Кадровые документы
Условно виды кадровой документации можно поделить на:
1. внутренние локальные акты,
2. документы, подтверждающие трудовую деятельность работников,
3. распорядительные документы,
4. журналы контроля и учета,
5. информационно-расчетные документы.
Локальные нормативные акты, которые обязательны для издания работодателями, необходимо принимать, даже если работник в организации только один (ст. 9 ТК РФ).
Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно.
Документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Это:
1. Трудовой договор. Трудовым считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).
Трудовой договор должен содержать обязательные условия. Их перечень устанавливает статья 57 Трудового кодекса. К обязательным условиям трудового договора, в частности, относятся:
· место работы;
· трудовая функция;
· условия труда на рабочем месте и др.
2. Трудовые книжки. Они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
3. Штатное расписание. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.
При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:
· штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
· штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).
Организация может по собственному выбору:
· либо использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
· либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Если организация использует унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.
Если же компания разработала свою форму штатного расписания, то в ней можно указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации.
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом.
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
4. График отпусков. Это обязательный документ для всех работодателей. То есть неважно – юридическое вы лицо, или предприниматель – если заключаете с сотрудниками трудовые договора, значит, должны выполнять нормы трудового законодательства. Одна из которых – это право каждого работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Чтобы реализовать это право, с одной стороны, а с другой – сделать так, чтобы время отпусков не отразилось на эффективности бизнеса, каждый работодатель еще до начала следующего года составляет график отпусков. Такая обязанность установлена абзацем 5 статьи 123 ТК РФ.
Прежде чем составить график отпусков, узнайте о пожеланиях своих работников – кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого подготовьте опросный лист, в котором будет указано: ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется. Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Обратите внимание, что законодательством РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним например относятся:
· работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
· лица, работающие по совместительству, – им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
· женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235). То есть составляя график отпусков, пожелания данных работников нужно учесть полностью.
Попросите сотрудников заполнить опросный лист по отпускам. Далее с учетом льгот и преимуществ отдельных категорий работников, производственных задач компании и предпочтений работников, которые реально можно учесть, можно составлять сводный график отпусков.
Заполнить график отпусков можно на компьютере либо от руки. Далее его нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму графика. Причем сделать все это нужно не позднее, чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Поэтому не позднее 16 декабря 2016 года утвердите график отпусков на следующий, 2017 год.
С утвержденным графиком отпусков обязательно ознакомьте работников. Однако как это сделать, в Трудовом кодексе не сказано. Поэтому порядок вы вправе установить по своему усмотрению (абз. 1--3 ст. 123 ТК РФ). Например, можете попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска. Или приложите к графику отпусков ознакомительный лист, в котором работник будет указана дату ознакомления и роспись.
Сотрудники вправе менять свои планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124 ТК РФ).
В случае, если работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять график отпусков не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Их заполняют вручную. Так в соответствующих графах указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен и новую предполагаемую дату.
Для переноса отпуска работнику нужно написать заявление в произвольной форме, в котором указать новую дату отпуска, а также причины его переноса.
Возможно что в течение года у вас появятся новые работники. Они вправе взять отпуск, отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). При этом законодательство не обязывает в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график отпусков. Новому сотруднику достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю - издать приказ. Таким образом, вносить в утвержденный график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не нужно.
Вместе с тем, для удобства, чтобы видеть, сколько всего дней отгулял новый сотрудник за год, были ли у него переносы и отзывы из отпуска можно оформить к уже действующему графику отпусков приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.
Если так случилось, что работник заболел во время отпуска, отпуск можно либо продлить на число дней болезни, либо перенести на другой период (ст. 124 ТК РФ). Если работник сообщил, что будучи в отпуске заболел и выйдет например на неделю позже, вносить изменения в график не нужно.
