Архипова Ксения Олеговна.
Классификация документов, образующихся в деятельности суда – процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.
В международном документировании наиболее распространенными являются две системы классификации: универсальная десятичная классификация Мельвиля Дьюи и схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК).
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
Классификация документов осуществляется в процессе ведения судебного делопроизводства еще до передачи документов в архив суда, начинается с момента принятия их к регистрационному учёту и определяет комплектование архива суда в будущем.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации (в данном случае – суда), с указанием сроков их хранения, по установленной форме. (не только сроки хранения входят в понятие номенклатуры. Это также и название самого дела, его шифр и другое). Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную.
Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.
Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Организацию по разработке и созданию номенклатур можно разделить на три этапа:
1.Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году.
2.Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. (Для того, чтобы правильно сформулировать заголовки дел, необходимо учесть основные признаки для заведения дела в делопроизводстве суда. таковыми признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.). На втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело.
3.Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т.е. расположения наименований дел в определенной последовательности.
2.Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.
Классификация документов в судах судебной системы РФ осуществляется по следующим признакам:
1) по видовой принадлежности:
а) По категориям судебных дел (материалов);
б) По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда.
2) по учетно-хронологической принадлежности:
а) По периоду создания (крайние даты);
б) По учётно-регистрационному номеру.
3) по способу и технике создания документов:
а) Оригиналы и копии документов;
б) По физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.).
Классификация документов внутри архивной коллекции суда может осуществляться и после передачи документов в архив. Она может быть осуществлена в процессе работы с единицами архивного хранения, когда исправляются допущенные в ходе предыдущих стадий ведения судебного делопроизводства ошибки, а также возникает необходимость в более эффективной организации хранения документов в архивохранилищах.
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации документов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме всоответствующий государственный или муниципальный архив.
Систематизация архивных документов - деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Если классификация судебных документов происходит задолго до их непосредственной передачи на архивное хранение, то систематизация документов происходит в архиве суда и определяется тематикой и составом документов.
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п.2.9).