ТЕМА №1 ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Лекция №1 - Введение в документационное
Обеспечение управления
Вопросы:
1 Общая структура документационного обеспечения управления
2 Основные понятия документационного обеспечения управления
3 Организационное построение службы делопроизводства
4 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1.1).
Рисунок 1.1 - Схема документационного обеспечения управления
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека), внутри которой документы расположены в определенном порядке).
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота показана на рис. 1.2.
Рисунок 1.2 - Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
Существует целый ряд вариантов классификации документов (см. табл. 1.1).
Таблица 1.1 – Виды классификации документов
Принцип классификации | Подклассы |
По происхождению | Служебные, личные |
По срочности | Срочные, несрочные |
По гласности | Секретные, сов. секретные, для служебного пользования, несекретные |
По форме | Типовые, индивидуальные |
По срокам хранения | Временного хранения, долговременного, постоянного |
По характеру информационных связей | Входящие, исходящие и внутренние |
По типу носителей | Бумажные, электронные |
Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:
· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
· распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
· информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
· документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).
Основные понятия документационного обеспечения управления
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) –
понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:
«документ» - материальный объект,
«документ» - носитель информации,
«документ» - документированная информация.
С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.
Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом: «Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").
В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.
С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.
Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.
В сферу ДОУ включаются:
• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
• контроль за правильностью оформления документов;
• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:
• директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);
• организационно - распорядительная документация;
• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);
• деловая переписка;
• финансовая документация.
Кроме того, необходимо отметить, что перечисленные группы документов могут относиться к трем основным видам работ, выполняемых учебным заведением: учебной, методической и научно-исследовательской.