Размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа.
Эмблема организации или товарный знак должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблемой не разрешено заменять реквизит «Наименование организации». Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5х 2,5.
Код организации (код по ОКПО)
ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций.
Код по ОКПО имеют все зарегистрированные организации и предприятия. Он представляет собой восьмизначное число. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку: указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.д.
Код организации также как и код формы документа помещают на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем).
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (код по ОКУД)
ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.
Код по ОКУД проставляется справа от кода организации, состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Наименование организации
Наименование организации является обязательным реквизитом для любого документа. Оно указывает автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство, структурное подразделение, если их руководители имеют право подписи.
Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей организации, которой автор документа подчиняется.
Наименование, приводимое в данном реквизите должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда используется в Именительном падеже. Сначала указывают наименование вышестоящей организации, затем полное наименование организации – автора документа прописными буквами. Ниже – сокращенное, которое указывают в скобках. Например:
Правительство Москвы наим. вышестоящей организации
КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫнаим. организации
НАСЕЛЕНИЯ МОСКВЫ
(Комсоцзащиты Москвы) сокращенное наименование
Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации.
Наименование организаций субъектов РФ, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках – русском и национальном.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (в Положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала, территориального представительства, то его наименование указывают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 08. Например, указ президента Российской Федерации.
Отсутствие реквизита 08 на бланке документа может явиться основанием признания документа незаконным.
Справочные данные об организации
Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (данные о лицензиях, патентах, счетах в банке, адрес электронной почты и т.д.).
Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, т.к. письмо предполагает переписку.
Наименование вида документа
Проставляется на всех документах, кроме писем.
Его наименование должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации).
Неправильно указанное наименование вида документа делает его недействительным.
Пишется данный реквизит прописными буквами ниже наименования организации, отступив 2 межстрочных интервала.
Дата документа
Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий ему юридическую силу.
Стандартом установлено 2 способа оформления даты:
- 1 способ словесно-цифровой: 01 сентября 2006
- 2 способ цифровой: 01.09.2006 (нельзя 01.09.06, и так будет до 2010 года, пока на конце не будет двузначного числа года)
При цифровом способе пользуются двумя парами арабских цифр, разделенных точками для обозначения даты месяца и месяца, год обозначают четырьмя арабскими цифрами, точка в конце не ставится. Цифровой способ применяется при датировании документа, в резолюции, грифе утверждения, грифе согласования, тексте документа. Словесно-цифровой способ применяют в документах, содержащих сведения финансового характера.