Постановка системы найма персонала
Совместно со службой персонала компании постановка системы найма была осуществлена следующим образом.
4.1.1 Первый этап. Кадровое планирование
Цель: спрогнозировать качественную и количественную потребность организации в персонале.
На данном этапе происходит:
конкретизация стратегических и тактических целей и задач организации;
определение необходимости в расширении штата сотрудников;
определение конкретных сроков открытия вакантных должностей, которые понадобятся при решении поставленных задач.
Реальная ситуация в организации (что есть на данный момент?) соотносится с желаемой (чего хочется достичь?), при учете имеющихся ресурсов (что можно вложить?). Все это реализуется в планировании конкретных мероприятий и последовательности определенных действий.
Ответственные: руководители подразделений (предоставляют информацию и утверждают план) и менеджер по персоналу (обобщает и систематизирует предоставленную информацию).
Второй этап. Анализ работы
Цель: анализ (или составление) должностных инструкций, личностных спецификаций, условий найма.
На данном этапе решаются следующие задачи:
- составление личностных спецификаций, должностных инструкций и условий найма;
- определение, насколько необходимо будет проводить предварительное обучение соискателей, а в последующем и стажеров.
Эта задача решается путем создания, корректировки и анализа личностных спецификаций и должностных инструкций, определения условий найма.
Ответственный: менеджер по персоналу (сопоставляет существующие личностные спецификации, должностные инструкции и условия найма с ситуацией в организации, ее ресурсами и положением на рынке труда).
4.1.3 Третий этап. Определение способа найма
Цель: определить способ найма (внешний или внутренний) исходя из ресурсов организации.
На данном этапе:
- анализируются возможности использования внутренних трудовых ресурсов организации и внешних источников заполнения вакантной должности;
- определяется, какими ресурсами обладает организация для проведения эффективного поиска кандидатов во внешней и внутренней среде.
В итоге должно быть сделано заключение о предпочтении того или иного способа найма.
Ответственные: менеджер по персоналу (соотносит полученные результаты на предыдущем этапе с трудовыми ресурсами организации и ресурсами, которые может предоставить внешняя среда, обобщает и систематизирует полученную информацию) и руководители подразделений (передают запрашиваемую информацию).
Четвертый этап. Подготовка проведения внешнего найма
Цель: разработать план информирования целевой аудитории об открытии вакансии.
На данном этапе решаются следующие задачи:
- выбор наиболее эффективных и экономичных по времени и затратам способов информирования целевой аудитории, носителя информации;
- формирование информации, которую необходимо донести до целевой аудитории, содержания и формы объявления;
выявление портрета потенциального кандидата: профессиональные, личностные, мотивационные характеристики.
Указанные задачи решаются путем сопоставления ресурсов организации (временных, денежных, человеческих и пр.) с условиями, предъявляемыми внешней средой (широта целевой аудитории, ее доступность и пр.). В итоге необходимо разработать алгоритм действий и мероприятий, которые должны быть предприняты для скорейшего и наиболее полного информирования целевой аудитории.
Ответственные: менеджер по персоналу (на основе проведенного анализа принимает решение о том, через какие каналы будет доведена информация до потенциальных кандидатов).
Пятый этап. Поиск
Цель: эффективно информировать целевую аудиторию об открытии вакансии.
На данном этапе решаются следующие задачи:
- осуществление и контроль проведения мероприятий, направленных на передачу информации целевой аудитории;
- подготовка к получению и обработке обратной информации, анализ эффективности.
Подготовленная ранее информация передается для целевой аудитории по каналам, которые были выбраны как самые эффективные и экономичные. В зависимости от того, какая должность является вакантной, носителями информации могут служить СМИ, кадровые агентства (платные и бесплатные), собственные базы данных, вузы и пр.
Ответственный: менеджер по персоналу (отслеживает поступающую информацию, обобщает ее и систематизирует).
Шестой этап. Подбор
Цель: получить необходимую и достаточную информацию о кандидате и принять решение о приглашении его на собеседование или отказе от него.
Путем проведения телефонных переговоров на данном этапе решаются следующие задачи:
- выявление соответствия соискателей самым общим критериям (возраст, образование, адекватность реагирования на вопросы и т. д.
- формирование и организация группы соискателей (назначение времени собеседования, передача и прием первичной информации).
При этом учитываются результаты работы на предыдущих этапах (критерии подбора, условия подбора, личностная спецификация и пр.). Полученные данные заносятся в лист телефонного интервью. На их основе складывается первоначальное представление о соискателе и принимается решение о приглашении его на собеседование.
Ответственные: менеджер по персоналу (выявляет соответствие кандидата тем критериям подбора, которые были разработаны на предыдущих этапах); если телефонные звонки принимает назначенный человек, то он ведет тщательное заполнение листа телефонного интервью.