Служба документационного обеспечения управления

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль ис­полнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация ДОУ;

• ведение ДОУ;

• совершенствование ДОУ.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

• управление делами;

• управление ДОУ;

• канцелярия;

• отдел ДОУ;

• секретариат (дирекция);

• инспекция при руководителе.

Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функцио­нальные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

Тема 2. Классификация документов и электронный документооборот

Классификация документов

2. Электронный документ

Электронный документооборот

4. Унифицированные системы документации

Классификация документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы со­ставления и др. с целью организации и повышения эффек­тивности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструк­циях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования:

• рукописные;

• электронные;

• графические;

• кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

• организационно-распорядительные;

• финансово-бухгалтерские;

• научно-технические;

• по труду;

• отчетно-статистические;

по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

• открытые (несекретные);

• с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

• "Для служебного пользования" (служебная информация, пред­назначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

• "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (ин­формация, содержащая государственную тайну);

• "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ):

• "Коммерческая тайна" (информация, используемая для дости­жения коммерческих целей, разглашение которой может на­нести ущерб обладателю информации);

по происхождению:

• официальные (служебные) (затрагивающие интересы органи­зации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

• личные (касающиеся интересов конкретного лица и являю­щиеся именными);

по юридической значимости:

• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпля­ры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

• заверенные копии (копии документов, на которых в соответст­вии с установленным порядком проставляют необходимые ре­квизиты, придающие им юридическую силу);

• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения:

• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

• типовые (созданные для документирования стандартных ситуа­ций, например: командирования, и используемые во всех орга­низациях);

по срокам хранения:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).

Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация пред­ставлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания, его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлин­ность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

• на экране дисплея;

• бумажном носителе;

• ином отделимом от машинного носителя материальном объек­те в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется пре­доставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми акта­ми РФ или соглашением сторон.

Преимущества использования электронных документов:

- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем об­работка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

- хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следую­щие преимущества:

- прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;

- исправления вносятся в проект документа;

- одновременная рассылка проекта документа сразу несколькимвизирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

- недолговечность хранения по сравнению с бумажными доку­ментами;

- необходимость наличия технических средств для прочтения;

- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

3. Электронный документооборот

Электронный документооборот - процесс движения, обработ­ки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронны­ми документами.

Отправитель электронного документа - участник обмена элек­тронными документами, который составляет электронный до­кумент, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного по­средника.

Получатель электронного документа - участник обмена элек­тронными документами, в адрес которого поступил электрон­ный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информацион­ный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный пред­приниматель, который выполняет услуги, связанные с обме­ном электронными документами между отправителями и полу­чателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использо­ваться средства защиты информации в соответствии с требова­ниями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуще­ствляется получателем электронного документа с использова­нием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправите­лем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержден­ной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется нормативными ак­тами:

• государственными;

• межотраслевыми;

- отраслевыми;

- локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных до­кументов направлено:

- на реализацию единой государственной политики в сфере об­ращения электронных документов;

- обеспечение безопасности и защиты информации при ее соз­дании, обработке, хранении, передаче и приеме;

- обеспечение прав и законных интересов пользователей элек­тронных документов;

- правовое обеспечение технологии создания, обработки, хране­ния, передачи и приема электронных документов.

Работа с электронными документами, посылаемыми по элек­тронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный почтовый ящик, которому присваивается код пользо­вателя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает про­грамму отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необхо­димости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных доку­ментов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен ис­полнению документов на бумажных носителях.

Электронный документооборот постоянно возрастает, особен­но в связи с развитием Интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требова­ния - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

• защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмот­ренном нормативными актами;

• возможность подтверждения подлинности электронных доку­ментов в течение всего срока их хранения;

• возможность представления хранимых электронных докумен­тов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечест­венных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.

4. Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требова­ниям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

• для сокращения объемов документов;

• снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

• организационно-распорядительной документации;

• банковской документации;

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

• отчетно-статистической документации;

• учетной и отчетной документации предприятий;

• документации по труду;

• документации Пенсионного фонда РФ.