А вот если он решил перенести отпуск на другой период, информация об этом должна быть зафиксирована в графике. Тогда, на основании письменного заявления работника о переносе части отпуска и больничного листа, укажите в соответствующих графах дату, на которую отпуск переносится и причину - в связи с болезнью работника.
5. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). Как правило табель учета рабочего времени ведут по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но можно разработать и собственный бланк. Главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Выбранную форму табеля учета закрепите в Приложении к своей учетной политике.
В табеле рабочего времени фиксируйте рабочие дни, сверхурочную работу сотрудников, время нахождения работников на больничном, в командировке или в отпуске. Для каждого из случаев предусмотрено буквенное и цифровое обозначение.
Например, рабочие дни в табеле отмечают буквенным кодом «Я» с проставлением количества рабочих часов, дни нахождения в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени как ежегодный основной оплачиваемый отпуск (буквенное обозначение «ОТ» или цифровое обозначение «09»). Дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, фиксируют буквенным обозначением «Я» или цифровым «01».
Период временной нетрудоспособности в табеле обозначьте буквенным кодом «Б».
Если же работник был в командировке, то проставьте буквенный код «К».
6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним. Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр.
7. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции. При этом трудовики рекомендуют разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.
8. Локальные нормативные акты. Такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании.
К ним относят:
· Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.
· Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка).
· Положение о хранении и защите персональных данных. У любого работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ).
Про трудовой договор для микропредприятий:
С 1 января 2017 года микропредприятия не обязаны оформлять внутренние кадровые документы. Не потребуется положение об оплате труда, премировании, график сменности, внутренний трудовой распорядок и пр. Отказаться от кадровых документов можно полностью либо частично (ст. 309.2 ТК РФ). Все условия труда, оплаты и гарантии достаточно будет прописать трудовом договоре с сотрудником (Федеральный закон от 03.07.2016№ 348-ФЗ). Составить его нужно на основе типовой формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Таблица. Критерии, по которым определяют микропредприятие
| Показатель | Предельное значение |
| Состав учредителей (актуально только для организаций) | Требования к долям участия в уставном капитале такие: · суммарная доля участия в уставном капитале регионов, муниципальных образований, общественных, религиозных организаций, фондов не должна быть больше 25%; · суммарная доля участия сторонних организаций (российских или иностранных), которые не являются субъектами малого бизнеса? составляет не более 49% |
| Доход, рассчитанный по правилам налогового учета, за прошлый год | Поступления за прошлый календарный год не превышают 120 млн. руб. Критерий применим к организациям и предпринимателям |
| Среднесписочная численность работников за прошлый год | За предшествующий календарный год численность работников организации или предпринимателя не превышает 15 человек включительно |
* Критерии, по которым определяют микропредприятие, перечислены в пункте 1статьи 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ».
Прежде чем переходить на новый договор оформите отказ от прежних кадровых. Иначе может возникнуть противоречие в новых и старых бумагах. Компаниям и предпринимателям, зарегистрированным до 1 января 2017 года, в приказе нужно прописать, что ранее разработанные документы утрачивают силу.
| Общество с ограниченной ответственностью «Успех» Приказ № 54 об отказе использовать локальные кадровые документы 12.12.2016 г. Владимир На основании Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 1 января 2017 года полностью отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. 2. С 1 января 2017 года признать утратившими силу и перестать использовать в работе следующие локальные кадровые документы: · Правила внутреннего трудового распорядка; · Положение о премировании сотрудников; · Инструкцию по охране труда. Генеральный директор Голубев А.Р. Голубев С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер Светлова Н.О. Светлова Начальник отдела кадров Крылова Е.Т. Крылова |
Как оформить универсальный трудовой договор
Утвержденная форма трудового договора состоит из 38 пунктов, объединенных в 11 разделов.
