Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события. В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации. Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода- экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем. Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок по документам.
Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий- так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной- информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу- информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена Компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.
Документы в системе 1С: используются для ввода, просмотра и корректировки информации о совершаемых хозяйственных операциях. У любого документа есть три обязательных реквизита «ДатаДок», «ВремяДок», «НомерДок». Дата и время, – наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Форма документа редактируется при нажатии кнопки «Форма».
Реквизиты документа
Реквизиты шапки документа задаются в списке «Реквизиты шапки». Реквизиты табличной части задаются в списке «Реквизиты табличной части».
Проведение документа
Для того чтобы документ формировал проводки, необходимо
- создать хотя бы один план счетов.
- поставить флажок «Разрешить проведение документа».
- поставить флажок «Бухгалтерский учет».
Формирование проводок происходит в «Модуле документа» в предопределенной процедуре «Обработка проведения».
Операция.НоваяПроводка();
Операция.СодержаниеПроводки = "Поступили товары";
Операция.НомерЖурнала = "ТВ";
Операция.Дебет.Счет = СчетПоКоду(«41.1»);
Операция.Дебет.Номенклатура = Товар;
Операция.Кредит.Счет = СчетПоКоду(«60.1»);
Операция.Кредит.Контрагенты = Контрагент;
Операция.Кредит.Договоры = Договор;
Операция.Количество = Количество;
Операция.Сумма = УчетнаяСтоимость;
Операция.Записать();
Обработка документов
Обычно для обработки документов используется следующая последовательность команд:
Док=СоздатьОбъект(«Документ.НазваниеДокумента»);
Док.ВыбратьДокументы(); // Делаем выборку документов
Пока Док.ПолучитьДокумент()=1 Цикл
// Обработка шапки документа, например
Сообщить(«Вид документа »+Строка(Док.Вид()));
Сообщить(«Дата документа »+Строка(Док.ДатаДок));
Сообщить(«Номер документа »+Строка(Док.НомерДок));
Док.ВыбратьСтроки();// Делаем выборку табличной //части документа
Пока Док.ПолучитьСтроку()=1 Цикл
// Обработка строк табличной части документа
Сообщить(«Товар »+Док.Товар.Наименование);
КонецЦикла
Сообщить(Строка(Спр.Код)+Спр.Наименование);
КонецЦикла;
Ввод нового документа
Для ввода документа используется функция «Новый()», далее заполняются реквизиты шапки документа. Для ввода новой строки документа используется функция «НоваяСтрока()» и заполняются реквизиты табличной части документа.
Журналы документов.
Для просмотра списка документов используется «Журналы документов». Создание журнала производится в конфигураторе. В диалоговой форме задаются графы – реквизиты документов, входящих в журнал. Реквизиты табличной части можно добавить в журнал только в том случае, если в свойствах реквизита в закладке «Дополнительно» стоит флажок «Итог по колонке».