Введение
Основой для решения многих проблем является обработка информации. Для облегчения обработки информации создаются информационные системы. Большинство существующих информационных систем автоматизированы.
Информационные системы охватывает любую систему обработки информации. Информационные системы используются в производстве, образовании, здравоохранении, науке, военном деле, социальной сфере, торговле и других отраслях.
Эффективное хранение, обработка и взаимодействие с данными является важной частью управления отделом информационных технологий. Одним из способов повышения эффективности обработки данных является организация ее эффективного хранения и получения. Самый распространенный подход к хранению данных на сегодняшний день – это использование базы данных.
Начальник отдела информационных технологий работает с большим объемом информации, для упрощения этой работы нужна база данных. С ее помощью начальник отдела информационных технологий может добиться структурирования информации, а также получить возможность эффективно использовать эту информацию.
База данных
База данных – набор организованной информации, относящейся к определенной теме, предназначенный для постоянного использования.
Базы данных применяют во всех сферах жизни: в органах управления государством, на заводах, в банках, библиотеках, больницах и т.д.
Работа с базой данных требует решения различных задач, основными из которых являются следующие:
· создание базы;
· внесение информации в базу данных;
· корректировка данных;
· выбор информации из базы данных по запросу.
Информация, содержащаяся в базе данных, должна быть:
· непротиворечивой - не должно быть данных, противоречащих друг другу;
· не избыточной - следует избегать ненужного дублирования информации в базе, избыточность может привести к противоречивости;
· целостной - все данные должны быть связаны, не должно быть ссылок на несуществующие в базе данные;
Инструменты реализации базы данных
Данный проект можно реализовать с помощью следующих инструментов работы с базами данных:
1. HeidiSQL - мощный инструмент для управления базами данных MySQL и Microsoft SQL. Этот клиент позволяет просматривать и редактировать данные, создавать и редактировать таблицы, представления, процедуры, триггеры и запланированные события.
2. MySQL Workbench — программный продукт, с помощью которого можно создавать и редактировать базы данных в визуальном режиме. Программа представляет собой комплекс инструментов, благодаря которым пользователю доступно не только проектирование базы, но и проводить сложные изменения, которые обычно занимают много времени.
3. Microsoft Office Access - это система управления реляционными базами данных. Она имеет широкий спектр функций. Данная СУБД используется для полной автоматизации работы с базой данных в различных сферах деятельности, бизнесе и т. д.
HeidiSQL для данного проекта не подходит так как основывается на работе с серверами, а MySQL Workbench не подходит из-за переполненности ненужных возможностей. Потому Microsoft Office Access была выбрана в качестве СУБД благодаря возможности полной реализации на ней всех необходимых по заданию требований.
Компоненты базы данных Access
Таблица – основной элемент базы данных предназначенный для записи и хранения информации. Она представляет собой набор записей, состоящий из отдельных полей, в которых хранится информация и компонент;
Запрос – элемент, предназначенный для получения информации из одной или нескольких таблиц. Запросы являются средством для обращения к связанным базам данных и стороннему программному обеспечению;
Форма – объект, используемый для представления информации таблиц в удобном для пользователя виде. Формы можно сравнить с окнами, через которые пользователи просматривают базу данных и получают к ней доступ;
Отчет – документ, представляющий конечный результат;
Макрос – элемент, содержащий в себе описание выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверку изменения данных в одной из таблиц;
Модуль – элемент, содержащий в себе программное обеспечение, написанное на языке Visual Basic.
Создание базы данных с использованием Microsoft Office Access
База данных создавалась по предметной области начальника отдела информационных технологий задачей которого было ведение учета устройств печати и контейнеров с чернилами, заправка или отправка их в утиль.
Во время работы было создано 6 таблиц, 9 форм, 6 запросов, макросы для каждого элемента базы данных и главная кнопочная форма.
Таблица
В качестве примера была выбрана таблица “Справочник картриджи”. Она содержит основную информацию о картриджах – их номер, модель и производителя, количество листов доступных для печати, тип принтера и заправляющую организацию;
Форма
Для данной таблицы были созданы две формы – “Форма с вкладками №1” и “Форма с подчиненной формой”. У формы с вкладками на первой вкладке отображается Номер картриджа, на второй Техническая информация: Модель, Производитель, Количество листов для печати, Тип принтера, на третьей название Заправляющей организации. У “Формы с подчиненной формой” таблица Справочник Картриджи является главной, а таблица Справочник Принтеры является подчиненной. С помощью этой формы можно определить в каком принтере находится определенный картридж.
Запрос
По данной таблице был выполнен “Запрос информации о картридже” который производил выборку условием отбора которого является конкретный картридж под номером 60301.
Главная кнопочная форма
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных. Эта форма может использоваться в качестве главного меню базы данных. Элементами главной кнопочной формы являются объекты таблиц, запросов, форм и отчётов.
Заключение
Использование баз данных и информационных систем является неотъемлемой частью функционирования различных успешных организаций и деятельности современного человека.
В рамках дипломного проекта в соответствии с заданием была разработана база данных начальника отдела информационных технологий.
Была проанализирована задача разработки базы данных, описана область, в которой необходимо ее разработать, требования к информационной части системы и организации базы данных.