподавателя:
10На основе предложенных документов проанализируйте историю развития формуляра документа и его реквизитов. В таблице отразите форму документа, наличие реквизитов, место их расположения, структуру текста в разные исторические периоды:
| Название реквизита | XVI – XVII вв. | XVIII в. | XIX – начало XX |
| Вид (разновидность) | Судебник,грамоты,судные списки,писцовые книги,отписки, сказки,челобитные, памятки,сказки | Диплом,указы,регламенты,протоколы,резолюции,приговоры,рапорты, | Добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты,докладные записки, справки, журналы заседаний,отчеты,переписки,акты. |
| Автор | В судебнике,грамотах и челобитных автор обозначается в начале текста, в протоколах в конце текста. | В указах автор обозначался вслед наименованию вида документа: При этом автор конкретизировался указанием: «из Сената» или «из коллегии». Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: «По указу ее императорского величества». Определялись правила титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы. В документах XVIIIв. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата – наименования учреждения. | В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие принимать прошения за несколькими подписями. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг.XIXв. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. |
| Адресат | В судебниках, губных и земских грамотах давалось подробное адресование – указание «всех служилых чинов и сословий или лиц». Конкретный адресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах, в некоторых сказках. С адресата обычно начинался текст и таких документов как отписки и челобитные. Однако обозначения адресата имело особенность: они адресовались на имя царя («Государю и великому князю»), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких случаях делалась особая отметка о конкретном адресате: В 1680 г. вышел указ, который предписывал указывать на документах, направляемых в приказы или отправляемых из них, только фамилию главного судьи. На документах – столбцах адресат повторялся на обратной стороне. | Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.2. Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка | Обозначение адресата имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах Адресат указывался в правом углу листа Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений: в сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в", в отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул. В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался В первой четверти XIX в. появляются конверты. На них повторяли адресат документа |
| Текст | В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Существовали некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности докуме | Выделение реквизитов из текста – ¾ века господствовало коллежское делопроизводство Каждый вид реквизита имел своё место в формуляре Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подписью строке или над текстом Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом | Большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Они делались на правой стороне страницы документа В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась отметка: "к делу" В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба |
| Дата | Документы с XII-XVвека не датированы,с XVI века появляется дата,которая обычно ставится в начале текста. | В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году». К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: «Января 19 дня 1775 года» | В высочайше утвержденных мнениях Государственного Совета дата указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах – после подписи. В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны. |
| Состав удостоверения | Подпись дьяка и подьячего, Авторскую подпись ранг, сXIVв., имели акты феодального землевладения и хозяйства,Кроме того, эти документы удостоверялись подписями послухов,Соборное Уложение 1649 г. имело 315 авторских подписей,Авторскую подпись имели отписки, сказки, челобитные, расспросные речи (допросы).Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. | Документы подписывались автором.Указом от 4 апреля 1714 г. отменялся прежний способ удостоверения документов: секретари и дьяки не должны были больше подписывать документы. Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте. Снова указывалось, что протоколы должны были подписывать все члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказывавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону. Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами. Документы удостоверялись печатью. | Правила подписания документа определялись для каждого вида документа: манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя, справки, сведения, записки, переводы подписывались составителями Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник, а заверяли копии должностные лица Более детально определяется порядок скрепления документов: указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров; переписка министра скреплялась директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром; документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента; в регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель Отметка об утверждении делается после заголовка над текстом документа В начале XX в. акт утверждения документа оформляется специальным грифом в верхнем левом углу |
| Форма документа | В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Рукописные книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. Существовала еще одна форма документа – развернутый лист александрийской бумаги | В 1700 г. указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями. | Формуляр документа выдерживается более строго Унификации формы документа На гербовой бумаге писались просительские документы и акты Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге В 1883 г. были установлены единые размеры листов бумаги Прослеживается стремление формализации чётких правил расположения и написания реквизитов |
Замечание преподавателя:
11. Перечислите законодательные акты, регламентирующие процессы документирования в дореволюционной России:
XVII в.:
Соборное Уложение 1649 г.
XVIII в.:
Указ «О печатании книг гражданским шрифтом» 1708 г.
Генеральный регламент 1720 г.
Табель о рангах 1722 г.
Учреждения для управления губерний 1775 г.
XIX в.:
Общее учреждение министерств 1811 г.
Правила Военного министерства «О порядке хранения и уничтожения решенных дел» 1836 г.
Учреждения губернских правлений 1845 г.
Циркуляр Министерства внутренних дел «О разборке архивных дел учреждений Министерства внутренних дел» от 9 декабря 1852 г. и 5 марта 1853 г.
Замечания преподавателя:
Оценка преподавателя:
Источники и литература
Источники
Судебник 1550 г. // Судебники XV – XVII вв./ Под ред. Б. Д. Грекова. М.,
1952.
Соборное уложение 1649 г. Л.: Наука. 1987г.
Табель о рангах 1714 г. // Полное собрание законов Российской империи
(далее – ПЗС). Собр. первое. Т. 5.№ 48.
Генеральный регламент 1720 г. // ПСЗ Российской империи.
Собрание первое. Т. 6. № 3534.
Общее губернское учреждение 1775 г. // Свод законов Российской империи.
Ч. 2. СПб., 18 – 2.
Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ Российской империи.
Собрание первое. Т. 31. № 24686.
ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
Литература
Делопроизводство (Организация и технологии документационного
обеспечения управления): Учеб. для вузов. М.: ЮНИТИ – ДАНА,
2000. 359 с.
Ерошкин Н. П. История государственных учреждений в России. 4–е изд.
М.,1997. С. 71 – 137.
История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. Я. З. Лифшица,
В. А. Цикулина. М., 1974. С. 19 – 20. 30 – 35.
Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России, М.:
РГГУ, 1993. С. 23 – 27, 40 – 44, 54 – 59, 70 – 71.
Илюшенко М. П. Кузнецова Т. В. Формуляр документа М.:МГИАИ, 1986. С.
4 – 46.
|