Санкт-Петербургское государственное бюджетное
Профессиональное образовательное учреждение
«Политехнический колледж городского хозяйства»
| Утверждаю Председатель П(Ц)К ___________________________ ________________________________ «____»_______________20____г. |
ПЛАН-КОНСПЕКТ
Проведения занятия по МДК.02.02. Оценка рентабельности системы складирования и оптимизации внутрипроизводственных потоковых процессов
Специальность 38.02.03. Операционная деятельность в логистике
ТЕМА: Складское хозяйство как элемент системы логистики
«Роль межфункциональной координации в логистике складирования»
УЧЕБНЫЕ ЦЕЛИ:
1. Изучить функции склада в цепи поставок.
УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Логистическая координация.
2. Проблемы связанные с входящими потоками.
МЕТОД ПРОВЕДЕНИЯ: Практческое
ВРЕМЯ: _______
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: учебный класс
1. Логистическая координация
Понятие «координация» в переводе с латинского языка означает «совместное упорядочение», то есть «взаимосвязь, согласование, приведение в соответствие».
Логистическая координация – это согласование деятельности звеньев логистической системы, участвующих в продвижении материального, информационного и финансового потоков.
Принято выделять межфункциональную логистическую координацию – согласование деятельности подразделений предприятия для повышения эффективности функционирования логистической системы, и межорганизационную логистическую координацию – упорядочение, согласование работы предприятий-партнеров в интегрированной логистической системе для достижения ее целей.
Различают также горизонтальную и вертикальную межорганизационную логистическую координацию.
Под горизонтальной логистической координацией понимается эффективное взаимодействие предприятий, находящихся на одном уровне логистической системы (в одном «эшелоне логистической цепи»), например, транспортные предприятия или розничные операторы.
Вертикальная координация означает согласованное функционирование предприятий, представляющих разные уровни или «эшелоны» макрологистической системы.
Примером вертикальной межорганизационной логистической координации может служить взаимодействие нескольких предприятий, осуществляющих производство, транспортировку и реализацию продукции.
Основные проблемы межфункционального взаимодействия на предприятии
Переход от управления отдельными функциями на предприятии к интегрированному управлению процессами связан с нарушением функциональных границ деятельности различных служб и вмешательством в ранее «суверенные» области.
Служба логистики должна разрешать эти конфликты.
Различают восемь типичных проблемных областей внутренней логистики предприятия:
- запасы;
- закупка;
- поставка товара на склад;
- планирование заказов;
- обработка заказов клиентов;
- поставка со склада; логистический сервис;
- сбор порожней тары и товароносителей.
Первые три области связаны с входящим потоком, остальные пять – с выходящими потоками.
2. Проблемы связанные с входящими потоками.
Область 1. Запасы. Серьезную проблему для торговых предприятий представляют нерациональные запасы, чрезмерный объем которых «замораживает» значительные финансовые ресурсы, создает затруднения на складе и препятствует нормальной работе предприятия.
С другой стороны, часто возникает дефицит необходимых покупателям товаров, что приводит не только к прямым потерям продаж и упущенной выгоде, но и к далеко идущим последствиям вплоть до потери клиентов.
Уровень запасов часто становится предметом конфликтов, возникающих между следующими подразделениями предприятия: маркетинг, финансы, закупки, продажи, склад.
Служба маркетинга заинтересована в максимизации запасов с целью повышения уровня обслуживания покупателей и уменьшения вероятности возникновения дефицита запасов.
Финансовый отдел стремится минимизировать запасы, так как осознает, что они «омертвляют» значительные денежные средства, которые могут быть направлены на другие цели и приносить прибыль. Служба закупки, преследуя локальную цель минимизации цены закупки, стремится к получению максимальных оптовых скидок и закупает чрезмерный объем товарной партии, не учитывая возможностей склада, имеющихся в наличии запасов и затрат на их содержание и обработку.
В качестве решения для обозначенных проблем, могут быть использованы стратегии минимизации или оптимизации.
