Тема: «Составление и оформление номенклатуры дел кадровой службы»

Тема 12 Номенклатура дел кадровой службы

Практическая работа

Тема: «Составление и оформление номенклатуры дел кадровой службы»

Цель: Закрепление умения разрабатывать и оформлять номенклатуру дел кадровой службы

Задание 1: Внимательно прочитайте текст в целях актуализации знаний о номенклатуре дел.

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги.

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

§ Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.

§ Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.

§ Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

§ Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.

§ Систематизация этих документов, выявление основных групп.

§ Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Задание: Используя приведенный ниже перечень и бланк номенклатуры, оформите номенклатуру дел кадровой службы.

Перечень кадровых документов

1. Положение о кадровой службе

2. Аттестационные листы

3. Правила внутреннего трудового распорядка

4. Личные дела

5. Трудовые книжки

6. Приказы о приеме на работу

7. Штатное расписание

8. График отпусков

9. Приказы о переводе

10. Приказы о предоставлении отпуска

11. Докладные записки

12. Входящие письма

13. Исходящие письма

14. Приказы о наложении дисциплинарных взысканий

15. Приказы о поощрении работников

16. Командировочные удостоверения

17. Журнал регистрации приема/увольнения сотрудников

18. Коллективный договор

19. Протоколы заседаний аттестационной комиссии

20. Приказы об увольнении

Не забывайте, что в номенклатуре дел дела располагаются по степени значимости!!! А не просто копируйте данный список.

Задание: Оформите приказ первого руководителя об утверждении номенклатуры кадровой службы

Задание 4: Оформите приказ первого руководителя об утверждении номенклатуры кадровой службы