Домашнее задание по курсу «Event management»
Тема: Источники финансирования и партнеры событий
Расчет Бюджета мероприятия
Внимательно прочитайте техническое задание (ТЗ) на проведение мероприятия.
В проектных командах подготовьте бюджет мероприятия с указанием статей расходов и сумм, которые соответствуют рыночным ценам на услуги и товары, указанные в ТЗ мероприятия.
При выполнении задания необходимо ориентироваться на техническое задание, составленное потенциальным заказчиком мероприятия. Обратите внимание, что итоговый бюджет мероприятия указан окончательно. То есть заказчик заплатит за проведение мероприятия 5 млн.рублей (+ 18% НДС), эта сумма идет на покрытие всех расходов по организации праздника и прибыль организаторов.
При указании и расчете цен необходимо пользоваться достоверными источниками – официальными ценами поставщиков услуг, указанными на сайтах; в прайс листах; информации полученной по вашему запросу от компании поставщика. Например, вы не знаете технические характеристики на требуемое оборудование? Не знаете вообще требуемое оборудование для концерта? Можно запросить технический райдер у любой кавер-группы (группы часто сами привозят свой технический райдер). Нужно просто заложить стоимость на это.
Источник получения цен на различные виды услуг и товаров требуют наличия ссылок на сайты компаний подрядчиков.
Внимание! В этом задании не нужно писать креативные концепции и рисовать дизайны, планы размещения и пр. Вы делаете схему бюджета, заложите там расходы на написание концепции и режиссера мероприятия. Суть задания - понять как к любому проекту применить универсальные правила составления бюджета. У каждой команды должен получиться достаточно общий шаблон сметы.
Бюджет мероприятия должен быть выполнен в виде Excel файла и представлен в эл. виде на семинаре 10 февраля для обсуждения в аудитории.
Техническое задание «Услуги по разработке концепции и проведению летнего праздника для сотрудников компании Х [1] и их семей»
Цели мероприятия:
Празднование Дня рождения компании
Продвижение обновленных ценностей Компании (в разработке)
Объединение сотрудников
Формат мероприятия:
Количество участников – 2500 человек
Дата проведения – 15 июня
Продолжительность мероприятия – 5-6 часов
Место проведения – Санкт-Петербург, стадион «Молния» Приморский пр-кт, 50
Структура мероприятия:
1) Празднование Дня рождения компании
2) Единая командо-образующая благотворительная (волонтерская) активность для всех участников
3) Выступление приглашенных артистов
Задачи организаторов (агентства) в рамках подготовки и проведения мероприятия:
1) Разработать и предложить концепцию проведения мероприятия. Предложение должно включать в себя:
Название, фирменный стиль
Варианты оформления площадки
Варианты внутренних PR-активностей до мероприятия с использованием корпоративных ресурсов (фото, видео, блоги, новости), e-mail и т.д.
Варианты единой командо-образующей благотворительной (волонтерской) активности
Варианты приглашенных артистов/коллективов
Варианты активностей для детей сотрудников и общих семейных аттракционов.
2) Организация фото и видео съемки мероприятия, подготовка видео-контента на мероприятие, а также подготовка отчетных фото и видео материалов по итогам мероприятия.
3) Техническое обеспечение всего мероприятия: видео, звук, свет, технические райдеры, а также все технические решения в рамках предложенной концепции
4) Полная логистика, монтаж/демонтаж оборудования «под ключ», создание инфраструктуры для обеспечения необходимого уровня безопасности
5) Организация выступления приглашенных артистов, подбор ведущего(их) по согласованию с заказчиком (ведущий не обязательно медийный. Формат ведущего – не свадебный, не конферансье, более неформальный и легкий стиль).
6) Предусмотреть вероятность дождя во время проведения мероприятия (продумать и показать зонирование и наличие на площадке крытых пространств/шатров для тени/дождя)
7) Организация кейтеринга в течение мероприятия. Предложить варианты меню (обед, напитки, фрукты, выпечка, детское меню) и расположение зон кейтеринга на территории мероприятия.
Общий бюджет мероприятия составляет 5 000 000 рублей (без учета НДС – 18%).
[1] Допустим, это компания в сфере телекоммуникаций. Крупный представитель, один из лидеров отрасли. На мероприятии присутствует сотрудники всех региональных представительств, члены их семей, включая детей любого возраста.