Тема 7. Делопроизводственная документация
Разновидности делопроизводственных материалов XVIII-первой половины XIX вв.
Электронный ресурс: https://www.historichka.ru/materials/istochnikovedenie/6.html
Задача: Изучить какие бывают делопроизводственные материалы.
Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено прежде всего сложной структурой государственного аппарата. Можно выделить три группы делопроизводственной документации:
1) переписка учреждений;
2) внутренние документы;
3) просительные документы (часто выступающие как инициативные при формировании дела).
Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Рапортом могло называться донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Экзекуцией могло называться донесение об исполнении какого-либо распоряжения.
Промемории посылали друг другу учреждения одного уровня. Ведения поссылали друг другу, учреждения, не связанные соподчиненностью. Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.
Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах- регистратурах, в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, Сената и других учреждений. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, – протоколы и журналы заседаний.
В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, некоторые изменили название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.
Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.
Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Министерские отчеты систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически.
Отчеты Государственного совета составлялись периодически и были весьма краткими. В 1804 г. появились губернаторские отчеты.
В XIX в. усложнилась регистрация документов: документ регистрировался на всех этапах своего движения. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы переписывались дословно.
Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В нем ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе: фиксировались мнения большинства и меньшинства, излагался обсуждаемый вопрос, а также особые мнения, и указывалось, какое из них было утверждено в качестве решения. Наиболее подробны журналы Государственного совета, менее - журналы Комитета министров.
В 70-е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для записи заседания Особого присутствия Правительствующего сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.
Таким образом, изучение обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет крайне важное значение. Оно может дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти. Система и традиции российского делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности.