SKODAPARK
Бриф для промо персонала
Проект: SKODA PARK– Уфа
Дата мероприятия: 26-27 января 2013
Кол-во участников внедорожного тест-драйва: 18 заездов (с 10:00 до 19::00) по 12 (14*) автомобилей SKODA Yeti в день
Итого: 216 участников (252 участника*)
Кол-во участников на мероприятии: до 650 человек (из расчета 1 участник + 2 гостя)
Сбор персонала: 08:00-08:15 утра.
Подготовка к работе и брифинг: 08:15-08:45
Начало рабочего дня: 09:00
* количество гостей изменяется от возможности организации «зоны Skoda winter drive». В случае если на площадке мы не можем провести такую активность, у нас освобождаются дополнительные инструкторы. Это позволяет добавить 2 автомобиля для тест-драйва.
Зонирование площадок:
§ Трасса с препятствиями
§ Skoda winter drive(в зависимости от площадки )
§ Городскаятест-драйв (Дилерский тест-драйв)
§ Клиентская зона (шатер для регистрации, тренинга, детской зоной, интерактив для детей, уличные активности, звук)
§ Парковка
Описание мероприятия:
SkodaPark – это комплексное мероприятие, посвященное автомобилям Skoda. В ходе полноценного тест-драйва и обучающей программы участники мероприятия научатся умению использовать уникальные технические возможности автомобиля SkodaYeti. Попробовав в действии оба автомобиля, участники смогут прочувствовать атмосферу бренда Skoda. SkodaPark – отличная возможность для потенциальных покупателей определиться, какой автомобиль в большей степени соответствует их потребностям, и принять решение о покупке.
Какие трассы есть на мероприятии?
На мероприятии трасса состоит из упражнения схожих с заданиями на площадке в автошколе. Специально для автомобилей SkodaYeti предусмотрена череда искусственных препятствий.
Какая программа будет предложена гостям мероприятия?
Гостям мероприятия предлагается принять участие в тест-драйве, поучаствовать в конкурсах, пообщаться с дилерами и пройти городской тест-драйв, а так же (Города в которых будет такая возможность будет уточнятся) прокатиться на площадке Skoda winter drive.
Схема движения участников на мероприятии
Приезд участника на площадку ® Парковка (помогает парковщик) ® Вход в зону регистрации (Ведущий встречает гостей и приглашает пройти на регистрацию) ® Регистрация (проверка прав, заполнение уведомления, выдача бейджа, если с участником есть гости – выдаем бейдж «Гость») ® Инструктаж (за 15 минут до начала каждого заезда) ® Заезд ® Награждение (вручение подарка).
Описание мероприятия:
Первый заезд начинается в 10:00. Следующие заезды - каждые 30 минут. Начало последнего заезда в 18:30. На один заезд будет зарегистрировано не более 14 человек (Yeti).
По приезду на место мероприятия гости должны будут пройти процедуру регистрации и получить бейдж УЧАСТНИКА с указанным на нем временем заезда. Гости, которые приезжают с участником, должны получить бэйдж ГОСТЬ.
За 15 минут до начала заезда с группой будет проводиться небольшой тренинг, в ходе которого инструктор расскажет о технике безопасности при прохождении тест-драйва. По окончанию тренинга для каждого автомобиля формируется экипаж (участник + инструктор + 2 гостя по желанию), и экипажи отправляются на тест-драйв.
Помимо внедорожного тест-драйва можно принять участие в городскомтест-драйве и прокатиться на площадкеSkoda winter driveвождения (при наличии).
Записаться на городской тест-драйв и площадку Skoda winter drive вождения может любой участник/гость мероприятия со стажем вождения от 1 года (на площадке Skoda winter drive– за рулем исключительно инструктор).
Для участия в городскомтест-драйве не требуется предварительная регистрация по горячей линии/сайте. Запись на городской тест-драйв производится на месте при наличии водительского удостоверения.
Обязательные условия для прохождения внедорожного тест-драйва:
1. Наличие действующих водительских прав и стажа вождения от 1 года.
2. Соблюдение всех требований инструктора и следование только по установленному маршруту.
3. Отказ от употребления алкогольных напитков за 12 часов до тест-драйва.
Дети в возрасте до 12 лет в качестве пассажиров на прохождение тест-драйва допускаются только в специальном кресле предоставляемом со стороны Skoda. Количество кресел ограничено. (В случае если кресел не хватает, то возможна установка кресла гостя.Установка должна быть произведена заранее, чтобы не нарушать сетку заездов.)
