В составе основных средств учитывается только имущество, которое считается активом.
Критерии актива:
1. объект принадлежит учреждению (в пользовании, если это объект аренды);
2. имущество приносит экономическую выгоду или имеет полезный потенциал;
3. учреждение контролирует имущество, то есть распоряжается им на праве оперативного управления.
Учреждение контролирует имущество в том числе, если передает его в пользование по срочным договорам аренды и договорам безвозмездного пользования, которые предусматривают, что арендатор вернет имущество.
Об этом – пункт 36 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», Методические указания по переходным положениям СГС «Основные средства».
Когда учреждение покупает или безвозмездно получает новое имущество, комиссия учреждения решает, к какой категории его отнести – основным средствам или материальным запасам.
Комиссия принимает решение отнести имущество к основным средствам, если соблюдены условия для этого.
Первое условие: срок полезного использования имущества больше 12 месяцев (п. 7 СГС «Основные средства»).
Второе условие: учреждение владеет имуществом на праве оперативного управления, по договору лизинга независимо от условий договора, которые определяют балансодержателя, или по другим договорам неоперационной (финансовой) аренды. Об этом сказано в пункте 7 СГС «Основные средства».
Третье условие: объект будет приносить экономическую выгоду или имеет полезный потенциал. То есть учреждение будет использовать имущество для государственных (муниципальных) услуг, работ, в платной деятельности, для управленческих нужд. Например, школа закупила мебель для кабинетов. Сама по себе мебель денег не принесет, но школа будет использовать мебель, чтобы оказывать образовательные услуги. Значит, это имущество имеет полезный потенциал.
Первоначальная стоимость основного средства в бухучете может быть любой. Но, чтобы принять имущество к учету, стоимость объекта должна быть надежно оценена, то есть подтверждена документами или экспертизой. Например, если купили имущество, стоимость подтверждают первичные документы – накладная, договор, а если получили безвозмездно – заключение экспертизы.
Предусмотрены следующие счета для учета ОС (в балансе они отражаются без указания кода классификации КОСГУ).
101 01 000 – жилые помещения;
101 02 000 – нежилые помещения (здания и сооружения);
101 03 000 – инвестиционная недвижимость;
101 04 000 – машины и оборудование;
101 05 000 – транспортные средства;
101 06 000 – производственный и хозяйственный инвентарь;
101 07 000 – биологические ресурсы;
101 89 000 – прочие ОС.
При движении ОС (поступление, выбытие и т.д.) последние 3 цифры в бухгалтерской записи показывают на изменение счета, т.е. увеличение или уменьшение.
310 – увеличение стоимости;
410 – уменьшение стоимости.
Инструкция по бюджетному учету предусматривает раздельный учет операций по бюджетным средствам и средствам из внебюджетных источников:
· имущество, поступившее в распоряжение бюджетного учреждения за счет бюджетных средств имеет отличительный признак – 1;
· при покупке имущества за счет предпринимательской деятельности – 2;
· имущество во временном распоряжении – 3.
· имущество, приобретенное за счет средств субсидии на выполнение государственных (муниципальных) услуг – 4;
· имущество, приобретенное за счет субсидии на иные цели – 5;
· имущество, приобретенное за счет средств обязательного медицинского страхования.
Все ОС находятся на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя. С ними заключается договор о полной материальной ответственности. Материально ответственные лица ведут количественный учет в инвентарных списках.
При учете ОС в бухгалтерии имеет значение стоимостной критерий ОС.
Учитываются отдельно ОС до 10 тыс.р., от 10– 100 тыс.р., свыше 100 тыс.р. ОС учитываются по первоначальной стоимости, т. е. по фактическим вложениям на их приобретение, сооружение и изготовление. Фактические вложения включают в себя:
1. суммы, уплачиваемые в соответствие с договором поставщику, в том числе НДС (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской деятельности);
2. суммы, уплачиваемые за консультационные и информационные услуги;
3. таможенные пошлины и иные платежи;
4. вознаграждения, уплаченные посредникам;
5. затраты по доставке, монтажу и иные затраты, связанные с приобретением, сооружением и изготовлением ОС.
Учет вложений в объеме фактических затрат в ОС при их приобретении, изготовлении, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве объектов ОС ведется на счете 106 01 000 «Вложения в нефинансовые активы» Три последние цифры код КОСГУ –
310- увеличение капитальных вложений в основные средства
Балансовой стоимостью основных средств является их первоначальная стоимость с учетом изменений (достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и частичной ликвидации)
Безвозмездно полученные ОС отражаются по текущей рыночной стоимости на дату поступления. Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету. Изменения первоначальной стоимости ОС производится лишь в случаях реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки ОС.
Единицей бюджетного учета ОС является инвентарный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями. Каждому объекту ОС, кроме объектов стоимостью до 10 тыс.р., присваевается уникальный инвентарный номер. Инвентарный номер, присвоенный объекту ОС, сохраняется за ним за весь период его нахождения в учреждении. При списании ОС этот инвентарный номер не присваивается вновь принятым ОС. Арендованные ОС учитываются у арендаторов на забалансовом счете 01 «имущество в пользовании» под инвентарным номером, присвоенным арендодателем.
