ОСНОВЫРАБОТЫС ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MS WORD
Методические указания к лабораторной работе
| |||
|
ОСНОВЫРАБОТЫС ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ
MS WORD
Цель работы – изучение функциональных возможностей текстового процессора Word 97 и приобретение навыков практической работы по созданию и редактированию текстовых документов.
Основные понятия и технологические операции в Word
Текстовый процессор Word 97 – это программное средство, предназначенное для создания, редактирования, форматирования и просмотра простых и комплексных документов.
Запуск программы осуществляется из главного меню выбором опции Программы/Microsoft Word.
Окно программы
Работа пользователя с документами осуществляется в окне текстового процессора. В общем случае оно включает в себя заголовок, меню окна, панели инструментов, рабочую область с окном документа и строку состояния. Состав элементов окна может меняться в зависимости от настроек пользователя.
Заголовок окна содержит все стандартные элементы заголовка окна Windows: системное меню, название окна и кнопки управления окном.
Меню окна включает следующие опции:
Файл содержит пункты, предназначенные для работы с файлами документов.
Правка включает команды редактирования текста документа.
Вид содержит команды, предназначенные для внешнего вида всего окна.
Вставка содержит пункты для вставки дополнительных элементов форматирования документа, а также внедрения и связывания объектов.
Формат включает опции для форматирования текста документа.
Сервис содержит дополнительные средства редактирования документа.
Таблица включает пункты для работы с таблицами Word.
Окно содержит команды управления окнами открытых документов.
? (Справка) включает пункты вызова справочной системы программы.
Панели инструментов. По умолчанию в окне программы присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, на которых размещены кнопки, дублирующие или дополняющие наиболее часто употребляемые команды меню окна.
Окно документа располагается в рабочей области окна программы и включает в себя заголовок, непосредственно документ, вертикальную и горизонтальную линейки форматирования и вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки.
Окном документа можно управлять (сворачивать, восстанавливать, закрывать) независимо от окна программы. Чаще всего окно документа развернуто на всю рабочую область, поэтому системное меню и кнопки управления совпадают со строкой меню, а название окна помещается в строку заголовка после названия программы.
Линейки форматирования располагаются в верхней (горизонтальная линейка) и левой (вертикальная линейка) частях окна документа. Они предназначены для контроля и управления границами области текста, кроме того, с помощью горизонтальной линейки возможны некоторые операции форматирования текста. По умолчанию линейки проградуированы в сантиметрах.
Полосы прокрутки текстового процессора Word имеют некоторые особенности. Нижняя часть вертикальной полосы прокрутки снабжена тремя дополнительными кнопками перехода, которые обеспечивают переход между объектами различного типа (страницами, разделами, полями, сносками, примечаниями и т.д.) активного документа. В левой части горизонтальной полосы прокрутки расположены четыре кнопки, позволяющие выбрать режим отображения документа в рабочей области.
Строка состояния содержит информацию о текущей позиции курсора в активном документе: номер страницы, номер раздела, номер станицы/всего страниц в документе; расстояние от верхнего края страницы до текущей строки, номер строки, номер колонки. Кроме того, в строке состояния содержатся индикаторы, указывающие на текущий режим работы: ЗАП (запись макросов), ИСПР (режим внесения исправлений), ВДЛ (режим выделения), ЗАМ (режим замены), индикатор состояния проверки правописания (значок в виде книжки) и индикатор сохранения документа в фоновом режиме (в конце строки).
Создание документа
Новый документ можно создавать сразу после запуска текстового процессора Word 97. По умолчанию ему присваивается имя Документ 1.
В дальнейшем создание новых документов начинается с подачи команды Файл/Создать…. При этом открывается диалоговое окно Создание документа, в котором необходимо выбрать вкладку Общие, пометить значок Новый документ, установить переключатель документ и нажать кнопку ОК. В результате откроется окно нового документа с именем Документ < следующий № >.
Для упрощения процедуры создания нового документа на панели инструментов Стандартная помещена кнопка Создать, нажатие на которую приводит к моментальному открытию нового окна документа.
Процесс создания простого текстового документа сводится в основном к набору текста, его редактированию и форматированию.
Набор текста
Набор текста осуществляется с клавиатуры в позицию, помеченную курсором.[1] Установка курсора в нужную позицию выполняется с помощью клавиш управления курсором или щелчком мыши.