Образцы бейджей
Обязанности девушек- промо:
Процедура регистрации гостей:
1. проверка наличия водительских прав, проверка стажа вождения от – 1 года.
Промо 1: заполнение сетки записи, заполнение бейджей в электронном виде.
- Добрый день, будьте добры Ваше водительское удостоверение.
· проверяет и находит фамилию гостя в таблице записи.
· проверяем водительское удостоверение - (стаж вождения – 1 год, действующее водительское удостоверение).
· Забираем водительское удостоверение, чтобы внести эти данные (номер, когда выдан- стаж, ФИО, дату рождения)
· выдает Уведомление, чтобы участник его заполнил (вписал свою ФИО, дату, подпись). Уведомление отправляем заполнить за коктейльный стол, чтобы не создавать толкучку у ресепшен.
· Пока человек заполняет уведомление, Промо заполняет данные участника (которые берет из вод. удостоверения) и заносит их себе в таблицу.
· После того как участник заполнит уведомление, забирает его, отдает обратно вод. удостоверение и выдает бейдж, где указано время заезда и номер автомобиля и направляет на инстуктаж (который проходит в этом же шатре).
· Время заезда берется из предварительной сетки записи, номер авто присваиваем по порядку, т.е. начиная с №1 и до №14. Т.е. на одно время заезда есть 14 автомобилей Yeti.
Промо 2: городской тест-драйв и зона Skoda winter drive.
- Добрый день, будьте добры Ваше водительское удостоверение.
· записывает гостей и участников на определенное время городского тест-драйва и Skoda winter drive;
· проверяет права (стаж вождения мин 1 год) отмечает в таблице время заезда, фамилию участника, контактный телефон, адрес проживания и автомобиль, марку автомобиля, которым владеет участник/гость. Выдает карточку, в которой также отмечает время, автомобиля и фамилию участника/гостя. (на Skoda winter drive не требуется проверка прав, так как там за рулем находится инструктор)
· В конце каждого дня консультант (тот, кто проводил городской тест-драйв) отдает промо 2 карточку тест-драйва, на которой на обратной стороне написана его фамилия, время заезда и марка авто. Промо 2 забивает это себе в таблицу (добавляет ФИО консультанта, кот проводил тест-драйв для кажд. участника)
ВАЖНО: Необходимо обращать внимание на время основных заездов, указанных на бейдже участника. Время основноготест-драйва, городского тест-драйва и Skoda winter drive не должны совпадать!!!
В зоне Skoda winter driveучаствует 2 автомобиля: SKODAFabiaRS, Yeti Style.
Заезды проходят каждые 30 минут!
За рулем находится только инструктор, т.е. записывая на данный тест-драйв, вод. удостоверение со стажем вождения переписывать не нужно.
В середине дня (с 13 до 14) у консультантов обед, т.е. записи на это время нет. Но МЫНЕ ГОВОРИМ О ТОМ, ЧТО В ЭТО ВРЕМЯ ОБЕД, А ПРОСТО ГОВОРИМ ЧТО ЭТО ВРЕМЯ ЗАНЯТО И ПРЕДЛАГАЕМ БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ.
Промо 3: Изготавливает права Skoda
После того как участник зарегистрировался на тест драйв, Промо 1 отправила участника к
Промо 3:
· Сидя за компьютером, просит гостя посмотреть в веб-камеру.
· Фотографирует его на веб-камеру
· Снимок вставляет в специально подготовленный организаторами файл и заполняет ФИО участника
· Отправляет на печать
· Специальный принтер (пластиковые карты) печатает права Skoda
· После печати необходимо обязательно проверить готовые права.
· По готовности права выкладываются на стол где гости могут их забрать
· ВАЖНО: данный процесс должен по времени занимать не больше времени заезда (15 минут). Т.е. права для всех участников заезда должны быть напечатаны за 15 минут.
· Если мы не успеваем, аккуратно и вежливо говорим участнику что права еще в процессе подготовки, предлагаем пройти в шатер, погулять по территории, принять участие в уличных активностях, а потом вернуться за правами.
Промо 4: Провожает участников до автомобилей
После заполнения документов начинается инструктаж, который обязателен для каждого участника.
