Примерная номенклатура дел
Государственного дошкольного образовательного учреждения
Системы Департамента образования города Москвы
Канцелярия
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения документа | Примечание |
| 01-01 | Устав Изменения в Устав Свидетельства о государственной регистрации | Постоянно | |
| 01-02 | Лицензия на право ведения образовательной деятельности | На период действия | |
| 01-03 | Свидетельство о государственной аккредитации | Постоянно | |
| 01-04 | Контракт на право оперативного управления Свидетельство на право оперативного управления Свидетельство о государственной регистрации права на недвижимое имущество (здание) Свидетельство о государственной регистрации право на недвижимое имущество (земельный участок) | Постоянно | |
| 01-05 | Свидетельство Федеральной налоговой службы о постановке на учет в налоговом органе Свидетельство Федеральной налоговой службы о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. | Постоянно | |
| 01-06 | Договор с учредителем | Постоянно | |
| 01-07 | Информационное письмо об учете в ЕГРПО (коды статистики) | Постоянно | |
| 01-08 | Свидетельство о регистрации страхователя в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании | Постоянно | |
| 01-09 | Извещение о регистрации в территориальном органе пенсионного фонда РФ страхователя – организации | Постоянно | |
| 01-10 | Извещение о регистрации в качестве страхователя в Московском региональном отделении Фонда социального страхования РФ | Постоянно | |
| 01-11 | Паспорт готовности к новому учебному году | 3 года | |
| 01-12 | Санитарно – эпидемиологическое заключение | На период действия | |
| 01-13 | Технический паспорт учреждения | Постоянно | |
| 01-14 | Распорядительные документы вышестоящих организаций (Приказы Департамента образования, окружного управления образования) | На период действия | |
| 01-15 | Книга приказов по основной деятельности | 10 лет | |
| 01-16 | Книга приказов по контингенту детей | 5 лет | |
| 01-17 | Книга регистрации путевок | 5 лет | |
| 01-18 | Книга движения детей | 5 лет | |
| 01-19 | Коллективный договор | 5 лет | |
| 01-20 | Правила внутреннего трудового распорядка | 5 лет | |
| 01-21 | Должностные инструкции | 5 лет | После замены новыми |
| 01-22 | Приёмо-сдаточные акты, составленные при смене руководителя | 10 лет | |
| 01-23 | Личные дела воспитанников | 3 года после выбытия из учреждения | |
| 01-24 | Журнал регистрации входящих и исходящих документов (корреспонденции) | 3 года | |
| 01-25 | Номенклатура дел | До замены | |
| 01-26 | План работы руководителя | 5 лет | |
| 01-27 | Договоры о сотрудничестве с заинтересованными организациями | На период действия | |
| 01-28 | Протоколы органа самоуправления (общего собрания, совета и др.) | 3 года | |
| 01-29 | Акты, справки о результатах проверок, ревизий | 5 лет | |
| 01-30 | Паспорт безопасности | 5 лет | |
| 01-31 | Заявления, жалобы граждан | 1 год | |
| 01-32 | Законодательные и нормативные правовые акты по охране труда | На период действия | |
| 01-33 | Положение о комиссии по охране труда | Постоянно | Обновляется |
| 01-34 | План работы комиссии по охране труда, по пожарной безопасности | 1 год | |
| 01-35 | План действий в случае пожара | 1 год | |
| 01-36 | Инструкции по охране труда для работников по должностям в соответствии со штатным расписанием и видами выполняемых в учреждении работ, инструкция по пожарной безопасности | Постоянно | |
| 01-37 | Положение о расследовании и учете несчастных случаев на производстве | 25 лет | |
| 01-38 | Положение о расследовании и учете несчастных случаев с учащейся молодежью и воспитанниками | 25 лет | |
| 01-39 | План работы комиссии по профилактике несчастных случаев с воспитанниками | 1 год | |
| 01-40 | Материалы расследования несчастных случаев на производстве и с воспитанниками | 45 лет | |
| 01-41 | Журнал регистрации вводного инструктажа | 5 лет | |
| 01-42 | Журнал регистрации инструктажа (первичного, повторного, внепланового, целевого) по охране труда на рабочем месте | 5 лет | |
| 01-43 | Журнал учета инструкций по охране труда для сотрудников | 10 лет | |
| 01-44 | Журнал выдачи инструкций по охране труда для сотрудников | 5 лет | |
| 01-45 | Журнал регистрации результатов испытаний спортивного инвентаря, оборудования и вентиляционных установок | 5 лет | |
| 01-46 | Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу | 5 лет | |
| 01-47 | Журнал учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках | 5 лет | |
| 01-48 | Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками | 25 лет | |
| 01-49 | Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | 25 лет | |
| 01-50 | Журнал учета противопожарного инструктажа | 5 лет | |
