Требования к оформлению деловой бумаги
· Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
· Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
· Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
· Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
· Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
· Документ пишется в соответствии с формуляром – жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки – реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
· В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)
· Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
· Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п.).
· Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой, ты вместо вы), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания причины.
Официально- деловая переписка
Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие деятельность отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
По тематическому признаку официально-деловую переписку разделяют на:
· деловую корреспонденцию (переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия);
· коммерческую корреспонденцию (письма-запросы, предложения (оферта, письма-претензии и ответы на эти виды писем).
По функциональному признаку различают:
· письма, требующие письма-ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение);
· письма, не требующие письма-ответа (письма-подтверждения, письма-извещения, сопроводительные письма).
По особенностям композиции различают:
· одноаспектное (посвящено одному вопросу, проблеме);
· многоаспектное (многоцелевое) (содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии).
Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т.п.
Основные жанры
Письмо-запрос – документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
Просим выслать нам предложение на поставку…
Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…
Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение…
Мы заинтересованы в срочной поставке…
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ на запрос может содержать следующую информацию:
¾ о принятии запроса к рассмотрению;
¾ о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
¾ об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
¾ об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие модели:
К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…
Мы просим Вас отложить этот вопрос до…
Письмо-предложение (оферта) – заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа и др. условия поставки в зависимости от характера товара.
При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
В ответ на Ваш запрос от…
Качество товара соответствует образца, высланным…
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…
Платеж производиться через…
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация должна содержать:
¾ основания для предъявления претензии (в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки и т.п.);
¾ доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки);
¾ конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара, требование уценки товара, требование допоставки товара).
При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:
Мы официально заявляем Вам рекламацию на…
При приемки товара были обнаружены следующие недостатки:…
К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены…
Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что
· претензия принята к рассмотрению;
· претензия удовлетворяется полностью или частично;
· претензия отклоняется с указанием мотивов отказа.
Стандартные модели ответа на рекламацию:
Приносим свои извинения за…
Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)…
Ваша претензия признана необоснованной.
Реквизиты деловых писем
Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов документа называют формуляром.
Обычно деловые письма печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.
Эмблема. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно располагается слева от наименования организации-отправителя.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Справочные данные об организации. В этот реквизит могут входить: почтовый адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД.
Дата является обязательным реквизитом письма. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.
Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего письма.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адрес получателя. Располагается в верхней правой части бланка.
Наименование организации указывают в именительном падеже.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Текст. Как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также сути вопроса или предложения. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ;
· личная подпись;
· расшифровка подписи.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.
Пример:
| ОАО «Первоуральский динасовый завод» Россия, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас рассмотреть возможность поставки в адрес ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим отправить по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Васильев Виктор Иванович 32-45-78 |
Примеры текстов деловых писем разных жанров
1. Письмо-предложение:
Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с.г., высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии чугунных ванн с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым типам.
2. Письмо-запрос:
Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.
3. Письмо-извещение:
С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.
4. Письмо-приглашение:
Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное открытие выставки «Современное механизированное и автоматизированное оборудование и средства транспортировки для пищевой промышленности».
5. Письмо-подтверждение:
Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2000 г.
6. Письмо-напоминание:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16от 16.03.2000 г. Вы должны разработку проекта до 16.11.2000 г. Просим Вас сообщить состояние работы.
7. Письмо-ответ на запрос:
Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров.