Роли членов закупочного центра.
Кто участвует в принятии решений о закупках товаров промышленного назначения?
Этим делом может заниматься либо единственный снабженец, либо несколько агентов по закупкам, либо крупный отдел материально-технического снабжения, возглавляемый вице-президентом по закупкам. В ряде случаев специалисты по материально-техническому снабжению сами принимают решение относительно технических характеристик товара и выбора поставщиков. Иногда им поручается только выбор поставщика, а иногда – только оформление заказа. Как правило, они принимают самостоятельные решения по незначительным вопросам, а по крупным проблемам – лишь выполняют пожелания других.
Закупочный центр – это совокупность участвующих в процессе принятия решений о закупках лиц или групп лиц, имеющих ряд общих целей и совместно разделяющих риск в связи с принятыми ими решениями.
В состав закупочного центра входят все члены организации, играющие какую-либо роль в процессе принятия решений о закупках. Среди них действительные пользователи товара, все те, кто оказывает влияние на принятие решения о его закупке, снабженцы, распорядители, принимающие решение, и лица, контролирующие информацию о закупке.
В любой организации состав и размеры закупочного центра будут варьироваться в зависимости от класса закупаемых товаров. В принятии решения о закупке компьютера будет задействовано больше участников, чем в принятии решения о закупке канцелярских скрепок. Продавец товаров промышленного назначения должен обязательно выяснить:
1) из кого состоит основная группа принимающих решения;
2) на принятие каких решений оказывают влияние эти лица;
3) какова степень их относительного влияния;
4) какими критериями оценки пользуется каждый из участвующих в принятии решения.
Состав центра закупки потребителей предполагает наличие пяти ролей, которые играют один или несколько человек.
Покупатель обладает формальной властью и ответственностью за выбор альтернативных торговых марок и поставщиков, а также за проведение переговоров по контрактам и определение условий закупок.
Пользователь – лицо, используемое товар. Как правило, пользователь имеет возможность оценить закупленные товары.
Влиятельное лицо – рекомендует товары, определяет технические требования и критерии выбора.
Лицо, принимающее решение – обладает формальной властью и ответственностью за окончательный выбор изделий.
«Привратник» – члены группы, фильтрующие поток информации и способные оказать косвенное влияние на процесс закупки.
Методы разрешения конфликтов в закупочном центре.
Из-за различной ориентации, целей и образа жизни членов закупочного центра, совместное принятие решений иногда приводит к конфликтам, разрешить которые можно одним из 4-х методов:
Метод решения проблем. Члены закупочной группы прежде чем принять решение, требуют дополнительной информации.
Метод убеждения. Если каждый участник группы выдвигает свои критерии для выбора поставщиков. Побеждает наиболее убедительная аргументация.
Метод уторгования. Участники группы соглашаются поддерживать взаимные рекомендации в различных ситуациях, не зависимо от их особенности. Например, один член закупочного центра выбирает поставщика основных материалов, другой – поставщика оборудования.
Политический метод. Участники группы стараются убедить сторонних лиц и руководство поддержать их позиции, а затем пытаются победить в противоборстве.
Основные факторы, учитываемые в процессе принятия решения о закупках.
Различные обстоятельства, оказывающие влияние на агентов по закупкам, такие, как факторы окружающей обстановки, особенностей организации, межличностных отношений и индивидуальных особенностей личности, перечислены на рис. 8.1.
Рис.9.1. Основные факторы, оказывающие влияние на организованных потребителей
Факторы окружающей обстановки. Покупатели товаров промышленного назначения находятся под сильным влиянием таких факторов текущей и ожидаемой экономической обстановки, как уровень первичного спроса, экономическая перспектива и стоимость получения займов. По мере роста уровня экономической неопределенности покупатели товаров промышленного назначения перестают делать капиталовложения в приобретение машин и оборудования и стремятся сократить наличные товарно-материальные запасы. Все большую значимость приобретает такой фактор окружающей обстановки, как неминуемый дефицит основных исходных материалов. Фирмы проявляют все большую готовность к закупкам и поддержанию больших запасов дефицитных материалов. Влияют на покупателей товаров промышленного назначения и такие факторы окружающей обстановки, как темпы научно-технического прогресса, политические события и деятельность конкурентов. Продавцу товаров промышленного назначения необходимо также внимательно следить за всеми этими факторами, определять характер их влияния на покупателя и стремиться превращать возникающие проблемы в новые возможности.
Факторы особенностей организации. У любой закупочной организации есть свои собственные цели, политические установки, собственные методы работы, своя организационная структура и свои внутриорганизационные системы, которые продавец товаров промышленного назначения должен изучить. В связи с этим возникает ряд вопросов. Сколько лиц участвуют в принятии решения о закупках? Кто эти лица? Какими оценочными критериями они руководствуются? Каковы политические установки фирмы в отношении деятельности своих агентов по закупкам и какие ограничения накладывает она на эту деятельность?
Факторы межличностных отношений. В состав закупочного центра обычно входят несколько человек разного статуса, с разными полномочиями, разным умением поставить себя на место другого, разным умением убеждать. Продавцам товаров промышленного назначения вряд ли доведется узнать о динамике их группового поведения в процессе принятия решения о закупках, хотя любая информация, которую удастся получить о членах закупочного центра и межличностных отношениях этих людей, будет полезной.
Факторы индивидуальных особенностей личности. Каждый участник принятия решения о закупке привносит в процесс свои личные мотивации, восприятия и предпочтения. Все это зависит от возраста конкретного лица, уровня его доходов, образования, служебного положения, типа его личности и готовности пойти на риск. Агенты по закупкам придерживаются разных подходов к организации своей работы.
Продавцы товаров промышленного назначения должны знать своих покупателей и приспосабливать свою тактику к конкретным факторам окружающей обстановки, особенностей организации, межличностных отношений и индивидуальных особенностей личности, которые оказывают влияние на совершение покупки.