Требования к реквизитам документов.
Изучение требований к реквизитам документов целесообразно начать с рассмотрения их состава. В состав реквизитов* документов входят следующие.
1. Изображение Государственного герба РФ (01)**.
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).
6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).
9. Справочные данные о предприятии (09).
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Регистрационный номер документа (12).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).
14. Указание на место составления или издания документа (14).
15. Сведения об адресате (15).
16. Указание на гриф утверждения документа (16).
17. Резолюция (17).
18. Заголовок к тексту документа (18).
19. Отметка о постановке документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25. Оттиск печати предприятия (25).
26. Отметка о заверении копии документа (26).
27. Отметка об исполнителе документа (27).
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).
30. Идентификатор электронной копии документа (30).
*Подробнее см. Федеральный конституционный закон от 251200 № 2-ФКЗ “О государственном гербе Российской Федерации” (с изм. и доп. от 09.07.02).
** Здесь и далее следует понимать “предприятие”. (Примеч. авт.)
Основные требования к оформлению реквизитов документов
| Наименование реквизита | Номер рекви- зита по ГОСТу | Требования к оформлению | Примечание |
| Государственный Герб РФ | Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ* | - | |
| Герб субъекта РФ | Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов | Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ | |
| Эмблема организации** (товарный знак, знак обслуживания) | Помещают в соответствии с уставом (положением) организации | Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ или субъекта РФ | |
| Код организации | Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) | - | |
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | Проставляется в соответствие с документами, выдаваемыми налоговыми органами | - | |
| Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП) | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами | - | |
| Код формы документа | Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) | - | |
| Наименование организации | Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах | Над полным наименованием указы- вается сокращенное (условное), а при его отсутствии -полное наименование вышестоящей организации*,**,***, **** | |
| Справочные данные об организации | Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения | ||
| Наименование вида документа | Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованием УСОРД | - |
* При наличии последней.
** Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке.
*** Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках.
**** Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации.
# Например, 01.11.2005 или в последовательности: год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.
Продолжение табл.
| Дата документа | Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя # | Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании | |
| Регистрационный номер документа | Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. | Регистрационный номер документа, составленного сов- местно двумя и более организациями, состоит регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа | |
| Ссылка на регистрационный № и дата документа | Указывается номер и дата документа, на который дается ответ | Применяется только в исходящих ответных документах | |
| Указание на место составления (издания) документа | Указывается в соответствии с принятым административно территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений | Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 | |
| Сведения об адресате | Указываются наименования адресатов - организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)* | При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно | |
| Гриф утверждения документа | При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера* | Располагается в правом верхнем углу документа | |
| Резолюция | Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата | В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе | |
| Заголовок к тексту | Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно – в предложном или родительном падеже) | Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться | |
| Отметка о контроле | Указывается на документах, исполнение которых поставлено на Контроль, - штампом “К” или “Контроль” | ||
| Текст документа | Составляются на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного* | - | |
| Отметка о наличии приложения | При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация | - | |
| Подпись | Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)** | Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица | |
| Гриф согласования документа | При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа*** | - | |
| Виза Согласования документа | Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: “Замечания прилагаются”. Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) | При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на “Листе согласования”. Замечания прилагаются на отдельном листе | |
| Печать | Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи* | Ставится на свободном поле левее подписи, с частным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. -место печати | |
| Отметка о заверении копии | Указывается – “Верно”, должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата завершения | При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются | |
| Отметка об исполнителе | Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона | Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа | |
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка “В дело такое-то”, личная подпись исполнителя и дата исполнения | Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | Указываются порядковый номер и дата поступления документа | В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа | |
| Идентификатор электронной копии документа | Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа | Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа |