5.1.1 Подпроцесс управления библиотечными ресурсами включает внутренние подпроцессы библиотеки, связанные с ее функционированием в рамках библиотечно-информационного обслуживания:
- комплектование библиотечного фонда;
- библиотечная обработка новых поступлений;
- хранение.
5.1.2 Выполнение работ в рамках подпроцесса «Управление библиотечными ресурсами» обеспечивают сотрудники отдела комплектования, отдела научной и технической обработки.
5.1.3 Подпроцесс «Комплектование библиотечного фонда» включает:
- деятельность по формированию и учету библиотекой фонда научной литературы, и учебных и других изданий, обеспечивающего информационную поддержку научно-образовательной деятельности и учебно-воспитательного процесса ТулГУ.
- деятельность по учету литературы и учебных изданий, поступающих и выбывающих из фонда библиотеки.
Фонд библиотеки формируется в соответствии с профилем ТулГУ и информационными потребностями читателей.
Рис.1 Информационная карта процесса ИК-3.6
«Библиотечное и информационное обслуживание»
5.1.4 Для комплектования фонда библиотеки научной литературой и учебными и другими изданиями выполняется закупка литературы. Потребность в закупке литературы определяется на основе списков основной и дополнительной литературы, рекомендованной рабочими программами учебных дисциплин, результатов анализа использования библиотечного фонда, а также на основе заявок на закупку литературы, поступивших от руководителей структурных подразделений ТулГУ, запросов преподавателей с указанием наименования, количества экземпляров и обоснования для приобретения литературы.
5.1.5 По результатам анализа и обработки указанной выше информации формируются заказы на закупку литературы для последующей передачи в отдел реализации и планирования закупок (для последующего их представления участникам тендера - поставщикам литературы, определяемым конкурсной комиссией).
После заключения договора на поставку литературы с одним из поставщиков, производится оплата и доставка литературы.
Все поступающие в библиотеку документы проходят комплекс операций по учету фонда: индивидуальный (инвентаризация) и суммарный учет (книга движения фонда), штриховое кодирование.
Литература, поступающая от внешних поставщиков, а также учебно-методические издания, поступающие от Издательства ТулГУ, проходят процедуру учета, в ходе которой на каждое издание оформляются специальные документы.
Далее научная литература, и учебные издания из отдела комплектования поступают в отдел технической и научной обработки библиотеки ТулГУ.
5.1.6 В подпроцесс «Библиотечная Обработка новых поступлений» входит библиографическая и техническая обработка документов, формирование и ведение системы каталогов.
5.1.7 Библиографическая обработка документа состоит из операций:
1) формирование библиографического описания документа в соответствии с принятыми стандартами для традиционных карточных и электронного каталогов;
2) индексирование документов:
- систематизация – присвоение документу классификационных индексов в соответствии с принятыми системами классификации (УДК, ББК);
- предметизация – определение предметных рубрик для поиска информации в электронный каталог (ЭК);
- координатное индексирование – формирование ключевых слов для обеспечения многоаспектного поиска информации.
5.1.8 Техническая обработка документов включает операции:
- Проставление полочного индекса на документе;
- Оформление книжного формуляра
- Написание карточки для топографического каталога
- Наклеивание листка возврата, кармашка для книжного формуляра.
5.1.9 Организация и ведение каталогов включает операции:
- Тиражирования каталожных карточек для карточных каталогов;
- Расстановка карточек в каталоги;
- Редактирование (плановое и текущее) каталогов;
- Ретроконверсия каталогов;
- Оформление каталогов.
5.1.10 Документы, прошедшие библиотечную обработку, передаются в фонд основного хранения (с карточкой для топографического каталога) и в подсобные фонды соответствующих подразделений библиотеки.
5.1.11 Сотрудники отдела научной обработки выполняют комплекс мероприятий по обработке литературы, учебных изданий и других документов.
5.1.12 Подпроцесс «Хранение» включает деятельность по:
- обеспечению наиболее рациональной организации основного фонда библиотеки, расстановке и соблюдению режима хранения;
- передаче изданий в структурные подразделения библиотеки и методические кабинеты институтов, факультетов и кафедр ТулГУ;
- предоставлению литературы и учебных изданий из основного фонда отделам библиотеки для выдачи читателям, экспозиции на выставках;
- списанию (отбору, изъятию из основного фонда непрофильных, устаревших, излишних, дублетных, ветхих документов);
- обеспечению сохранности фонда;
- изучению использования фонда (выполнению научно-методической работы.)
5.1.13 Литература, прошедшая научную и техническую обработку, распределяется между абонементами, читальными залами и другими подразделениями библиотеки.
5.1.14 В указанных отделах литература расставляется по индивидуальным шифрам.
5.1.15 В соответствии с поступающими запросами на выдачу литературы в абонементах и читальных залах происходит подбор и выдача литературы. Принятая от читателей литература расставляется в фонд.
Обслуживание читателей
5.2.1 Подпроцесс направлен на непосредственное взаимодействие с различными категориями читателей (студентами, сотрудниками, профессорско-преподавательским составом, докторами, аспирантами ТулГУ), и включает в себя:
- прием и выдачу литературы;
- информационное обслуживание.
5.2.2 Выполнение работ в рамках подпроцесса «Обслуживание читателей» обеспечивают сотрудники абонементов и читальных залов.
Деятельность указанных подразделений библиотеки ТулГУ регламентируется соответствующими положениями о них.
5.2.3 Подпроцесс «Прием и выдача литературы» включает деятельность по:
- четкому и оперативному выполнению заказов на основе читательского требования;
- своевременной расстановке принятых от читателей изданий;
- учету выданных изданий;
- контролю за своевременным возвратом изданий в фонд библиотеки;
- ведению контрольной картотеки книг, выданных читателям.
5.2.4 Подпроцесс «Информационное обслуживание» включает в себя:
- информационное обслуживание пользователей, в том числе в сетевом режиме;
- дифференцированное информационное обеспечение руководителей (ДОР) университета;
- обслуживание абонентов в системе избирательного распространения информации (ИРИ) в соответствии с запросами;
- доступ к внешним информационным ресурсам;
- электронную доставку документов (ЭДД);
- проведение групповых и массовых информационных мероприятий: "Дни информации", "Дни кафедр", открытые просмотры литературы, тематические выставки и выставки новых поступлений.