HR-задачи, которые решают чат-боты
2 слайд:
Зачем HR-у чат-боты?
Главная польза от чат-бота в работе HR — автоматизация ручной повторяющейся работы и структурирование информации. Чат-бот ускоряет поиск кандидатов, публикацию вакансий, рассылку информации о компании и любые подобные процедуры.
Автоматизированная работа с данными хороша тем, что она:
- минимизирует человеческий фактор (забыл / перепутал / опечатался) и
- не зависит от обстоятельств.
Пример из практики: одна из выпускниц курса сделала бот, который поздравлял сотрудников с днем рождения. Бот обращался к эксель-таблице, сравнивал дни рождения сотрудников с текущей датой, при совпадении подставлял имя и должность в шаблон и автоматически отправлял письмо с поздравлением. Программа никого не забывала и работала всегда — и в выходные, и когда в офисе аврал, и пока HR в отпуске.
Чат-боты не заменяют живых сотрудников, но значительно ускоряют выполнение рутинных операций — в том числе для того, чтобы у специалиста оставалось больше времени на те задачи, которые требуют живого общения и творческого подхода. Скажем, то время, которое могло быть потрачено на ручную рассылку опроса об удовлетворенности работой, можно потратить на более глубокий анализ его результатов.
3 слайд:
Чат-бот – программа, имитирующая человеческое общение с помощью текста или голоса. Чат-боты оптимизируют и персонализируют управление сотрудниками. Я приведу варианты использования чат-ботов, благодаря которым облегчается множество HR-процессов в компаниях.
4 слайд:
Рекрутинг
На основе интервью с чат-ботом HR-менеджер принимает решения, каких кандидатов пригласить на живое собеседование, кому стоит выдать тестовое задание, а кого – схантить поскорее.
Интервью при найме или увольнении сотрудника занимает много времени. Эти процессы нужно хотя бы частично автоматизировать. Чтобы выяснить, насколько кандидат заинтересован в вакансии и подходит ли по формальным требованиям, удобно использовать чат-боты. Это экономит до 95% времени рекрутера на рутинные задачи.
Чат-бот анализирует резюме и анкетирует потенциального сотрудника на первых этапах собеседования. Затем он обрабатывает ответы и, в зависимости от сценария, приглашает на встречу либо на видеоинтервью. Кандидат может получить развернутый ответ на вопрос и не ждать, пока им займется менеджер.
Главное преимущество чат-бота — он умеет не только собирать информацию о потенциальных работниках, но и проводить предварительный отбор. Мы уже рассказывали про это в нашем блоге.
Чат-боты экономят рекрутерам много времени, отвечая на первичные вопросы:
5 слайд:
Адаптация новых сотрудников
Чат-боты умеют общаться с сотрудниками и взаимодействовать с программами для управления персоналом. Они помогают новичкам с документами, рабочими инструкциями и процедурами. Часто компании «зашивают» в бот расположение рабочих мест: так новые работники знакомятся с коллективом.
Адаптация новичков с чат-ботом проходит в среднем на месяц быстрее, менеджеры тратят на рутину на 40% меньше времени. Вовлеченность сотрудников в рабочий процесс увеличивается на 55%, а HR-менеджеры освобождают в среднем 8 часов в неделю, которые раньше тратили на ответы на одни и те же вопросы.
Британская аудиторско-консалтинговая компания EY создала бота Onboarding Buddy. Это ИИ-чат, который интегрируется с SAP SuccessFactors. Новые сотрудники могут задать ему «глупые», но важные вопросы, которые не решились бы спросить у своего начальника. Если это первый рабочий день, то новенький может заметить, что ему не хватает компьютера. Он может спросить у бота: «С кем из ИТ-отдела мне нужно поговорить, чтобы получить свой ноутбук?». В ответ приложение пришлет не только имя сотрудника, но и его фотографию, адрес электронной почты, номер телефона и подробную карту, как до него добраться.
— К кому мне обратиться, чтобы получить рабочий ноутбук?
— Пожалуйста, напишите Ивану Разину. Его почта ivan.r@company.ru, телефон — +7 (999) 1234567. Его можно найти на 3 этаже, в восточном крыле, рядом с переговорной «Евразия». Пример сообщения, которое может отправить чат-бот для сотрудников-новичков.
6 слайд:
Ответы на вопросы
С помощью одного чат-бота можно организовать центр поддержки персонала. Приложение поможет сотрудникам получить доступ к нужной информации и ответы на популярные вопросы.