Набираемый текст размещается на странице в пределах границ, которые определяются полями: верхним, нижним, правым и левым. Набор текста на полях документа невозможен. Для удобства работы с создаваемым документом рекомендуется предварительно задать величины полей страницы. Для этого необходимо подать команду Файл/Параметры страницы… и в открывшемся диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Поля указать требуемые размеры полей.
В Word имеется возможность задания размеров страницы (как стандартных – А3, А4, А5 и т.д., так и пользовательских) и ее ориентации (книжная или альбомная). Для задания этих параметров следует перейти на вкладку Размер бумаги окна Параметры страницы, выбрать в раскрывающемся списке Размер бумаги стандартный формат (или задать собственный, введя значения ширины и высоты в соответствующие поля) и указать ориентацию бумаги, установив соответствующий переключатель в поле Ориентация. Все предполагаемые изменения при этом можно пронаблюдать в поле Образец.
После нажатия кнопки ОК установленные параметры будут применены к документу.
В текстовом процессоре перенос строки в пределах границ документа производится автоматически, поэтому клавиша Enter используется, как правило, для завершения ввода абзаца.
Для увеличения или уменьшения изображения активного документа используется команда Вид/Масштаб…. В результате открывается окно Масштаб, в котором можно выбрать желаемое увеличение/уменьшение и пронаблюдать в поле Образец изменения в отображении документа. Выбранные установки действуют после нажатия ОК.
Для быстрого изменения масштаба предназначен раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Выбор одного из предлагаемых вариантов масштаба в списке приведет к немедленному изменению отображения документа.
Следует заметить, что изменение масштаба изображения не ведет к изменению размеров самого документа (страницы, шрифта и т.п.).
При создании нового документа переносы в словах по умолчанию отсутствуют. Для включения режима переноса слов необходимо подать команду Сервис/Язык/Расстановка переносов… и в появившемся диалоговом окне поставить флажок Автоматическая расстановка переносов и нажать кнопку OK.
Сохранение документа
После набора текста документ рекомендуется сохранить. Для этого используются две команды: Сохранить и Сохранить как…
Сохранение документа обычно осуществляется выбором опции Файл/Сохранить. Если эта команда применяется впервые к созданному документу, то в результате откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором необходимо:
1) используя иерархическую структуру папок, выбрать папку, в которой будет храниться созданный документ;
Примечание. Если требуется создать новую папку предназначения, то это можно сделать, не выходя из окна Сохранение документа. Для этого необходимо выбрать родительскую папку и на панели инструментов окна Сохранение документа нажать кнопку Создание новой папки. В результате появится диалоговое окно, в котором необходимо набрать имя новой папки.
2) в поле Имя файла ввести имя созданного документа;
3) в раскрывающемся списке Тип файла выбрать тип (формат) сохраняемого документа (по умолчанию предлагается Документ Word с расширением.doc);
4) нажать кнопку Сохранить.
Повторная подача команды Файл/Сохранить в процессе редактирования приведет к автоматическому сохранению документа в том же файле.
Опция Файл/Сохранить как… применяется в тех случаях, когда требуется сохранить копию файла под другим именем, в другой папке или в другом формате.
В результате выбора этой команды откроется диалоговое окно Сохранить как, в котором необходимо сделать соответствующие установки и нажать кнопку Сохранить.
Работа с несколькими документами
Для загрузки уже существующего документа в окно Microsoft Word необходимо подать команду Файл/Открыть…. В результате появится диалоговое окно Открытие документа, в котором необходимо:
1) установить в поле Тип файлов тип, к которому относится открываемый файл;
2) выбрать папку, в которой находится искомый файл и пометить его (в результате имя файла занесется в поле Имя файла);
3) нажать кнопку Открыть.
Программа Word позволяет работать с несколькими одновременно открытыми документами. Список открытых файлов выводится в нижней части меню Окно и для активизации одного из них следует выбрать из списка соответствующее имя.
Команда Окно/Упорядочить все выстраивает окна открытых документов таким образом, чтобы они все отображались на экране. Это удобно при копировании или перемещении фрагментов текста из одного документа в другой. В этом режиме активным является только одно окно и только в нем возможно выполнение каких-либо операций. Активизация нужного окна осуществляется щелчком мыши в его пределах.