Имя отправителя и должность

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

 

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

· increase your business productivity

· enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

 

Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear Jane Dear Tom

Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Yours faithfully PATRICK CLARK Director

Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs) General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

 

 

Структура делового письма

Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, служебную записку или сообщение электронной почты, при этом желательно следовать общим правилам составления основной части документа. Если документ имеет хорошую структуру, а также написан хорошим деловым языком, — есть все шансы, что он произведет нужное впечатление.

Четыре элемента структуры

К составлению серьезных документов нужно подходить серьезно и тщательно. Они должны состоять из следующих четырех составных элементов.

Вступление	Это объяснение того, зачем вы пишете письмо. Сошлитесь на предыдущее письмо, знакомство, разговор или документ.
Основная информация(факты и цифры)	Дайте основную информацию со всеми подробностями, цифрами и датами. Либо попросите информацию. Разделяйте текст на абзацы. Следите за логикой изложения.
Действие(вывод)	Действие, которое должен предпринять читатель. Либо действие, которое вы предпримете. Укажите конечный срок, если это необходимо.
Концовка (одна строка)	Иногда достаточно простого заключительного предложения из одной строки.

А теперь давайте рассмотрим эти 4 элемента более подробно.

Вступление

В первом абзаце нужно указать причину написания письма. Это может быть:

· Благодарность за предыдущее письмо

· Напоминание о встрече или разговоре

· Вступление к теме, которая будет обсуждаться.

Примеры

Thank you for your letter of…

It was good to meet you again at last week’s conference.

We wish to hold our annual conference at a London hotel in October.

Примечание

Если вы начинаете предложение с Further to your letter of…, то его всегда нужно продолжать следующим образом:

Further to your letter of 15 May, I am sorry for the delay in attending to this matter.

Основная информация

Это основная часть сообщения, в которой дается вся инфомация, которую получатель должен знать. Альтернативный вариант: вы запрашиваете информацию. Возможно также сочетание обоих вариантов. Информацию необходимо давать просто и ясно, разделяя ее на отдельные абзацы. Этот раздел должен приводить к логическому выводу.

Действие (вывод)

В этом разделе сообщение приводит к логическому выводу. Это может быть:

· описание действия, которое ожидается от получателя

· описание действия, которое вы предпримете вследствие того, что вы изложили в письме

Примеры

Please let me have full details of the costs involved together with some sample menus.

If payment is not received within seven days this matter will be placed in the hands of our solicitor.

Концовка

Обычно все, что необходимо для окончания сообщения, — это простое заключительное предложение, состоящее из одной строки. Оно должно соответствовать содержанию сообщения.

Примеры

I look forward to meeting you soon.

I look forward to seeing you at next month’s conference.

A prompt reply would be appreciated.

Please let me know if you need any further information.

Примечание

Следующие концовки являются незаконченными, поэтому их не следует использовать.

Hope to hear from you soon.

Looking forward to hearing from you.

 

Деловое письмо: правила открытой пунктуации

Стиль современных деловых писем — это блочная структура плюс так называемая открытая пунктуация.

Открытая пунктуация — это стиль написания деловых писем, для которого характерно отсутствие лишних знаков препинания. «Лишних» в данном случае означает, что без них можно обойтись.

Используются только те знаки препинания, которые являются совершенно необходимыми. Все остальные запятые и точки опускаются, особенно в датах, адресах и т.д. Что касается запятых, то для них применяется правило: «Лучше меньше, чем больше».

Использование открытой пунктуации позволяет сделать текст более чистым и легким, а структуру — более прозрачной.

Даты

Правильно	Неправильно
27 March 2005	27th March, 2005
8 October 2008	October 8th, 2008

Имена и адреса

Mr G P Hilton Chief Executive Hilton Hotels Ltd #04-67 Hilton Towers 358 Green Avenue New York 6455

Нет точек Нет запятых в конце строк

Приветствие

Dear Jason

Нет запятой

Концовка

Your sincerely

Нет запятой

Сокращения

Правильно	Неправильно
Mr Dr BA IBM MRT NB PS	eg ie pm am	Mr. Dr. B.A. I.B.M. M.R.T. N.B. P.S.	e.g. i.e. p.m. a.m.

Время

Правильно	Неправильно
9.30 am 0950 1400	9.30 a.m. 09.50 am 14:00

Цифры

Правильно	Неправильно
1 2 3	4 5 6	1. 2. 3.	4) 5) 6)

 

 

Деловое письмо: полезные фразы

Thank you for your message.	Спасибо за сообщение.
I’ve attached a copy of my report.	Я прикрепил файл отчета.
Please do not hesitate to contact me.	Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Please let me know if you need any further information.	Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.
I apologize for not sending this earlier.	Прошу прощения за то, что не отправил это раньше.
Please call me on my mobile.	Пожалуйста, позвоните мне на мобильный.
Are you free on Wednesday morning?	Вы свободны в среду утром?
Could you let me know if you are available on March 9th or 10th?	Дайте мне знать, когда вы свободны — 9 или 10 марта?
I’m taking the 10:00 flight to London tomorrow morning.	Я улетаю в Лондон завтра утром рейсом в 10:00.
I’ll be away from my office for a few days.	Я буду отсутствовать в офисе в течение нескольких дней.
I look forward to your confirmation.	Жду подтверждения от вас.
Can we reschedule for Friday?	Мы можем изменить нашу договоренность на пятницу?
Are we still OK for Tuesday?	Наша договоренность на вторник остается в силе?
Please send us a current price list.	Пожалуйста, пришлите ваш нынешний прайс-лист.
We’d like to order some items from your catalogue.	Мы хотели бы заказать некоторые товары из вашего каталога.
Please confirm that all the items are in stock.	Пожалуйста, подтвердите, что все эти товары есть в наличии.
Thank you for your order.	Спасибо за заказ.
We will deliver your order within one week.	Мы доставим ваш заказ в течение недели.
We are very unhappy with the level of your service.	Мы очень недовольны уровнем вашего сервиса.
I was very sorry to hear about the problems you have experienced.	Мне было очень неприятно услышать о проблемах, с которыми вы столкнулись.
We have many new products that will interest you.	У нас есть много новых товаров, которые вас заинтересуют.
Sales went up by 30 per cent.	Продажи возросли на 30%.