Тема 1.4 Технология создания и преобразования информационных объектов
Практическая работа № 28. Создание форм и отчетов в базе данных.
Студент должен:
Знать:
назначение и основные возможности объектов Формы и Отчеты в базах данных;
Уметь:
создавать простейшие Формы и Отчеты;
редактировать Формы и Отчеты в режиме Конструктора.
Исходные материалы: персональный компьютер, операционная система Windows, пакет Microsoft Office.
Содержание и порядок выполнения работы
Форма – это средство, упрощающее ввод, редактирование и отображение информации, хранящейся в таблицах базы данных. Она представляет собой окно с набором элементов управления.
Форма сама по себе не хранит информацию, она просто обеспечивает удобный способ доступа к информации, хранящейся в одной или нескольких таблицах. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами:
¨ Форма позволяет в каждый момент сфокусировать внимание на отдельной записи;
¨ Элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными;
¨ Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных;
¨ Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеоклипы, могут отображаться только в режиме формы, но не в режиме таблицы.
Создание кнопочной формы.
Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок на кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах созданных для предприятий или фирм.
Кнопочное меню создают с помощью Диспетчера кнопочных форм.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно (в режиме Конструктора) или создать отчет с помощью Мастера, т.е. полуавтоматически.
1) Скопируйте папку Страны, находящуюся в сетевой папке Pablic, в папку с названием своей группы.
2) Откройте базу данных Страны.
3) Создайте форму с помощью <Мастера форм> на базе таблицы <Страны>.
· Откройте таблицу <Страны>.
· Выберите закладку <Создание >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>. 
· В появившемся диалоговом окне выберите <Мастер форм>.
· В поле <Таблицы/Запросы> выберите таблицу <Страны>, в поле <Доступные поля> выберите поля <Страны>, <Столица>, <Язык> выделив их по очереди и щелкнув по кнопке стрелка “>”. Их названия появятся в поле <Выбранные поля>. Щелкните по кнопке <Далее>.
· Выберите внешний вид формы – Табличный, щелкните по кнопке <Далее>.
· Выберите требуемый стиль (например, Обычная), щелкните по кнопке <Далее>.
· Задайте имя формы <Страны мира> и щелкните по кнопке <Готово>. В результате получите форму, в которой можно менять данные и вводить новые значения.
· Добавьте в форму одну запись.
· Закройте форму.
4) Откройте таблицу Страны. Проверьте в режиме конструктора тип поля Флаг должен быть Поле объекта OLE. Добавьте в поле Флаг соответствующую картинку. Для этого:
· В соответствующей ячейке щелкните ПКМ и выберете меню Добавить объект…
· В появившемся окне выбрать Создать из файла и щелкнуть по кнопке ОБЗОР.
· Открыть папку Страны\Флаги найти файл с соответствующим названием страны и нажать ОК. (Данная картинка будет активизироваться только по щелчку в ячейке таблицы).
5) Создайте форму <Флаги> на основе таблицы <Страны>.
· Откройте таблицу <Страны>.
· Выберите закладку <Формы >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>.
· В появившемся диалоговом окне выберите <Мастер форм>.
· В поле <Доступные поля> выберите все поля, щелкнув по двойной стрелке >> перенесите их в поле <Выбранные поля>. Щелкните по кнопке <Далее>.
· Выберите внешний вид формы - < ленточный >.
· Выберите любой стиль.
· Получите готовую форму. Сохраните ее под именем <Флаги>.
· Закройте форму.
6) Создайте форму <Часть света> с помощью инструмента < Пустая форма >
· На вкладке Создание в группе Формы щелкните Пустая форма. 
Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает область Список полей.
· В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
· Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.
· Закройте окно списка полей.
· Перейдите в режим Конструктора
Примечание 1 Размер окошка для названия поля и для его значений меняются мышкой.
Для этого выделите черный квадратик рамки (рамка станет цветной), установите курсор на границу рамки и с помощью двунаправленной стрелки измените размеры рамки.
Примечание 2 С помощью кнопок панели инструментов Шрифт меняйте соответственно цвет фона, текста, линии/границы и т.д.
· Расположите элементы удобно по полю.
· Задайте размер текста поля <Страны> равным 24 пт, шрифт - синего цвета.
· Увеличьте в высоту рамку поля <Столица>.
· Сохраните форму с именем <Часть света>.
· Посмотрите все способы представления форм: в режиме Конструктора, режиме Макета и режиме Форм.
· Закройте форму.
7) Создайте кнопочную форму <Заставка> с помощью Конструктора.
· Щелкните по кнопке <Создание>.
· Выберите <Конструктор форм>. Появиться пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10см, а высоту – 7см.
· Сохраните работу с именем <Заставка>.
· Откройте созданную форму <Заставка> в режиме Конструктора.
