УРОК 16
Тема 5. Информационные системы управления проектами.
1. Информационные системы управления проектами
2. Методы управления проектами. Организация работы над проектом.
3. Системы календарно-сетевого планирования.
4. Аналитические финансовые системы управления проектами.
5. Программные средства управления проектами
Информационные системы управления проектами
Информационная система управления проектами – инструмент для автоматизации управления проектами посредством программного обеспечения, специально настроенного под нужды компании.
Программа управления проектами, внедренная в качестве информационной системы управления проектами, позволяет повысить эффективность проектного управления в компании за счет поддержки процессов управления проектом на протяжении всего его жизненного цикла. Информационная система управления включает в себя следующие функции:
- автоматизация управления проектами - задач по планированию и контролю проекта;
- предоставление «единой картины» всех проектов компании для взвешенного принятия управленческих решений;
- инструмент управления проектами, позволяющий сократить время на коммуникации между участниками проектной деятельности;
- программа управления ресурсами проекта;
- автоматизация документооборота управления проектами;
- ведение архива проектной информации.
Информационная система управления проектами внедряется посредством выполнения 9 основных блоков работ
1. Определение функциональных требований к ИСУП, которыми являются:
o автоматизация управления проектами и бизнес-процессов;
o информационное обеспечение деятельности Проектного комитета и Проектного офиса;
o количество одновременно работающих в ИСУП пользователей;
o организация документооборота для процессов управления проектами;
2. Определение критериев выбора программного обеспечения.
3. Выбор программного обеспечения.
4. Подготовка технической инфраструктуры и инсталляция информационной системы управления проектами.
5. Приобретение необходимого количества лицензий на программное обеспечение.
6. Настройка ИСУП согласно утвержденным функциональным требованиям.
7. Разработка руководств пользователей по ведению проекта.
8. Тестирование работоспособности ИСУП с использованием руководств пользователя.
9. Передача ИСУП в эксплуатацию по результатам тестирования и обучение пользователей, которые должны будут работать с ИСУП.
Методы управления проектами. Организация работы над проектом.
Управление проектом - это руководство работами команды исполнителей проекта для реализации проекта с использованием методов управления, планирования и контроля работ, управление рисками, эффективной организацией работы и коммуникационными потоками в команде исполнителей.
Основными составляющими любого проекта являются следующие: ресурсы (людские, финансовые и технические), время и стоимость выполнения проекта. Ответственность за координацию и реализацию этих трех составляющих несет менеджер проекта, а ответственность за идейную, функциональную сторону проекта несет главный программист.
Методы управления программным проектом
Метод критического пути СРМ - исследование возможности эффективного использования вычислительной машины при планировании и создании планов-графиков больших комплексов работ по модернизации заводов этой фирмы. В результате был создан рациональный и простой метод (Уолкера-Келли) управления проектом с использованием ЭВМ, который был назван CPM (Critical Path Method) - метод критического пути.
Критический путь - наиболее полный путь работ в сетевом графике, которые лежат на этом пути. Именно продолжительность критического пути определяет наименьшую общую продолжительность работ в проекте в целом. Время выполнения всего проекта может быть сокращено за счет уменьшения времени выполнения задач, которые лежат на критическом пути. Соответственно любая задержка выполнения задач критического пути приводит к увеличению времени выполнения проекта. Эта концепция обеспечивает концентрацию внимания менеджера на критических работах. Однако основное преимущество метода критического пути - управление сроками выполнения задач, которые не лежат на критическом пути. Этот метод разрешает рассчитать возможные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описанной логической структуры сети и оценок времени выполнения каждой работы [11.1-11.7].
Метод основан на графическом представлении задач (работ) и видов действий на проекте и задании ориентировочного времени их выполнения в виде графа (рис. 11.1), в вершинах которого располагаются работы и время выполнения каждой работы под вершинами либо на дугах графа.
Метод анализа и оценки PERT. Метод PERT представляется сетевыми диаграммами с вершинами-событиями, а работа - в виде линии между двумя событиями, отображающими начало и конец работы. В целом расхождения между этими двумя методами сетевого представления графа работ - незначительные. Однако этот метод, в отличие от CMP, учитывает возникающие неопределенности во времени выполнения каждой операции.
Представление более сложных связей между работами для задания узлов графа в виде вершина-событие является более сложным, и потому этот метод реже используется на практике.
3 Системы календарно-сетевого планирования.
В сетевых графиках реализованы функции связи между этапами, план-фактное рассогласование, подключение к этапам ресурсов различных типов, оптимизация использования ресурсов. Но самое главное отличительное преимущество КСП в UPE - возможность интеграции с данными бюджетной модели, с совмещенной временн о й шкалой (КСП и модели).
КСП в UPE также импортируется (экспортируется) из всех распространенных приложений этого класса: например, из MS Project. Сотрудники вашей компании могут продолжать использовать ваши приложения КСП (например, MS Project).
Сетевое планирование традиционно используется для разработки инвестиционных планов (бизнес-планов), в бюджетировании - для разработки инвестиционных бюджетов. Также сетевое планирование можно эффективно использовать для описания внутренних проектов компании и некоторых бизнес-процессов.
В планировании работ по созданию новых сложных объектов возникает неопределенность, разрешение которой недоступно при традиционных методах планирования, например: установление продолжительности выполнения работ коллективами исполнителей, равномерное распределение ресурсов по видам работ, сокращение срока окончания всех работ при минимальном увеличении затрат и др. Организация планирования может быть существенно улучшена с помощью математических методов анализа и метода сетевого планирования и управления(СПУ).
Сетевое планирование и управление программами включает три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление.
Этап структурного планирования начинается с разбиения программы на четко определенные операции. Затем определяются оценки продолжительности операций и строится сетевая модель (сетевой график, стрелочная диаграмма), каждая дуга (стрелка) которой отображает работу. Вся сетевая модель в целом является графическим представлением взаимосвязей операций программы. Построение сетевой модели на этапе структурного планирования позволяет детально проанализировать все операции и внести улучшения в структуру программы еще до начала ее реализации. Однако еще более существенную роль играет использование сетевой модели для разработки календарного плана выполнения программы.
Конечной целью этапа календарного планирования является построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой операции, а также ее взаимосвязи с другими операциями программы. Кроме того, календарный график должен давать возможность выявлять критические операции (с точки зрения времени), которым необходимо уделять особое внимание, чтобы закончить программу в директивный срок. Что касается некритических операций, то календарный план должен позволять определять их резервы времени, которые можно выгодно использовать при задержке выполнения таких операций или с позиции эффективного использования ресурсов. Если проект оказывается удовлетворительным, то необходимо закончить его составление, в противном случае необходимо выполнить дальнейший анализ сетевой модели, который помог бы ее улучшить.
Заключительным этапом является оперативное управление процессом реализации программы. Этот этап включает использование сетевой модели и календарного графика для составления отчетов о ходе выполнения программ. В случае необходимости сетевая модель корректируется.
Сетевая модель отображает взаимосвязи между операциями и порядок их выполнения. Событие определяется как момент времени, когда завершаются одни операции и начинаются другие. Начальная и конечная точки любой операции описываются, таким образом, парой событий, которые называют обычно начальным и конечным событием. Каждая операция в сети представляется только одной дугой (стрелкой). Ни одна пара событий не должна определяться одинаковыми начальными и конечными событиями. Для сохранения порядка следования событий на сетевом графике вводятся фиктивные операции. Они отображаются пунктирной стрелкой и не требуют ни затрат времени, ни затрат ресурсов.