В первом разделе «Общие положения» укажите, на какую должность принимаете работника, какой испытательный срок ему устанавливается, является ли работа основной или по совместительству, с какого момента сотрудник приступает к работе. Также отметьте срок трудового соглашения, если он установлен.
| <…> 5. Работник приступает к работе с "3" июня 2017 года. 6. С работником заключается (необходимое указать) срочный трудовой договор (трудовой договор на неопределенный срок/срочный трудовой договор). В случае заключения срочного трудового договора: срок действия трудового договора до выхода временно отсутствующего работника Т.В. Голубевой из отпуска по уходу за ребенком (продолжительность, дата окончания трудового договора). <…> |
Если сотрудник трудится из дома, или его работа связана с частыми разъездами, укажите эту информацию в трудовом договоре. В нашем примере, менеджер по продажам разъезжает по городу, чтобы оформлять договоры купли-продажи.
Если каких-либо особенностей работы нет, просто напишите «Работник не имеет особый характер работы».
| <…> 9. Работник имеет особый характер работы (имеет/не имеет) (при необходимости указать) разъездной (разъездной, в пути, подвижной, дистанционный, надомный, другой характер работы) <…> |
Если вы принимает на работу надомника или дистанционного сотрудника, заполните пункты 9.1 или 9.2 раздела «Общие положения». Пропишите, какое оборудование использует дистанционный сотрудник. Каков размер, порядок и сроки выплаты компенсация за использование личного имущества. Отметьте, продолжительность рабочего времени и времени отдыха надомника или дистанционного работника.
В разделе 2 «Права и обязанности работника» заполните строки, если хотите конкретизировать, какие именно трудовые обязанности возникают у работника.
| <…> 11. Работник обязан: а) исполнять трудовые (должностные) обязанности по должности (профессии или специальности), а именно: осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска (конкретизировать трудовые (должностные) обязанности, если они устанавливаются настоящим трудовым договором) <…> |
В разделе 3 «Права и обязанности работодателя» укажите, каким именно оборудованием, инструментами вы обеспечиваете сотрудника.
| 13. Работодатель обязан: <…> в) обеспечивать работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей (при необходимости перечислить), а именно программным обеспечением для управления проектами; г) обеспечивать за счет собственных средств средствами индивидуальной защиты, специальной обувью и другими средствами защиты, иными средствами (при необходимости перечислить) защитными очками для работы за компьютером; <…> |
Раздел 4 посвещен «Оплате труда работника». Пропишите, из чего состоит заработная плата работника. Типовой договор предусматривает следующие виды выплат:
- должностной оклад. Укажите конкретную сумму;
- компенсационные выплаты. Допустим, вы платите работнику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях. Тогда отметьте вид имущества – автомобиль, телефон, компьютер. Затем впишите размер выплаты и фактор, обусловливающий ее получение;
- стимулирующие выплаты. Отметьте вид выплаты, например премия, условия ее получения, периодичность и размер;
- иные выплаты.
<…>
14. Работнику устанавливается заработная плата:
а) должностной оклад в сумме 30 000 (тридцать тысяч) рублей (должностной оклад, сдельная оплата труда (указать расценки) или иная оплата труда)
б) компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера) (при наличии):
(указать при наличии сведения о всех доплатах и надбавках компенсационного характера, в том числе за выполнение работ с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в местностях с особыми климатическими условиями, за работу в ночное время, за сверхурочную работу, иные выплаты); <…> |
Также в типовом трудовом договоре укажите, как часто происходит выплата зарплаты, отметив конкретные сроки.
| <…> 17. Выплата заработной платы работнику производится два раза в месяц (но не реже чем каждые полмесяца) в следующие дни: 20 числа текущего месяца первая часть заработной платы, и 5 числа следующего месяца вторую часть заработной платы. (указать конкретные дни выплаты заработной платы) <…> |
В 5 разделе «Рабочее время и время отдыха работника» укажите сколько длится рабочий день гражданина, какие дни отдыха ему положены, какова продолжительность отпуска.
| <.>.. 18. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: 1. а) продолжительность рабочей недели пятидневная с двумя выходными днями – суббота и воскресенье (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, сокращенное рабочее время, неполная рабочая неделя) 2. б) продолжительность ежедневной работы (смены) 8 часов; 3. в) время начала работы (смены) 9.00; 4. г) время окончания работы (смены) 18.00; 5. д) время перерывов в работе 12.30 до 13.00, 15.00 до 15.30. (для отдыха и питания, технологические, иные перерывы) <…> |
В разделе 6 «Охрана труда» отразите какие условия труда установлены работнику, нужно ли ему проходить медосмотр, какие средства индивидуальной защиты ему предоставляются.
