III. Учет денежных документов

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Возникает вопрос: чем проездные билеты, талоны на бензин и прочие денежные документы отличаются от обычных доку­ментов, подтверждающих произведенные расходы? И почему стоимость денежных документов нельзя сразу списать на за­траты, а нужно учитывать на специальных счетах бухгалтер­ского учета?

Дело в том, что, приобретая путевки или проездные биле­ты, организация уплачивает деньги, но использует эти билеты не сразу, а через некоторое время. Говоря бухгалтерским язы­ком, организация производит расходы, относящиеся к будуще­му периоду. Кроме того, денежный документ может быть про­дан другому лицу или возвращен обратно продавцу. Поэтому стоимость такого документа можно списать только после того, как он будет фактически использован.

Денежные документы должны храниться в кассе пред­приятия. Следить за их движением и сохранностью должен кассир. В конце дня он составляет отчет, в котором указывает, сколько и каких документов поступило и сколько - выбыло. Данные из этого отчета заносятся в книгу учета движения де­нежных документов, которая является регистром аналити­ческого учета.

Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому организация может разработать их са­мостоятельно. Но при этом нужно помнить, что в этих доку­ментах должны быть следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата, когда он был составлен;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- единицы измерения и стоимость;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйст­венной операции и правильность се оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Давайте рассмотрим учет отдельных денежных документов.

Путевки

Нередко организации для работников и членов их семей приобретают путевки в санатории, дома отдыха, детские оздо­ровительные лагеря. Купить путевки организация может как за счет собственных средств, так и за счет средств Фонда соци­ального страхования.

Учитывать путевки удобно в книге учета путевок в санато­рии и дома отдыха. Форму книги организация может разрабо­тать самостоятельно и утвердить приказом руководителя.

Проездные билеты

Многие организации приобретают для своих сотрудников проездные билеты, по которым сотрудники добираются до места работы и обратно.

Некоторые сотрудники вынуждены постоянно ездить по городу, чтобы выполнять служебные обязанности.

В этом случае руководитель организации в своем приказе указывает, какие специалисты имеют разъездной характер ра­боты (курьеры, экспедиторы), и утверждает по фамильный спи­сок работников, которых организация должна обеспечить про­ездными билетами. Этот список передается в бухгалтерию организации. Приобретенные проездные билеты приходуются в кассу в качестве денежных документов и выдаются работни­кам согласно утвержденному списку по ведомостям. Форму ве­домости организация разрабатывает самостоятельно и ут­верждает приказом руководителя.

Талоны на бензин

Предприятия, имеющие автомобильный транспорт, часто заключают договор на покупку бензина с нефтебазами, кото­рые продают ГСМ через свои автозаправочные станции. Ко­личество и цену приобретаемых нефтепродуктов лучше указывать не в самом договоре с нефтебазой, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях. Это связано с тем, что цены на топливо часто меняются. Заплатив за опре­деленное количество бензина, предприятие получает талоны. В них указывается марка, а также количество топлива. Затем водители предприятия заправляют автомобили на АЗС по этим талонам.

Учитывает приобретенные талоны материально ответствен­ное лицо. Оно регистрирует их движение в книге учета талонов на нефтепродукты. Же­лательно, чтобы книга была прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия. Каждый лист книги запол­няется под копирку. Второй экземпляр листа отрывается и сда­ется материально ответственным лицом в бухгалтерию вместе с приходными и расходными документами.

Водителям талоны выдаются по ведомости выдачи талонов на нефтепродукты. Количество бензина, полученного на АЗС по талонам, водители указывают в путевых листах.

Организация-покупатель и предприятие-продавец нефте­продуктов ежемесячно составляют акт приемки-передачи нефтепродуктов или отчет (ведомость) об отпуске топлива.

Вывод:

На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.