Поступление и перемещение ОС оформляется следующими первичными документами:
1. акт о приеме-передаче ОС;
2. накладная на внутреннее перемещение объекта ОС;
3. акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ОС;
4. требование-накладная при выдаче в эксплуатацию;
5. ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (применяется при выдаче основных средств до 10 т.р.).
Выбытие ОС оформляется следующими документами:
1. акт о списании объекта ОС (кроме автотранспорта);
2. акт о списании группы объектов ОС;
3. акт о списании автотранспортных средств;
4. акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря;
5. акт о списании из библиотеки литературы.
Выбытие ОС производится в установленном законодательством порядке, т.е. для списания пришедшего в негодность объекта ОС составляется заключение специализированного предприятия о невозможности его ремонта и непригодности дальнейшего использования. Т.к. ОС находятся в оперативном управлении списание производится только с разрешения собственника, т.е. главного распорядителя и по согласованию с комитетами по управлению имуществом.
Передача ОС разрешается только по учреждениям одного уровня бюджета или разных уровней, по распоряжению органа исполнительной власти. Все материалы, полученные в результате ликвидации объекта ОС, должны быть оприходованы в бухгалтерском учете для последующего использования и реализации. Расходы, связанные с выбытием объектов ОС и перечень материалов, подлежащих оприходованию от списания отражается в отдельном разделе «Акта по списанию». Аналитический учет ОС ведется в инвентарных карточках учета ОС или в инвентарных карточках группового учета ОС (учет производственного и хозяйственного инвентаря, библиотечных фондов). Инвентарные карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету ОС. В бухгалтерии учет движения ОС ведется в оборотных ведомостях, в количественно суммовом учете, движение отражается поквартально, остатки вносятся на первое число каждого квартала. Учет ведется по каждому материально-ответственному лицу и по счета аналитического учета ОС.
ОС до 10 тыс. руб. за единицу:
- при передаче в эксплуатацию акты приема-передачи не составляются;
- на эти ОС инвентарный номер не присваивается;
- при выдаче в эксплуатацию они списываются с баланса бухгалтерского учета на счет 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов»;
- списание производится в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;
- учреждение обязано вести внесистемный учет этих ОС на забалансовых счетах.
ОС, стоимостью от 10 – 100 тыс. руб за единицу включительно: при выдаче в эксплуатацию (по накладной-требованию), начисляется амортизация в размере 100% стоимости ОС.
ОС свыше 100 тыс. руб.за единицу включительно: на эти ОС начисляется ежемесячная амортизация в размере одной двенадцатой годовой нормы.
Начисление амортизации производится линейным способом, способом уменьшаемого остатка, пропорционально объему продукции. Начисление амортизации производится с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта в бюджетном учете. Начисленная амортизация в размере 100% не может служить основанием их списания по причине полной амортизации, если эти объекта пригодны к дальнейшей эксплуатации. Начисление амортизации производится исходя из сроков полезного использования объектов в соответствии с постановление Правительства РФ №1 от 01.01.2002 г. Для определения сроков полезного использования необходимо каждому ОС присвоить шифр кода в соответствии с общероссийским классификатором основных фондов. Начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или его списания с бухгалтерского учета.
Продажа неиспользованного оборудования, инвентаря и других объектов ОС осуществляется по рыночной стоимости, определенной на момент реализации, только с разрешения собственника. Сумма, вырученная учреждением от реализации, отражается в бухгалтерском учете и сдается в доходы бюджеты. Разборка и демонтаж объектов ОС до утверждения акта об их списании не допускается. Все первичные документы по выбытию и перемещению ОС отражаются в журнале операций №7, который называется «Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов». Итоги этого журнала записываются в главную книгу. Аналитический учет по начисленным сумма амортизации ведется в оборотных ведомостях по каждому аналитическому счету ОС. Общая сумма амортизации, начисляемая за отчетный месяц отражается в журнале операций №7, который называется «Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов».
Амортизация учитывается на следующих счетах:
104 01 000 – амортизация жилых помещений;
104 02 000 – амортизация нежилых помещений (зданий, сооружений);
104 03 000 – амортизация инвестиционной недвижимости;
104 04 000 – амортизация машин и оборудования;
104 05 000 – амортизация транспортных средств;
104 06 000 – амортизация производственного и хозяйственного инвентаря;
104 07 000 – амортизация биологических ресурсов;
104 08 000 – амортизация прочих основных средств.
По КОСГУ этот счет имеет только код 410 «Уменьшение стоимости ОС за счет амортизации».
Амортизация на библиотечный фонд не начисляется,
Счет амортизации – это активный счет, начисление отражается по кредиту счета и поэтому кредитовый остаток по счету 104 00 000 в бухгалтерском балансе отражается в активе с отрицательным знаком.