| 01-51 | Журнал учета первичных средств пожаротушения, знаков эвакуации | 5 лет | |
| 01-52 | Соглашение по охране труда между работодателем и представительным органом работников | 5 лет | |
| 01-53 | Акты о результатах проверки выполнения Соглашения по охране труда | 3 года | |
| 01-54 | Акты приемки помещений к началу учебного года | 1 год | |
| 01-55 | Акты проверки испытаний спортивного инвентаря и оборудования | 1 год | |
| 01-56 | Акты приемки спортивной материально-технической базы учреждения | 1 год | |
| 01-57 | Акты по пожарной безопасности | 1 год |
Педагогическая документация
| Индекс | Наименование документа | Срок хранения | Примечание |
| Общая документация | |||
| 02-01 | Программа развития | Постоянно | |
| 02-02 | Образовательная программа | Постоянно | |
| 02-03 | Годовой план работы | 5 лет | |
| 02-04 | Протоколы педагогических советов | 25 лет | Сдаются на хранение в Центральный объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы (ЦО УСО г. Москвы) |
| 02-05 | Документы по видам контроля: - материалы оперативного контроля - материалы тематического контроля - материалы итогового контроля | 1 год 5 лет 5 лет | |
| 02-06 | Тетрадь регистрации форм методической работы | Постоянно | |
| 02-07 | Учет поступления и выдачи методической литературы и пособий | Постоянно | |
| Документация педагогов | |||
| 02-08 | План работы старшего воспитателя | 1 год | |
| 02-09 | Документация педагога-психолога: - годовой план работы; - журнал учета проделанной работы; - график работы на неделю; - аналитический отчет о проделанной работе за год; - психологическая карта ребенка. | 1 год | |
| 02-10 | Документация социального педагога: - перспективный и календарный план работы; - график работы на неделю; - аналитический отчет. | 1 год | |
| 02-11 | Документация музыкального руководителя: - план воспитательно-образовательной работы (перспективный и календарный); - график работы; - сводные таблицы по итогам диагностики; - аналитический отчет о проделанной работе за год. | 1 год | |
| 02-12 | Документация воспитателя: - план воспитательно-образовательной работы; -общие сведения о детях и родителях (законных представителях); - результаты педагогической диагностики; - табель посещаемости детей. | 1 год | |
| 02-13 | Документация воспитателя, работающего с детьми раннего возраста: - план воспитательно-образовательной работы; -общие сведения о детях и родителях (законных представителях); - табель посещаемости детей; - дневник – 127 форма. | 1 год | |
| 02-14 | Документация воспитателя по физической культуре: - результаты обследования физической подготовленности детей; - перспективный и календарный планы работы; - табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год | |
| 02-15 | Документация инструктора по плаванию: - результаты обследования детей; - календарный план работы; - журнал посещаемости; - график работы. | 1 год | |
| 02-16 | Педагог-эколог: - план работы на год и сезон; - календарный план работы; - результаты обследования детей; - график работы; -журнал (по форме). | 1 год | |
| 02-17 | Педагог по изобразительной деятельности: - план работы на год, месяц; - результаты обследования изобразительных и творческих способностей детей; - журнал (по форме); - график работы. | 1 год | |
| 02-18 | Педагог по компьютерной грамоте: - план работы на год, месяц; - учет усвоения каждым ребенком пройденных программ; - журнал (по форме); - график работы. | 1 год | |
| 02-19 | Педагог по иностранному языку: - план работы на год, месяц; - результаты лингвистического обследования детей; - журнал (по форме); - график работы. | 1 год | |
| 02-20 | Документация учителя-логопеда: - индивидуальная речевая карта ребенка; - план фронтальной и индивидуальной работы; - тетрадь взаимодействия учителя-логопеда и воспитателя; -тетрадь рекомендаций родителям (законным представителям); -табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год | |
| 02-21 | Документация учителя-логопеда логопункта: - журнал обследования речи детей; - журнал регистрации; - индивидуальная речевая карта ребенка; - табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год | |
| 02-22 | Документация учителя-дефектолога (тифлопедагога): - индивидуальная тифлопедагогическая карта развития ребенка; - перспективный и календарный план работы; - табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год | |
| 02-23 | Документация учителя-дефектолога (сурдопедагога): - индивидуальная карта развития ребенка; - календарный план и план индивидуальной работы; - тетрадь индивидуальных занятий; - тетрадь рекомендаций (родителям и специалистам); - табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год | |