Такого помощника создала компания Loka. Чат-бот Jane помогает оптимизировать рабочие процессы и отвечает на вопросы сотрудников. Вместо того, чтобы идти в отдел кадров или ждать письмо по электронной почте, сотрудники сразу же получают ответ на свои вопросы.
Также бот собирает информацию для оптимизации процессов и повышения производительности. Таким образом Jane помогает руководителям использовать заданные работниками вопросы для выявления проблем.
7 слайд:
Подача заявлений
Одна из самых запутанных проблем — оформление документов. Например, заявления на отпуск. Это длительная, утомительная и неизбежная часть работы. Но с помощью чат-бота ее можно сделать немного проще. Например, использовать приложение для подачи заявок на справки и выписки.
8 слайд:
Экзит-интервью
Большинство сотрудников скрывает, почему они решают уволиться. Если проблема в компании или команде, то HR-менеджеру важно знать причину, чтобы предупредить увольнение коллег.
Во время экзит-интервью не все сотрудники бывают откровенны: рассказывать о личных проблемах или конфликтах не очень приятно. Чат-боты убирают неловкость и могут гарантировать сотрудникам анонимность: так можно получить более честные ответы. К тому же чат-бот одновременно опрашивает несколько сотен увольняющихся в разных регионах. HR-менеджеры, как правило, успевают провести интервью на выходе только с ключевыми сотрудниками.
9 слайд:
Обучение сотрудников
Боты могут разрабатывать индивидуальные планы для обучения и развития каждого человека, в том числе и для развития софт скиллс. Например, советовать литературу или курсы по определенным навыкам. Или провести быстрое тестирование и посоветовать ресурсы в зависимости от результатов теста.
Чат-бот помогает сотруднику учиться там, где ему будет удобно. А все полезные материалы будут храниться у него в смартфоне.
Компания Leena AI разработала чат-бота, которые включает машинное обучение, искусственный интеллект и обработку естественного языка. Чат-бот помогает сотрудникам отслеживать свои цели и соответствовать требованиям компании. Бот делает самостоятельное обучение более интерактивным.
— Привет! Пожалуйста, посмотрите это видео для совершенствования своих soft skills.
— Посмотрел.
— Пожалуйста, ответьте на несколько вопросов, которые основываются на это видео. Когда вы с кем-то общаетесь, важно ли удерживать зрительный контакт? Ответьте «Да» или «Нет».
Слайд:
Планирование времени и ресурсов
Использование чат-бота помогает улучшить рабочий процесс и облегчить общение между членами команды. Например, если кто-то опоздает на встречу, то бот может отправить на нее других сотрудников или предупредить, что время начала отложилось.
Американский интернет-магазин Overstock использует бота Mila, который распределяет задачи заболевшего сотрудника среди «оставшихся». Когда работник чувствует себя плохо, вместо звонка менеджеру он пишет боту. А он проверяет расписание и находит работника под задачи больного. Mila также помогает сотрудникам планировать время, проверяет их графики и выполняет другие рутинные задачи, которые требуют время и вклада HR-специалистов.
— Я чувствую себя не очень хорошо.
— Мне грустно это слышать! Ты можешь взять время, чтобы отдохнуть. Просто скажи мне, в какой день и время тебя не будет, а я сделаю всё остальное.
— Пятница.
— Я приняла твой запрос на всю пятницу 4/22/2016. Что-то нужно еще?
— Да.
Пример разговора с Mila.
12 слайд:
Чат-боты разгружают отдел HR от монотонных задач, смягчают негативное влияние человеческого фактора и прекрасно подходят для автоматизации части общения с кандидатами и сотрудниками.
Срок, за который окупятся затраты на разработку и поддержку бота, зависит от того, какой объем ресурсов удастся сэкономить автоматизацией — но затраты в любом случае окупаются. Чат-боты помогают вывести работу HR на качественно новый уровень: когда рутина уходит на второй план, появляются силы, время и желание заниматься нетривиальными задачами и улучшать существующие процессы.
Но дело не только в экономии затрат. Чат-боты делаются людьми для людей: автоматизируя рутинные HR-процессы, мы освобождаем ресурсы для тех задач, которые не могут и не должны быть автоматизированы. И если освободившееся время HR потратил на интересное собеседование или поддерживающий разговор с коллегой — бот определенно принес компании пользу.