Типы деловых писем
По своему содержанию деловые письма могут быть:
- запросом, т.е. письмом, содержащим запрос на какую-то информацию (inquiry);
- предложением, т.е. изложением какого-то товара, услуги и т.п. (offer);
- заказом, т.е. сообщением о готовности приобрести какой-то товар, получить какую-то услугу и.т.п. (order);
- рекламацией или жалобой, т.е. сообщением о каком-либо дефекте, недостаче, получении некачественного товара и т.п. (complaint);
- подтверждением получения какого-либо письма, сообщения, посылки и т.п. (confirmation);
- заявлением о приеме на работу, т.е. сообщением о готовности участвовать в собеседовании в связи с объявленной вакансией (application):
Существуют и некоторые другие типы писем, но изложенные выше являются наиболее часто встречающимися.
Для каждого типа письма характерны свои типы выражений и фраз-клише, поскольку правильно составленное и содержащее соответствующие выражения письмо создает благоприятный образ об его отправителе.
Ниже излагаются особенности этих видов делового общения.
Прежде всего, следует иметь в виду, что сегменты такого письма и их расположение на листе бумаги существенно отличатся от того, что считается нормой для русского делового письма.
Изучите образцы деловых писем с комментариями
Структура делового письма
Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:
Ms J. Simpson
Foreign Rights Manager
Chapman & Hall Ltd.
11 New Fetter Lane
London EC4P 4EE
England
Ms A. Arafel
Product Information Manager
McCraw-Hill Book Co
1221 Avenue of the Americas
New York, N.Y. 10020
USA
Обратите внимание на почтовый индекс и сокращение названий штатов.
Различия между британским и американским стилями представлены на следующей схеме:
British American
Дата
(Date)
12th December, 20 __ December 12, 20__
12 December 20__
12 Dec. 20__
Приветствие
(Salutation)
Dear Sir, Dear Sir:
Dear Madam, Dear Madam:
Dear Mrs. Smith, Dear Mrs. Smith:
For the attention, of Attention:
Mr. E.C. Wilson, Mr. E. Wilson
Dear Sirs, Gentlemen:
Комплементарная концовка
(Complimentary Close)
Yours faithfully, Sincerely yours,
Yours sincerely, Yours truly.
Формат
1. Шапка письма
2. Внутренний адрес
3. Строка: Внимание (не обязательно)
4. Дата
5. Приветствие
6. Ссылка
7. Комплементарная концовка
8. Подпись, должность, отдел
9. Посылочные инициалы
10. Вложения
11. Копии
Government of Canada (1)
Office of the Chairman (2)
Public Service Commission
Ottawa, Ontario
KIA ON7
Attention: P. Smith (3)
December 8, 2010 (4)
Dear Sir: (5)
Ref: PC Program analyst (6)
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Yours sincerely, (7)
A.Robertson (8)
Director
General Services Division
AP/CL (9)
Encl. (10)
cc: D.Dube (11)
1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.
2 Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому- то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.
4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 2010 или 1 March 2010.
5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.
6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.
7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully
8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:
рр Diana Price
David Bradly
Managing Director,
где pp (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.
9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.
10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.
11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.
Письмо-запрос (Inquiry)
Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:
- получить подробную информацию о товарах (goods);
- узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);
- уточнить время и сроки поставки (delivery dates);
- получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);
- получить информацию о ценах на товары (prices of goods);
- получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.
При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.
В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компанию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:
1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.
2. Суть вопроса.
3. Краткие сведения о Вашей компании.
4. Выражение надежды на сотрудничество.
Причем совсем не обязательно строго придерживаться данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании - отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.
Образец письма-запроса
(Sample Inquiry Letter)
Pet Products Ltd.
180 London Road
Exeter EX4 4JY
England
25th February, 2011
Dear Sir,
We read your advertisement in the ‘Pet Magazine’ of 25th December. We are interested in buying your equipment for producing pet food. Would you kindly send us more information about this equipment:
· price (please quote CIF Perm price)
· dates of delivery
· terms of payment
· guarantees
· if the price includes the cost of equipment installation and staff training.
Our company specializes in distributing pet products in Russia. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing pet food in Russia. If your equipment meets our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to place a large order for your equipment.
Your early reply would be appreciated.
Yours faithfully,
V.Smurov
Export-Import Manager
Клише и выражения писем-запросов:
К п.1:
- We read your advertisement in... - Мы прочитали вашу рекламу в...
- With regard to your advertisement in... of..., we would ask you... - В связи с публикацией вашей рекламы в... от... мы хотели бы попросить вас...
- We have heard of your products from... - Мы узнали о продукции вашей компании из...
- We have seen your current catalogue showing... - Мы обратили внимание на ваш последний каталог, в котором описаны...
К п. 2:
- We are interested in buying (importing, etc.)... - Мы хотели бы купить (импортировать и т. п.)...
- Please inform us (let us know) as soon as possible … - Просим сообщить нам как можно скорее...
- Would you please inform us if it is possible to deliver… - Просим сообщить нам, сможете ли вы поставить...
- Please let us know what quantities you are able to deliver till... - Пожалуйста, сообщите нам, какое количество вы сможете поставить до...