| 02-24 | Документация учителя-дефектолога (олигофренопедагога): - индивидуальная карта ребенка; - календарный план и план индивидуальной работы; - тетрадь индивидуальных занятий; - тетрадь рекомендаций (родителям и специалистам); - табель посещаемости детей; - график работы. | 1 год |
Кадры
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения документа | примечания |
| 03-01 | Приказы руководителя по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуска, поощрения, замещения, доплаты и надбавки) | 75 лет | Допускается ведение двух книг приказов Сдаются на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 03-02 | Личные дела сотрудников, личные карточки (ф.Т-2), копии аттестационных листов, копии свидетельств об окончании курсов повышения квалификации. | 75 лет | Сдаются на хранение в Центральный объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы (ЦО УСО г. Москвы) |
| 03-03 | Книга учета личного состава сотрудников | 75 лет | Сдается на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 03-04 | Положение о защите персональных данных работников | Постоянно | |
| 03-05 | Трудовые книжки | До востребования или 50 лет после ухода с работы | Сдаются на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 03-06 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | Сдается на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 03-07 | Документы по аттестации педагогических работников: -журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории; - протоколы аттестационной комиссии; - журнал учета выдачи аттестационных листов | На период действия | |
| 03-08 | Штатное расписание | Постоянно | |
| 03-09 | Журнал регистрации трудовых договоров | 25 лет | |
| 03-10 | Трудовые договоры с сотрудниками | 25 лет | Сдаются на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 03-11 | Графики работы сотрудников | На текущий учебный год |
Бухгалтерия
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения документа | примечание |
| 04-01 | Лицевые счета | 75 лет | Сдаются на хранение в ЦО УСО г. Москвы |
| 04-02 | Договоры с подрядными организациями | 5 лет | После истечения срока договора |
| 04-03 | Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, таблицы и др.) | 5 лет | |
| 04-04 | Бухгалтерские документа кассового и журнального порядка со всеми приложениями (банковские, кассовые, документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) | 5 лет | |
| 04-05 | Документы финансово-бухгалтерской отчетности | 5 лет | |
| 04-06 | Оборотные ведомости | 5 лет | |
| 04-07 | Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | |
| 04-08 | Налоговая отчетность | 75 лет | |
| 04-09 | Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов | 5 лет | |
| 04-10 | Листки нетрудоспособности | 5 лет | |
| 04-11 | Документы по оплате листков нетрудоспособности | 5 лет | |
| 04-12 | Исполнительные листы | 5 лет | |
| 04-13 | Документы о выплате пособий на детей | 5 лет | |
| 04-14 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально ответственного лица |
| 04-15 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей | 3 года | |
| 04-16 | Справки на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам | 3 года | |
| 04-17 | Годовые бухгалтерские отчеты | Постоянно | |
| 04-18 | Квартальные и месячные балансы и отчеты | 5 лет | |
| 04-19 | Тарификационные списки педагогических работников | 25 лет | |
| 04-20 | Табели учета рабочего времени | 1 год | |
| 04-21 | Табели учета посещаемости детей | 1 год | |
| 04-22 | Документы для выплаты компенсации части родительской платы за содержание ребенка | 5 лет | |
| 04-23 | Смета доходов и расходов | 1 год | |
| 04-24 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5 лет | |
| 04-25 | Книги, журналы, карточки учета: основных средств, расчетов с организациями, приходно-кассовых документов, подотчетных лиц и др. | 5 лет | |
| 04-26 | Документы (акты, сведения) о взаимных расчетах между организациями | 5 лет |
Хозяйственная часть
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения документа | примечание |
| 05-01 | Инвентарные описи, сличительные ведомости учета имущества образовательного учреждения | 5 лет | При завершении ревизии |
| 05-02 | Книга учета хозяйственного имущества и материалов | 5 лет | При завершении ревизии |
| 05-03 | Журнал регистрации боя посуды | 3 года | |
| 05-04 | Журнал учета расходов по коммунальным услугам и содержанию помещений | 3 года | |
| 05-05 | Акты приема, сдачи и списания имущества | 5 лет | При завершении ревизии |
| 05-06 | Технические паспорта на приборы и оборудование | До списания | |
| 05-07 | Санитарный журнал объекта | Постоянно | |
| 05-08 | Отчет о замере сопротивления изоляции | 1 год |