Если вы оплачиваете обучение работнику, или компенсируете расходы на переезд из другой местности, отразите эту информацию в разделе 7 «Социальное страхование и иные гарантии».
| <…> 28. Дополнительные гарантии (заполняется при их наличии ): работнику по истечении трех месяцев работы оформляется медицинская страховка (компенсация расходов на переезд из другой местности, оплата обучения, предоставление или возмещение расходов по найму жилья, оплата аренды автомобиля, иное, основание оказания медицинской помощи временно пребывающему в Российской Федерации иностранному гражданину или лицу без гражданства). <…> |
В разделе 8 «Иные условия трудового договора» всего два пункта. Заполните их, если заключаете соглашение с надомником. Либо если работодателем является предприниматель. Пропишите основания, по которым трудовой договор можно расторгнуть помимо тех, что указаны в Трудовом кодексе РФ. Допустим, вы заключили соглашение с надомником. И он обязан ежемесячно в конкретный день предоставлять отчеты о проделанной работе. Если же он не будет выходить на связь, не отвечать на письма и звонки в течении месяца, со дня когда должен был направить отчет, вы вправе прекратить с ним трудовой договор.
Разделы 9 и 10 «Изменение условий трудового договора» и «Ответственность сторон трудового договора» содержат общую информацию о том, что изменять условия договора можно только по соглашению сторон. А за нарушение условий трудового соглашения работник и работодатель несут ответственность согласно Трудовому кодексу РФ. Вписывать информацию в эти разделы не нужно, они уже полностью заполнены.
В разделе 11 «Заключительные положения» работник должен поставить свою подпись напротив тех положений, с которым он ознакомлен. Если к примеру первичный инструктаж по охране труда с работником не проводился, то заполнять строку не следует. В разделе 11 впишите полные данные работодателя (наименование фирмы, адрес, ИНН) и работника (ФИО, адрес места жительства, реквизиты паспорта).
| <…> Работник ознакомлен: с содержанием трудовых (должностных) обязанностей Ермаков 09.02.2017 (подпись работника) (дата ознакомления) … Даю свое согласие на обработку работодателем моих персональных данных, необходимых для трудовых отношений Ермаков 09.02.2017 (подпись работника) (дата ознакомления) Вводный инструктаж по охране труда пройден: Подпись работника _______ Ермаков___________ Дата "09" февраля 2017 года Подпись лица, проводившего инструктаж _____ Петренко_ ______ Дата "09" февраля 2017 года <…> |
При расторжении трудового договора отметьте основание, по которому расторгается соглашение, перечислите бумаги, которые выданы работнику.
| <…> Трудовой договор прекращен: Дата прекращения 1 декабря 2017 года Основание прекращения трудового договора: пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Подпись уполномоченного лица Светлакова Дата "01" декабря 2017 года (расшифровка подписи) Подпись работника ______ Ермаков _____ Дата "01" декабря 2017 года Трудовая книжка получена ______ Ермаков ______ Дата "01" декабря 2017 года (подпись) Иные документы, связанные с работой, получены(перечислить): 1. Справка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н; 2. Копии разделов 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждениях и страховом стаже застрахованного лица» формы РСВ-1 ПФР; 3. Выписка из СЗВ-М за все месяцы работы А.П. Ермакова; 4. Справка 2-НДФЛ за 2017 год. <…> |