- Could you let us have a quotation for... - Сообщите нам, пожалуйста, расценки на...
- Would you kindly quote your prices and terms of delivery (terms of payment, etc.)for... - He могли бы вы установить нам цены и условия поставки (условия оплаты и т. п.) на...
- We would like to have further details about... - Мы бы хотели получить более подробную информацию о...
- We would like to represent your products in Russian market. - Мы бы хотели представлять вашу продукцию на украинском рынке.
- Please send us samples of... (your catalogues, leaflets, etc.) - Пожалуйста, вышлите нам образцы... (свои каталоги, брошюры и т, п.)
К п.З:
- As distributors we have a large network of... - Как дистрибьюторы мы имеет обширную сеть...
- In connection with this... - В связи с этим
- We are distributors (importers, retailers, etc.) of... - Мы являемся дистрибьюторами (импортерами, продавцами и т.п.)...
- We would like to get in touch with manufacturers (suppliers, sellers, etc.) of... - Мы бы хотели установить контакт с производителями (поставщиками, продавцами и т. п.)...
- There is a large market here for your products. - Ваши изделия найдут у нас своего покупателя.
- For over... years our company has imported from western countries... - Более, чем... лет наша компания импортирует из западных стран...
- Our company was founded in... - Наша компания была основана в... году.
- We usually effect payment by letter of credit (cheque, bank transfer, etc.). - Мы обычно производим оплату путем открытия аккредитива (чеком, переводом и т. п.)
К п. 4:
- If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment complies with our requirements, etc.) we may be able to let you have regular orders. - Если ваши цены устроят нас (образцы будут удовлетворять требованиям стандартов, ваше оборудование будет удовлетворять нашим требованиям и т. п.), мы будем регулярно заказывать вашу продукцию.
- We look forward to your early reply. - С нетерпением ждем Вашего ответа.
- Your prompt answer would be appreciated. - Будем признательны за быстрый ответ.
Письмо-предложение
(Offer)
Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос.
Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.
Структура письма-предложения:
1. Повод написания.
2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.
3. Дополнительные предложения.
4. Выражение надежды на заказ.
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку
(packing), транпортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).
Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.
Образец письма-предложения
(Sample Letter of Offer)
Mr. Fred North
Purchasing Manager
Broadway Autos
November 11, 20___
Dear Mr. North,
Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your range of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line of batteries that fit your specifications exactly.
The most suitable of our products for your requirements is the Artemis 66A Plus. This product combines economy, high power output and quick charging time and is now in stock.
I enclose a detailed quotation, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. I have arranged for our agent Mr. Martin of Fillmore S.A. to deliver five of these batteries to you next week, so that you can carry out the laboratory tests. Our own laboratory reports, enclosed with this letter, show that our new Artemis 66A Plus performs as well as any of our competitor’s product and, in some respects, outperforms them.
If you would like further information, please telephone or telex me: my extension number is 776. Or you may prefer to contact Mr. John Martin of Fillmore S.A.: his telephone number is 01 77 99 02.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Fred Stock
Клише и выражения письма-предложения:
К п. 1:
- We were pleased to learn your interest in… - Нам было приятно узнать о Вашей заинтересованности в...
- We are most pleased that you want to buy... - Мы очень довольны, что вы пожелали купить...
- We are glad to say that we can reserve you... - Мы рады сообщить, что можем оставить за вами...
- It is good of you to take so much interest in our work... - Было очень любезно с Вашей стороны проявить такой интерес к нашей работе...
- We take pleasure in sending you the desired samples and offer... - С удовольствием посылаем выбранные вами образцы и предлагаем...
- As to your inquiry of... we are informing you that... - На Ваш запрос от... мы сообщаем Вам, что...
К п. 2:
- We enclose our catalogue with the latest price-list. - Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом.
- Our detailed catalogue will demonstrate the wide range of our products. - Наш подробный прейскурант убедит вас в разнообразии нашего ассортимента.
- Our proposal is valid till... - Наше предложение действительно до...
- We deliver our goods on CIF terms. - Мы поставляем на условиях СИФ.
- The price covers packing and transportation expenses. - Цена включает упаковку и транспортные расходы.
- We can give you а 5 per cent discount. - Мы можем предоставить вам 5 % скидку.
- As you can see from our price-list, our prices are at least 3 % lower than market prices. - Как видно из нашего прейскуранта, наши цены по крайней мере на 3% ниже рыночных.
К п. 3:
- I especially call your attention to... - Я особенно обращаю ваше внимание на...
- Besides the above mentioned goods our company also produces (see...) — Кроме упомянутых выше товаров наша фирма производит также (см. …)
- The model... will meet most of your requirements. - Для ваших целей вам лучше всего подойдет модель...
К п. 4:
- We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order. - Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.
- I encourage you to order as soon as possible as the quantity of this product available at our warehouse is limited - Я прошу вас быстрее оформить заказ, так как количество этого товара на складе ограничено.
- We would appreciate if we get the order from you as soon as possible. - Мы были бы очень рады получить от вас заказ как можно скорее.
- If you are not happy with our proposal please let us know why. - Если вас не устраивает наше предложение, просим сообщить нам о причине.
- We are looking forward to hearing from you soon. - С нетерпением ждем ответа.
Заказ.