Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.
ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» — «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).
Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:
· электронный архив “Вирт Йозеф — канцлер Германии”,
· электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.
В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф — государственный канцлер Германии”.
Особенности этого проекта:
1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).
2. Тексты машинописные и рукописные.
3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст.
Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.
Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.
В 1996 г. была разработана система хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.
Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.
В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.
В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.
Автоматизированная информационно-поисковая система в проектах содержит следующие блоки:
1. База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.
2. Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.
Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:
· программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);
· имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);
· программа организации доступа к оцифрованным документам;
· файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.
Заключение
В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.