· Выберите на панели инструментов <Элементы управления> кнопку Аа – < Надпись>. Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:
База данных
«Страны»
(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift+Enter.)
· 
Нажмите клавишу <Enter>. Выберите размер букв 18, а выравнивание - по центру. Цвет фона – голубой. Растяните мышкой надпись на ширину окна.
· Выберите на панели элементов значок - Кнопка. Щелкните мышкой по тому месту области данных, где должна быть кнопка. Появиться диалоговое окно <Создание кнопок>.
· Выберите категорию <Работа с формой>, а действие <Открыть форму>, и щелкните по кнопке <Далее>.
· 
· Выберите форму <Страны мира>, открываемую этой кнопкой щелкните по кнопке <Далее>. В следующем окне также щелкните по кнопке <Далее>.
· В следующем окне поставьте переключатель в положение < Текст >, наберите в поле слово <Страны> (Рисунок 4) и щелкните по кнопке <Далее>.
· 
Рисунок 4
· Задайте имя кнопки < Страны мира> и щелкните по кнопке <Готово>.
Примечание 3 Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.
Самостоятельно создайте кнопки для форм < Флаги> и < Часть света>.
· Перейдите в режим формы (Рисунок 5). Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы.
· Закройте форму.
Рисунок 5
8) Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм.
ü Откройте вкладку Работа с базами данных, команда - Диспетчер кнопочных форм. Вы получите диалоговое окно, представленное на Рисунке 6.
Рисунок 6
ü Щелкните в этом окне по кнопке <Изменить>.
ü В следующем окне щелкните по кнопке <Создать> и в появившемся окне измените содержимое полей в соответствии с Рисунком 7 (Команду и Форму выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке <ОК>.
Рисунок 7
ü Аналогично создайте еще три элемента кнопочной формы: <Успеваемость>, <Преподаватели > и <Заставка>.
ü Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке <Создать>, наберите в поле Текст слово < Выход>, а в поле Команда выберите < Выйти из приложения>. Закройте диалоговые окна.
ü Откройте окно <Кнопочная форма> в режиме Конструктора или Макета, измените цвет надписи и название вашей базы данных на ГОСТИНИЦА, сохраните форму.
ü Украсьте вашу форму рисунком. Для этого щелкните по значку Эмблема и выберите в открывшемся окне папку с рисунками, выберите понравившийся и вставьте в свою кнопочную форму.
ü Перейдите в режим формы, проверьте работу всех кнопок кнопочной формы. Завершите работу с базой данных, нажав на кнопку < Выход>.
Создание отчетов
Задание 1. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
· Откройте вкладку Создание, меню Отчеты.
· Выберите Мастер отчетов и таблицу «Страны».
· Выберите нужные поля, которые будут участвовать в отчете, нажмите кнопку «Далее».
· В новом окне выберите поля для группировки так, чтобы сначала было указано поле «Страна», нажмите кнопку «Далее».
· На этом шаге отсортируйте данные по алфавиту, нажмите кнопку «Далее».
· Выберите вид макета Ступенчатый и щелкните по кнопке «Далее».
· Выберите стиль отчета: Открытая и щелкните по кнопке «Далее».
· Задайте имя отчета: «Отчет1» и щелкните по кнопке «Готово». Вы попадете в режим просмотра отчета.
· Закройте отчет согласившись с сохранением.
Самостоятельно Составьте еще два отчета по формам – «Флаги» и «Часть света», выбирая из разных макетов: блок; структура, выбирая из разных стилей. Сохраните отчеты под именами «Отчет 2» и «Отчет 3».
Задание 3. Создайте Пустой отчет в столбец на базе таблицы «Страны» и сохраните его с именем «Отчет4».
С помощью Конструктора измените цвет букв заголовка, их размер и шрифт.
Задание 4. Создайте почтовые наклейки.
· Откройте вкладку Создание, меню Отчеты.
· Выберите таблицу «Страны», команда Наклейки.
· В следующем окне щелкните по кнопке «Далее».
· В следующем окне выберите шрифт, размер шрифта, насыщенность и цвет, вновь щелкните по кнопке «Далее».
· В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав слово Государство и выбрав соответствующие поля, щелкните по кнопке «Далее».
· В следующем окне укажите поле для сортировки Площадь, щелкните по кнопке «Далее».
· Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке «Готово».
·
 |
Просмотрите Наклейки (Рисунок 8).
Рисунок 8
Предъявите преподавателю все отчеты.
Вопросы для самопроверки.
- Что такое форма?
- С какими способами создания формы вы познакомились?
- Что такое Кнопочное меню, как его можно создать?
- Как добавить рисунок в таблицу?
- Что такое Отчет?
- Опишите способы создания Отчетов.
- Каким образом можно изменить готовую форму или отчет?