Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
Документация по поставкам План управления проектом Контракт Отчеты об исполнении Одобренные запросы на изменения Информация об исполнении работ | Система управления изменениями контракта Анализ исполнения поставок Инспекции и аудиты Отчетность по исполнению Схемы оплаты Администрирование претензий Система оперативного учета | Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запрошенные изменения Обновления плана управления проектом |
Система управления изменениями контракта — определяет процесс внесения изменений в содержание контракта. Система включает документы, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтов и уровни иерархии, на которых производится авторизация изменений. Система управления изменениями контрактов должна быть интегрирована в систему общего управления изменениями.
Инспектирование и аудит — проводятся по требованию покупателя и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ. Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено условиями контракта.
Отчетность по исполнению — предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению.
Схемы оплаты. Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей производится согласно условиям контракта.
Администрирование претензий. Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой запрошенные изменения, по которым покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения называются иногда «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в период действия, так и по окончании периода действия контракта.
Система оперативного учета — это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, и являющихся частью информационной системы управления проектами. Система оперативного учета используется менеджером проекта для управления контрактной документацией и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также для поиска и архивирования подобных документов.
Высшее образование в МИЭМП по специальности «Маркетинг» дистанционно: 10900 руб. в семестр
12.4.
Закрытие поставок
Закрытие поставок — процесс завершения всех поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результаты по контракту приняты (табл. 12.5).
Таблица 12.5.
Закрытие поставок
Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
План управления проектом Документация по поставкам | Аудит поставок Урегулирование путем переговоров Система оперативного учета | Закрытые поставки Обновления активов организационного процесса |
Досрочное завершение контракта является частным случаем этой процедуры.
Обязанности менеджера проекта по закрытию поставок:
- формальная приемка всех предоставленных результатов, работ по контракту;
- содействие завершению всех действий компании по закрытию поставок и перечислению окончательного платежа;
- размещение в архиве документов по поставкам.
Документация, размещаемая в архиве:
- первоначальный запрос на предложение от заказчика и все его модификации;
- копии предложения и всех поправок к нему;
- протоколы переговоров;
- корреспонденция по контракту;
- подписанные оригиналы или ксерокопии контракта и всех дополнительных соглашений к нему;
- акты сдачи-приемки;
- счета и платежные поручения.