Избавиться от большей части недугов, присущих системам управленческого учета, поможет четко формализованная учетная политика. Она поможет однозначно определить принципы и методы учета, технику сбора данных и в результате свести к минимуму риски искажения данных в отчетности.
В условиях нехватки времени многие финансисты пренебрегают составлением учетной политики. Например, из-за того, что вменяемая учетная практика уже сложилась, есть сотрудники, которые накопили опыт и знания и т. п. Но проблемы могут начаться достаточно быстро, например, из-за ухода ключевых специалистов из компании.
Кстати, еще одним аргументом в пользу учетной политики служит то, что документальное закрепление учетных принципов и утверждение их генеральным и финансовым директорами защищает от многочисленных споров с пользователями отчетности о методах включения затрат, отчетных формах и т. п.
Принципы учета. Понятно, что сам термин «управленческая» дает широкий простор для творчества. Но бухгалтерские учетные принципы достаточно универсальны и вполне применимы к управленческому учету, а именно:
- доходы и расходы отражаются по мере того, как они фактически имели место;
- информация не может искажаться в угоду той или иной группе пользователей;
- в учете хозяйственные операции должны классифицироваться и отражаться по экономическому смыслу, а не по документальному оформлению;
- при подготовке информации нельзя использовать как чрезмерно оптимистичные ожидания, так и делать наиболее пессимистичные оценки. Например, считать проданным товар, который с высокой вероятностью может быть возвращен покупателем. Либо создавать необоснованные резервы под просроченную дебиторскую задолженность;
- информация должна быть максимально полной, сопоставимой с аналогичными данными за предшествующие периоды и своевременной.
Основные разделы учетной политики. Учетная политика, определяющая правила ведения управленческого учета, может быть как единым многостраничным документом, так и состоять из нескольких дополняющих друг друга положений и инструкций.
Так или иначе, основные разделы, о которых важно не забыть, следующие:
- общие положения – описание сроков начала и окончания финансового года, валюта учета и представления отчетности, метод ведения учета, сроки представления отчетности;
- организационный раздел содержит указание на ответственных за ведение учета и подготовку отчетности, порядок взаимодействия и ответственность подразделений, участвующих в подготовке управленческой отчетности, а также описание внутреннего документооборота;
- методический раздел – принципы учета хозяйственных операций по основным статьям в отчетности: выручка, себестоимость, накладные и управленческие расходы и т. д.;
- основные выходные формы – образцы внутренних форм отчетности: баланс, отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных средств;
- план счетов управленческого учета – помимо плана счетов этот раздел может включать таблицы меппинга (трансформации) бухгалтерских учетных данных в управленческие.
Рассказать обо всех нюансах учетной политики для целей управленческого учета, используемых процедурах и методах невозможно. Дело в том, что слишком многое будет зависеть от специфики конкретного предприятия. Тем не менее стоит вдумчиво отнестись к разработке следующих ее положений и разделов:
- финансовый год. То, когда начинается и заканчивается финансовый год, как правило, зависит от сезонности или цикличности бизнеса. В компании «Алькор и Ко», специализирующейся на розничной продаже косметики, финансовый год начинается 1 апреля. Это было предопределено сезонностью спроса, который активизируется осенью, нарастает к новогодним праздникам и сходит к минимуму после мартовских праздников;
- валюта отчетности. На выбор валюты управленческого учета могут влиять разные факторы. Например, существование материнской компании или основного акционера, ведущего свой учет в другой валюте (доллар, евро и т. д.).;
- план счетов. Как правило, план счетов управленческого учета делают максимально приближенным к отчетным формам – балансу и отчету о доходах и расходах. При этом существует два принципиально разных способа для определения последовательности счетов, относящихся к балансу: по возрастанию и по убыванию ликвидности. Что касается счетов учета доходов и расходов, чаще всего их группируют по функциям затрат (заработная плата, аренда, реклама и т. п.) и по характеру (расходы на продажу, управленческие издержки).