Тема 2.Документация и документооборот
1. Документация, ее сущность, значение.
2. Порядок составления и обработки документов
3. Первичная документация хозяйственных операций. Классификация бухгалтерских документов: по назначению, порядку составления, способу охвата операций
4. Понятие о документообороте, его основные этапы
Документация, ее сущность, значение.
Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями на предприятии осуществляется с помощью документирования.
Документация – способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.
Документирование представляет собой комплекс взаимосвязанных документов.
Бухгалтерский (первичный) документ – письменное свидетельство определенной формы и содержания, которое содержит сведения о хозяйственной операции и является доказательством ее осуществления.
Значение первичного документа:
1. Только на основании правильно оформленного первичного документа можно сделать бухгалтерскую проводку на счетах и в учетных регистрах.
2. По первичным документам можно проверить законность и целесообразность совершенных операций.
3. Первичные документы являются объектом проверки при ревизии и аудите.
Неделимый информационный элемент документа, отражающий признаки и показатели операции называется реквизитом. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты, а именно:
- название документа;
- дата и место его составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, ее измерители;
- должности лиц, ответственных за осуществление операции и правомерность ее оформления;
- личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимающие участие в осуществлении хозяйственной операции.
В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия или лица, основание совершения операции, номер документа, данные о документе, который удостоверяет лицо и другие.
К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования, установленные Законом ДНР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и Положением «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» №88 от 24.05.95.
.
Порядок составления и обработки документов
К оформлению документов предъявляются особые требования. Важнейшим из них является своевременность оформления. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Точность, ясность и полнота содержания операции – также требуются при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко, аккуратно и разборчиво.
Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (в цехах, на складах, в отделе сбыта и др.) после выполнения отраженных в них хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой – подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического учета, составления отчетов. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.
Проверка должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований по их правильному оформлению, точности арифметических расчетов. Исходя из этого проверка бывает: по существу, формальная и арифметическая.
1) Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной этим документом, соблюдения норм и расценок. Например, согласно действующему законодательству сумма платежа наличными деньгами не должна превышать 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.
В случае обнаружения ПКО на сумму, превышающую этот лимит, эта операция выявляется незаконной.
2) Формальная проверка устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Если при проверке выявлена подделка документов, недостоверные подписи, злоупотребления, то такие документы задерживают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.
3) Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических расчетов, содержащихся в документе. Проверяются не только внутренние документы, но и документы, поступившие от другого предприятия, учреждения. В случае выявления ошибки в «чужих» документах, например, предприятия-поставщика, составляется бухгалтерская справка, в которой проводятся правильные расчеты, а предприятию поставщику посылается письменное сообщение о выявленной ошибке.
Справка-расчет прилагается к документу, в котором обнаружена ошибка, для дальнейшего отражения в учете правильных записей. Исключение составляют ошибки, обнаруженные в выписке банка (необоснованное списание или зачисление денег). В своем учете предприятие показывает эти ошибочные суммы, но относит их на расчеты по претензиям, о чем уведомляет банк.
Расценка (таксировка) документов состоит в проставлении в соответствующих графах цены и суммы, т.е. в денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Это, как правило, складские документы, в которых на местах проставляются только количественные, натуральные измерители (накладные, требования, лимитно-заборные карты и др.). Документы, в которых одним из обязательных реквизитов является денежный измеритель (ПКО, РКО и др.), расценке не подлежат.
Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Например, ведомости приходования готовой продукции.
Контировка документов состоит в составлении бухгалтерских проводок, т.е. указании корреспондирующих счетов, на которых отражается операция, оформленная документом.
Проводки можно составлять как на бланке самого документа, так и другим образом. На бланках отдельных документов (ПКО, РКО, авансовый отчет и др.) для этого предусмотрены специальные графы. Кроме того, можно воспользоваться мемориальными ордерами или сделать запись в журнале хозяйственных операций. От правильно составленных бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей, а своевременность и качество учета еще зависит от правильной системы документооборота.