Функционал:
- учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции;
- учет циркуляции служебной информации внутри организации и хранение внутренней документации;
- копирование документации.
Взаимодействия: со всеми подразделениями.
Подчинение: заместителю генерального директора по соответствующему направлению.
Отдел по работе с проблемными долгами (отдел претензий, отдел по работе с просроченной задолженностью).
Подобная служба есть лишь в организациях, где долги имеют массовый характер. При отсутствии - функционал передается отделу по работе с клиентами, юридическому отделу, отделу безопасности, а зачастую осуществляется самим генеральным директором.
Функционал:
- сопровождение работы с неисполненными обязательствами по сделкам;
- подготовка схем реструктуризации;
- общее курирование взыскания долга;
- расчет задолженности (если не отнесено к бухгалтерии);
- передача информации и дела в юридический отдел и отдел безопасности;
- право получать информацию от подразделений, с которыми возможно взаимодействие;
- отчетность, расчет эффективности процедур взыскания;
- участие в рабочих группах по работе с должником;
- участие в кредитном (финансовом, экспертном, проблемном) комитете для коллегиального решения вопросов по работе с проблемными долгами.
Отдел по работе с проблемными долгами получает информацию от отдела по работе с клиентами. Как правило, подразделение ответственно за весь процесс взыскания начиная с определенного срока просрочки (чаще всего с 30 - 60 дней просрочки) и до получения денежных средств (реже до передачи дела в юридический отдел).
Взаимодействия: отдел по работе с клиентами, бухгалтерия (расчет, контроль поступления денег), юридический отдел, отдел безопасности.
Подчинение: заместителю генерального директора по соответствующему направлению или генеральному директору.
Юридический отдел.
Данный отдел отвечает за снижение в организации правовых рисков, связанных с заключением договора с контрагентом. То есть договор должен быть действителен, условия сформулированы в интересах кредитора, а контрагент проверен на предмет возможности заключения сделки и наличия необходимых одобрений (при необходимости).
Функционал:
- проверка правоспособности контрагента и полномочий на заключение сделок;
- составление договора с контрагентом;
- подготовка договоров, обеспечивающих исполнение обязательств;
- подготовка претензий (если не отнесено к отделу по работе с проблемными долгами);
- обеспечение процедуры принудительного взыскания (обращение в суд, в службу судебных приставов);
- право получать информацию от подразделений, с которыми возможно взаимодействие;
- отчетность о результатах взыскания, эффективности судебного и исполнительного производства;
- участие в рабочих группах по работе с контрагентом;
- участие в кредитном (финансовом, экспертном, проблемном) комитете для коллегиального решения вопросов по работе с проблемными долгами.
Структура отдела (в части работы с контрагентами):
- сотрудник (сотрудники) сопровождения основной деятельности (согласование договоров);
- сотрудник (сотрудники) по сопровождению судебно-претензионной деятельности:
- сотрудник (сотрудники) претензионной работы;
- сотрудник (сотрудники) судебной работы;
- сотрудник (сотрудники) сопровождения исполнительного производства.
Взаимодействия: отдел по работе с клиентами, отдел по работе с проблемными долгами, бухгалтерия, отдел безопасности.
Подчинение: генеральному директору.
Отдел безопасности.
Данная служба играет существенную роль при заключении сделок с контрагентами.
Функционал:
- выявление и предупреждение внешних и внутренних угроз;
- технико-криминалистический анализ учредительных и иных документов с целью выявления подделок;
- проверка действительности существования клиента, его репутации, наличия имущества, предоставленного в залог;
- обеспечение информационной и внутренней безопасности;
- личные встречи с должником и убеждение в необходимости погашения долга;
- подготовка и направление документов в правоохранительные органы, если из материалов усматриваются признаки преступления;
- право получать информацию от подразделений, с которыми возможно взаимодействие;
- отчетность о результатах работы, докладные записки;
- участие в рабочих группах по работе с должником;
- участие в кредитном (финансовом, экспертном, проблемном) комитете для коллегиального решения вопросов по работе с контрагентами.
Взаимодействия: отдел по работе с клиентами, отдел по работе с проблемными долгами, юридический отдел.
Подчинение: генеральному директору
Указанные подразделения складываются в определенную структуру организации, которую возглавляет генеральный директор, являющийся направляющей и движущей силой всей организации. Волю генерального директора транслируют и исполняют начальники данных подразделений, которые создают определенное напряжение и движение внутри подразделений, а также взаимодействуют друг с другом для решения задач соответствующего уровня.