1. Организуйте консолидируемые данные на каждом отдельном листе.
Настройка данных
2. Щелкните на основном листе левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.
ПРИМЕЧАНИЕ. Убедитесь, что справа и снизу этой ячейки достаточно свободных ячеек для данных консолидации. Команда Консолидация заполнит столько ячеек, сколько потребуется.
3. На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Консолидация.
4. Выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.
5. Если лист находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, а затем — кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор.
Путь к файлу будет введен в поле Ссылка, он будет завершаться восклицательным знаком.
6. Введите имя, назначенное диапазону, и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов.
7. Выберите способ обновления консолидации. Выполните одно из следующих действий.
· Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными.
ВАЖНО. Этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с исходными данными находится в другой книге. После того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.
8. Оставьте пустыми все поля в группе Использовать в качестве имен. Названия исходных строк и столбцов не копируются в консолидированные данные. Если требуется скопировать названия в консолидированные данные, сделайте это вручную.
· Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными.
8. Установите флажки в группе Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: либо подписи верхней строки, либо Значения левого столбца, либо оба флажка одновременно.
23) Для создания сводной таблицы воспользуемся средством Мастер сводных таблиц и диаграмм. Чтобы получить доступ к этому средству, необходимо выполнить команду Данные | Сводная таблица.
Если выбрать эту команду, то появится первое из трех диалоговых окон (рис. 1). На этом этапе определяется источник данных.
Рис. 1. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3
При работе с Мастером сводных таблиц и диаграмм в зависимости от местоположения исходных данных вид диалоговых окон этого мастера может быть различен. В этом разделе предполагается, что исходные данные находятся или на листе Excel, или во внешней базе данных.
1. Данные в списке Excel
Чаще всего анализируемые данные хранятся в базе данных рабочего листа, который называется списком. База данных, хранящаяся в рабочем листе, не может иметь больше 65 535 записей и 256 полей. В первой строке базы данных должны содержаться названия полей. Данные могут состоять из чисел, текста или формул.
2. Данные во внешнем источнике данных
Если для создания сводной таблицы используется внешняя база данных, то данные вводятся в рабочий лист с помощью отдельного приложения Microsoft Query, входящего в поставку Excel или Office. Можно использовать файлы dBASE, данные SQL -сервера или другие источники. Выбор источника данных осуществляется на втором шаге работы Мастера сводных таблиц и диаграмм.
3. Данные в диапазонах консолидации
Сводные таблицы можно также создавать на основе информации, находящейся в нескольких таблицах. Тогда создание сводной таблицы эквивалентно объединению информации из этих таблиц. В этом случае преимущество сводных таблиц перед методами консолидации заключается в том, что можно работать с объединенными данными, используя все средства и возможности сводных таблиц.
4. Данные в другой сводной таблице
Excel позволяет создавать сводную таблицу из созданной ранее сводной таблицы. На самом деле это не совсем верно. Сводная таблица, которая создается, помогает анализировать исходные данные, использовавшиеся для построения первой таблицы (а не данные самой сводной таблицы). Если активная рабочая книга не имеет никаких сводных таблиц, эта возможность недоступна.
24) В ячейке записать формулу (функцию) с аргументами – ссылками на ячейки (ПОДБИРАЕТСЯ ЗНАЧЕНИЕ ЯЧЕЙКИ-АРГУМЕНТА)