По окончанию инструктажа необходимо помочь участникам найти свои автомобили и отправится на тест-драйв.
Промо 5-6: Регистрируют участников на тест-драйв в дилерский центр
Работа промо проходит в шатре и на улице в зоне активностей.
Промо работают по сменно, меняя друг друга каждые 30 минут.
В руках у каждой из них iPadсо специальной программой для регистрации, а так же бланки уведомления о согласии передачи данных в Skoda.
Задача состоит в том, чтобы пригласить гостей мероприятия на тест-драйв в дилерский центр. А именно общаться со свободными/ не занятыми гостями и приглашать их на тест-драйв вне мероприятия.
Механика:
Промо подходит к гостю и здоровается с ним. После чего предлагает пройти тест-драйв
в дилерском центре. После чего начинается заполнение анкеты.
Приложение состоит из пустых ячеек, которые промо заполняет самостоятельно задавая вопросы гостю.
Поля:
1) Фамилия
2) Имя
3) Отчество
4) Город, в котором вы проживаете
5) Дата рождения (формат числовой ХХ.ХХ.ХХХХ)
6) Мобильный телефон – формат числовой х-ххх-ххх-хххх
7) E-mail: формат поля текстовый
8) Ваш текущий автомобиль – поле марка – поле модель
9) Хотели бы вы пройти тест-драйв (да / нет)
10) Автомобиль Skoda, который вас интересует
И далее после того как промо все это заполняет, появляется дисклеймер – который дается к прочтению клиенту и поле что он согласен с обработкой его данных (да /нет)
Как только гость подтвердил передачу данных ему предлагается подписать уведомление, в котором он также подтверждает передачу данных в Skoda. Бланк уведомления аналогичен тем, которые подписывают участники основного тест-драйва.
FAQ
Ситуация:
Клиент: Ой, а вы знаете, мы, когда ехали - передумали и хотим поменяться. Это возможно?
Промо: Да, конечно, это возможно (помечает в списке)
Ситуация:
Если клиент хочет поменять номер автомобиля
Участник: Извините, у меня тут друг, хочу ехать с ним в одной машине, можно поменять наши бейджи/можно нас вместе зарегистрировать?
Промо: Для Вашего комфорта и удобства Вы уже распределены по автомобилям. Логистика мероприятия очень сложная, поэтому мы не можем объединить Вас в один экипаж. Это усложнит тайминг и Вам придется дольше ждать своего автомобиля. Вы можете обсудить тест-драйв с другом после его завершения в большом белом шатре, где для вас будут готовы напитки и закуски.
Участник: Спасибо!
Участник: (если не успокаивается). Зовем организатора.
Время тест-драйва
Участник: Сколько займет мой тест-драйв?
Промо: Tест драйв займет 15 мин
Если нет прав, либо стаж вождения меньше 1 года, предлагаем пройти тест-драйв в качестве пассажира.
Если участник не успокаивается, и хочет побыть за рулем, cвязываемся с организаторами.
Ситуация:
Приехал гость с друзьями, которые также хотят участвовать в заезде
Promo: Смотрит в своей сетке записи на предмет свободных мест. Если свободные места есть, то записываем.
Если мест нет, то извиняемся, и говорим что мест нет и предлагаем пройти как вариант: городской тест-драйв и Skoda winter drive.
Ситуация:
Гость опоздал, но есть свободные места на тест-драйв, тренинг только начался.
Promo: связывается с организаторами, объясняет ситуацию, если все в порядке, торегистрируем клиента, отправляем на инструктаж
Ситуация:
Гость опоздал, тренинг уже заканчивается, все свободные места на тест-драйв были перезаписаны
Promo: Извините, но у нас жесткий график заездов. К сожалению, мы не можем Вас записать на данный заезд. Возможно, будут свободные места во время следующего заезда. Подойдите, пож-та, в ХХ.ХХ.
Ситуация:
Зарегистрированный Гость приехал, но забыл права
Promo: Извините, но согласно правилам тест-драйва, указанным на сайте, Вы не можете принять участие в тест-драйве без водительского удостоверения. Если гость настоятельно просит прокатиться, связаться с организаторами.
Ситуация:
Гость узнал о мероприятии случайно и решил приехать
Promo: Если человек прошел к зоне регистрации. Смотрим по сетке записи, можем ли зарегистрировать участника. Если места есть, регистрируем на тест-драйв.