Область 2. Закупки. Управление запасами тесно связано с закупками и поставками товаров на склад. При управлении закупками конфликты возникают по следующим направлениям: ассортимент закупаемых товаров; базисные условия поставки; выбор поставщика. Рассмотрим каждый из перечисленных конфликтов подробнее.
Направление 1. Ассортимент закупаемых товаров (в частности, на уровне грузовой единицы) – предмет конфликта между службой закупок и товарным складом.
Отдел закупок, с целью получения оптовых скидок, приобретает крупные партии однородной продукции и предпочитает не оплачивать поставщикам дополнительные услуги по комплектации грузовой единицы в ассортиментном составе, который требуется потребителям материального потока предприятия.
Склад заинтересован в том, чтобы ассортиментный состав грузовых единиц совпадал с типичным ассортиментом заказов большинства клиентов, так как это позволяет значительно сократить затраты на грузопереработку.
Направление 2. Базисные условия поставки. Широко используемые в международной и внутренней торговле базисные условия поставки определяют распределение рисков, затрат и обмен документацией между сторонами договора купли-продажи.
Служба закупок склонна при определении базисных условий поставки выступать на стороне поставщика и в обмен на скидки предоставлять льготные условия поставки для поставщиков в отношении распределения рисков и затрат в ущерб собственному предприятию.
При этом отдел закупок не требуют от поставщиков предоставления дополнительных услуг при транспортировке (к примеру, сопровождение груза или доставка «точно в срок») и не уделяют внимания параметрам транспортной тары.
Финансовый отдел заинтересован в минимизации рисков, затрат на закупку и последующей поставки закупленной товарной партии на склад. Интересы транспортного подразделения заключаются в сокращении затрат на осуществление перевозок собственным транспортом, что диктует необходимость переноса основной ответственности за доставку товара, а также сопутствующих рисков на продавца.
Направление 3. Выбор поставщика. Проблема выбора поставщика является одной из основных в управлении закупками. Поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации его логистической стратегии.
Выбор поставщика осуществляется по определенным критериям, среди которых выделяют: качество поставляемых материальных ресурсов; надежность поставок; финансовые условия; расположение; сопутствующий сервис.
Предпочтение тех или иных критериев различными подразделениями предприятия и игнорирование остальных показателей, важных для нормального функционирования других подразделений, является основой возникновения целого ряда межфункциональных конфликтов.
Данные конфликты могут разрешаться в рамках логистической функции «управление закупками» путем согласования локальных интересов организационных подразделений с системными целями предприятия.
Область 3. Поставка товаров на склад. Поставка закупленного товара на склад связана с определением величины партии поставки и сроками поставки.
Направление 1. Величина партии поставки. Служба закупок заинтересована в приобретении крупных партий продукции с целью получения оптовых скидок от поставщиков. Склад предприятия имеет ограничения, связанные с объемом поставок, и стремится избежать дополнительных затрат, возникающих при экстренном размещении прибывающих грузов (сверхурочная работа, привлечение дополнительного персонала, необходимость пересмотра размещения складированных грузов).
Вследствие существенного различия интенсивности входящих и выходящих материальных потоков, склад вынужден нести значительные издержки на грузопереработку.
Поэтому сокращение издержек на складирование и потерь от дефицита является принципиальным моментом для службы логистики.
Транспортный отдел заинтересован в минимизации расходов на доставку, и, следовательно, осуществлении редких рейсов с полным использованием грузовместимости или грузоподъемности транспортных средств.
Кроме того, величина партии поставки может стать причиной конфликта для служб закупок и продаж оптового предприятия. Такая конфликтная ситуация характерна для торговых предприятий, занимающихся реализацией скоропортящейся продукции, товаров с ограниченным сроком хранения либо сезонных продуктов. Отдел продаж при реализации крупных партий товаров сталкивается с трудностями и потерями, связанными с реализацией подобных продуктов, и пытается снизить объемы закупок такой продукции.
