Если Вы решили перейти на электронные документы, то Вам надо все грамотно организовать:
o Купить электронную подпись.
o Выбрать оператора документооборота.
o Уговорить контрагентов получать и отправлять Вам электронные документы. Многие ничего не захотят менять, и Вам придется продолжить работать с бумагой.
o Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным.
o Научиться хранить электронные документы. По закону первичные документы хранятся не менее 4 лет. Если у Вас большой документооборот, внедрите специализированный электронный архив.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции более нескольких сот документов в месяц. Доставка влияет на скорость сделок.
Малому и среднему бизнесу электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. Даже если Вы сегодня подписываете один акт в полгода, это не значит, что Ваш бизнес не вырастет. У Вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от Вас того же.
| Что такое электронный документ. | § Электронный документ — это обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом. § Чтобы никто не сомневался, что именно Вы подписали электронный документ, и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов Вашего документа. Проще говоря, подписывая что-то электронной подписью, Вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов». § Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Подпись лишь гарантирует, что перед Вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его Вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Где взять электронную подпись. | § Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ. § Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. § Далее с Вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у Вас проверят паспорт. Могут еще уточнить Ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на специальную безопасную флешку, которая называется токен. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Как работает электронная подпись. | § Федеральный закон «Об электронной подписи» описывает юридическую силу электронной подписи и определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную.
§ Подписывать документы можно любой из них, но каждая предназначена для своих случаев жизни (см. таблицу ниже).
§ Квалифицированная подпись – это универсальный вариант. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Простая или неквалифицированная подпись. | § Такие подписи подойдут, если Вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. § Оба типа подписи доступны и дешевы, но с ограниченным применением: ü Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. ü Простая подпись представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента. § Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи. Если у Вас десятки контрагентов и разные документы, то Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи. § Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Квалифицированная подпись. | § Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Купить ее можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС. Список доверенных центров можно посмотреть на сайте налоговой. § Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск. § Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена. § Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Windows и на Mac OS. § Можно использовать облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Она хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда Вы подписываете документ, Вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Зачем нужен оператор документооборота. | § Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы, и они называются операторами документооборота. § Это электронная почта работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов. § С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что Вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ. § Таких сервисов в России несколько десятков. Выбирать нужно по качеству сервиса: по скорости техподдержки, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут Вам внедрить сервис в работу. § Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать Вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. | ||||||||||||||||||||||||||||
| Сколько стоят электронные документы. | § Работая через оператора, Вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 руб., а все входящие бесплатны.
§ Можно купить минимальный пакет на 300 документов, но он очень быстро кончится. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
§ Переходить на электронные документы выгодно, если Вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда Вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
| ||||||||||||||||||||||||||||
| Проблемы с обменом электронными документами. | § Этим нельзя заниматься в одиночку. § Несовершенство попутных сервисов. Например, чтобы отправить в ФНС акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, где есть ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени. § Если дело дойдет до суда, то тогда придётся думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что Вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса. |