Документы для внутреннего пользования.
План.
1. Документы для внутреннего пользования:
а) оформление докладной записки;
б) оформление объяснительной записки;
в) оформление финансовых документов.
Документы для внутреннего пользования.
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др.
Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего — выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.).
Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.
Протокол.
Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.
В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.
Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).
Докладная записка.
Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.
Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.
Объяснительная записка.
Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.
Реквизиты докладной (внутренней) и объяснительной записок:
| Докладная записка | Объяснительная |
| 1. Адресат – в правом верхнем углу в Д.п. | |
| 2. Адресант - в правом верхнем углу в Р.п. без предлога от | |
| 3. Название документа – по центру | |
| 4. Текст: | |
| Начинается со слов: Довожу до Вашего сведения; заканчивается: Прошу принять соответствующие меры. | Начинается с местоимения «Я», дальше – дата и факт нарушения, причина. Заканчивается: прилагаю такие-то документы (если нужно). |
| 5. Дата составления документа - справа | |
| 6. Подпись - слева |
Доверенност ь
— документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
Доверенность бывает личная и официальная.
Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.
В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
Обязательными реквизитами доверенности являются: наименование документа; дата написания; подпись составителя; основной текст; удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Текст доверенности имеет такую информацию:
- Фамилия, имя, отчество, должность лица (в официальной доверенности – название фирмы), которая выдает доверенность;
- Фамилия, имя, отчество, должность лица, кому выдается доверенность; название и данные о документе (паспорт, удостоверение), который представляет лицо, которому выдается доверенность;
- Название фирмы, от которой лицо должно получить материальные ценности или в какой лицо работает;
- Перечень материальных ценностей, их количество и стоимость;
- Срок действия доверенности;
Расписка.
- это письменное подтверждение определенных действий, которые произошли, - передачи и получения документов, товаров, денег от фирмы или физического лица.
Расписка может быть личной (лицо получает ценности от лица) или служебной (лицо – представитель фирмы – получает ценности от этой или другой фирмы).
Реквизиты:
1. Название документа.
2. Текст:
- фамилия, имя, отчество, должность лица, кто составляет расписку и подтверждает получение ценностей;
- фамилия, имя, отчество, должность лица, который передает ценности;
- точные названия материальных ценностей, их количество и стоимость – словами и цифрами;
- данные о документе (паспорт, удостоверение), которые представляют лицо, получаемое материальные ценности;
- срок действия расписки.
3.Дата.
4. Подпись лица, кто получил ценности.
5. Удостоверительная надпись (в личной расписке).
Если передаются суммы денег, в расписке указываются адрес, номер и серия паспорта того, кто их получает. Денежные суммы пишутся цифрами, а в скобках – словами: в сумме 5 620 (пять тысяч шестьсот двадцать) рублей.
Подпись лица, что дает такую расписку, заверяется нотариальной конторой.
Расписка пишется только в одном экземпляре. Никакие исправления в ней недопустимы.