Направление 2. Сроки поставки. Служба закупок в этом конфликте, образно говоря, находится на стороне поставщика. Сокращение сроков поставки, как правило, сопряжено с возрастанием цены закупаемого товара за счет оказания услуги с добавленной стоимостью, что не отвечает локальным интересам рассматриваемого подразделения.
Служба маркетинга стремится сократить срок поставки с тем, чтобы интересующая потребителя продукция как можно быстрее оказалась у него. Кроме того, уменьшение продолжительности цикла поставки дает возможность маркетинговому подразделению составлять более точные и реалистичные планы продаж. Отдел продаж также заинтересован в снижении времени поставки, что позволяет точнее выполнять планы продаж и избежать трудностей, связанных с реализацией неликвидов.
Функциональный интерес транспортного хозяйства предприятия заключается в осуществлении перевозок по наиболее экономичным маршрутам, что не всегда приводит к минимизации продолжительности транспортного цикла.
Отдел управления запасами заинтересован в установлении срока поставки, позволяющего оптимизировать уровень запасов в логистической системе предприятия.
Эффективным подходом к решению рассмотренных выше конфликтов является достижение экономических компромиссов между подразделениями предприятия.
Анализ функциональных областей предприятия, связанных с выходящими потоками, может быть проведен аналогично с входящим потоком.
Приведенный список конфликтов в сфере логистики не является исчерпывающим и универсальным, но дает возможность сделать важные выводы и наметить пути обнаружения скрытых проблем предприятия в области межфункционального взаимодействия.
Служба логистики имеет возможности для согласования локальных целей подразделений предприятия и приведения их в соответствие с глобальной целью предприятия. Это позволяет улучшить качественные характеристики логистической системы и устранить межфункциональные конфликты между подразделениями предприятия.
Традиционное организационно-функциональное разделение бизнеса в компании (выделение структурных подразделений: производства, дистрибьюции, продаж, маркетинга, закупок, финансов и т.п.) неизбежно приводит к возникновению между структурными подразделениями конфликтных ситуаций по параметрам, относящимся к логистике.
Такими параметрами в большинстве случаев являются: объемы закупок продукции, объемы запасов в складской сети, продолжительность составляющих цикла выполнения заказа, бюджет на выполнение логистических функций и операций, параметры систем управления запасами, ассортимент закупаемой, хранимой и распределяемой продукции, показатели качества потребительского сервиса (надежность поставки, точность выполнения параметров заказа, доступность запасов) и т.п.
Если в организационной структуре фирмы отсутствует отдел логистики, разрешение конфликтных ситуаций традиционно решается либо коллегиально (на оперативных совещаниях руководителей подразделений), либо директивным путем (распоряжением высшего руководителя, например, исполнительного директора или его заместителя).
При наличии службы логистики разрешение указанных конфликтов может быть передано соответствующему логистическому менеджеру, ответственному за межфункциональную координацию.
Для примера опишем несколько возможных конфликтных ситуаций (их, безусловно, гораздо больше):
Периодичность закупок: конфликт между отделом закупки и складом. Отдел закупки стремится делать редкие закупки крупными партиями.
При этом с целью поддержания хороших отношений с поставщиками и для получения дополнительных скидок закупки могут осуществляться по удобному поставщикам графику.
Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции.
Глубинной причиной конфликта является отсутствие системы управления запасами, а также субъекта, осуществляющего единое (интегрированное) управление ими в рамках фирмы.
Тара и товароноситель: между отделом закупки и складом, отделом закупки и транспортным отделом.
Отдел закупки, пытаясь получить скидки и дополнительные льготы от поставщиков, не придает особого значения параметрам тары и наличию товароносителя для формирования унифицированных грузовых единиц.
Транспортный отдел стремится к максимально полной загрузке транспортных средств и, соответственно, уменьшению частоты рейсов с целью сокращения затрат на перевозки.
Склад заинтересован в использовании современных средств механизации при разгрузке транспортного средства, минимизации времени подготовки к проведению разгрузочных работ, минимальном количестве перевалок и т.п.
Таким образом, отсутствие гармонизации параметров тары и грузовместимости транспортных средств, которое и лежит в основе данного конфликта, приводит к существенному увеличению логистических издержек.
Продолжительность цикла доставки: конфликт между отделом маркетинга и транспортным отделом.
Отдел маркетинга заинтересован в максимально быстрой доставке товаров от поставщиков на склад и со склада покупателям с целью поддержания высокого уровня обслуживания.
Транспортный отдел фирмы стремиться выбрать наиболее экономичный маршрут, чтобы минимизировать транспортные расходы.
Переход от управления отдельными логистическими функциями к интегрированному управлению логистическим процессом компании в целом связан с нарушением функциональных границ деятельности различных служб фирмы, вмешательством в ранее «суверенные» области, а потому чреват возникновением серьезных организационных конфликтов.
Служба логистики компании должна эффективно управлять этими конфликтами, а также теми конфликтными ситуациями, которые «традиционно» возникают из-за различной направленности целей и интересов различных подразделений компании.
Существуют несколько вариантов стратегий поведения субъектов конфликта в ситуациях, рассмотренных выше:
1. Конкуренция - прямое столкновение и использование силовых методов разрешения конфликтов.
2. Избежание - уход от борьбы, попытка представить ситуацию так, как будто
конфликта нет вовсе.
3. Приспособление - признание поражения ради достижения каких-либо
локальных (а иногда личных) целей.
4. Компромисс - обмен уступками для достижения приемлемого соглашения.
5. Сотрудничество - совместная работа для обоюдного удовлетворения
интересов всех сторон.
С позиций эволюционного встраивания логистики в сферу менеджмента компании на первых этапах предпочтительно использовать стратегию сотрудничества, а не компромисса, который зачастую сводится к «позиционному» торгу.
В результате такого торга стороны «чаще всего получают совсем не то, что они хотели бы получить».
Термин «сотрудничество» при достижении сторонами конфликта своих стратегических интересов, соответствует понятию экономического компромисса в логистике.
Фундаментом межфункциональной логистической координации должна бать схема экономических компромиссов, понятная всем подразделениям фирмы и построенная, например, на основе общих логистических издержек или балансе «логистические затраты - потребительский сервис».
В зависимости от организационной структуры управления логистикой компании конфликты могут решаться на горизонтальном уровне (коллегиально) либо путем использования властных полномочий (иерархический метод).
Преимуществом коллегиального решения конфликтов является приверженность сторон достигнутым договоренностям (компромиссным решениям).
Основным недостатком данного подхода является продолжительное время, необходимое для осознания сторонами необходимости эффективного, взаимовыгодного решения конфликта - такого времени уходит подчас слишком много.
Возможность оперативного решения конфликтов предоставляет иерархический подход, который, однако, опасен вероятностью мнимого решения конфликта путем его подавления, а реально - перевода в более глубокую, скрытую и деструктивную фазу.
Таким образом, эффективным методом решения рассмотренных выше конфликтов является достижение экономических компромиссов между подразделениями компании при «арбитраже» осуществляемом службой логистики, одной из основных задач которой как раз и является межфункциональная логистическая координация.
И особая важность для достижения подобной эффективной координации смежных служб принадлежит единой системе управления и информационной системе, обеспечивающих необходимые условия для принятия верных решений.
Нежелание осуществлять открытый обмен всей необходимой информацией является одним из основных препятствий на пути интеграции логистического процесса фирмы и межфункциональной координации.
Вопросы для самоконтроля
1. Функциональные проблемные области на уровне предприятия.
2. Причина конфликтов на предприятии, связанных с прохождением через него материального потока.
3. Направления разрешения конфликтов в области управления запасами.
4. Порядок разрешения конфликтов в области закупок.
5. Примеры межфункциональной и межорганизационной интеграции.
6. Межфункциональные конфликты при определении величины партии.
7. Конфликты на предприятии между подразделениями при установлении срока поставки.
Преподаватель Давыденко С.М.